Orion Registrar 使用 SharePoint 和 K2 簡化業務流程和文檔訪問

概括

Orion Registrar Inc. 為各行各業的公司提供審計和認證服務。他們是多個行業標準的專家，包括航空航天、醫療、電信、健康和安全、環境管理、回收、可持續性、能源管理和 IT 服務管理。

使用 K2 的 SmartObject 數據抽象層，Orion Registrar 的新解決方案將其複雜的業務線客戶數據集成到一個定制的關係 SQL 數據庫中。該解決方案採用 K2 blackpearl 服務器來訪問可通過嵌入式 K2 智能表單在 SharePoint Online 中查看的數據。因此，Orion 擁有用於業務流程和文檔管理的一體化解決方案。

挑戰

ISO 9001…TL 9000…OHSAS 18001…這些是眾多系統標準中的一部分，公司必須獲得認證才能將其解決方案推向市場。作為一家認證機構，Orion Registrar 是國際認可的領先審計服務提供商，正是滿足這些需求的公司。 Orion Registrar 總裁 Paul Burck 解釋說：“公司需要承認他們擁有經過充分驗證的管理系統，而 Orion 為此提供技術審計員和項目管理。我們必須促進所有的製衡，所以當我們說一家公司符合某個標準時，他們確實符合它。”

最初，該公司使用 Microsoft Access 數據庫以及用於文檔管理的自定義 CRM 系統來管理端到端的認證流程。很明顯，如果公司要保持其增長軌跡，他們將在如何繼續提供高質量服務方面遇到天花板。在進行了一些研究後，他們得出結論，他們需要找到一種靈活、可擴展、易於更新並且可以在未來幾年內得到支持的低代碼業務流程管理解決方案。新系統的關鍵是讓客戶了解審計和認證過程，通過使用戶能夠在一個地方處理他們的文檔和數據來促進更好的溝通。

為了實現他們對可擴展工作流支持解決方案的願景，Orion 求助於領先的商業和技術諮詢公司 Catalyte，以提供技術建議以及開發和維護系統。 “我們的目標是開發一個一體化解決方案，”Catalyte 總監 Clark Pope 說，“該系統需要加入新客戶、起草合同、通過 DocuSign 促進簽名，並將其存檔在 SharePoint Online 庫中。” ”

除了推薦 K2 作為系統的核心，Catalyte 還建議使用 Microsoft SharePoint 和 Exchange Online 將大部分基礎架構基於雲。 Burck 繼續說：“將基於雲的服務作為我們整體 BPM 解決方案的一部分的提議對我們來說很有意義，因為我們希望最大限度地減少我們的內部部署空間以減輕我們的管理開銷。”到2019年底，獵戶座計劃在雲端成為100%。

戰略

Orion Registrar/Catalyte 項目的最終結果是該公司稱為 Hunter 的端到端認證工作流應用程序，它不僅提供管理審計的內部流程，還提供面向外部的門戶，客戶和審計員可以在其中獲得真正的- 對其未決認證的狀態和問題的時間視圖。 “這是一個非常全面的系統，涉及雲基礎設施、內容管理系統、協作工作環境、廣泛的文檔管理和業務應用程序集成，”Pope 說。

使用 K2 的 SmartObject 數據抽象層，該解決方案集成了 Orion Registrar 的複雜 LOB（業務線）客戶數據，存儲在定制的關係 SQL 數據庫中。該解決方案使用 K2 服務器通過嵌入式 K2 SmartForms 訪問可在 SharePoint 中查看的數據。

Hunter的端到端工作流程如下：

• 當客戶要求審核，或者他們的認證需要更新時，啟動就開始了，這由跟踪年度重新認證需求的調度程序工作台確定。
• 調度員與客戶討論他們的可用性，並根據認證類型將他們的需求與潛在的審核員相匹配。 Hunter 的一部分是一個日曆，審計員需要保持最新狀態，以便調度員可以匹配客戶和審計員的可用性。
• 一旦根據專業知識和可用性選擇了合適的審核員，DocuSign 將用於管理在商定的項目開始和結束日期簽署的文書工作流程，以便簽訂有效的合同。
• 然後通過工作流啟動審核員準備工作，該工作流為客戶項目打開存儲在 SharePoint 中的適當文檔，提供所有需要的詳細信息。
• 審核完成後，將上傳一份報告供各方審查。
• 如果在審核期間發現不符合項，則會有一個獨特的工作流程來跟踪並向客戶報告特定問題。當問題得到解決時，審核員可以在合規性問題得到解決時對其進行核對。

審核開始後，將通知計費以向客戶收費。文書工作完成後，Orion 審核員會檢查文書工作、不合格問題並決定公司是否應獲得認證。如果他們決定公司應該被認證（並且一旦客戶支付了他們的發票），那麼它會進入一個子程序來生成證書並將其提供給客戶以供他們記錄。

結果

Orion Registrar 通過實施其基於 K2 的認證合規系統顯著節省了時間和成本。一個主要目標是將花費在一組給定審計任務上的時間從 3 小時減少到 1.5 小時。事實上，現在花在這些任務上的金額只有一小時。此外，K2 還幫助 Orion 減少了與舊流程相關的管理和開銷，從而節省了 25% 的資源成本。由於所有文檔都是數字化的，他們還能夠顯著降低郵寄成本。

最終，Paul Burck 認為這是他們作為企業運作方式發生根本性轉變的開始。 “我們的一個目標是將 Orion 從一家情感驅動的公司轉變為一家數據驅動的公司。如果我們沒有工作流，如果我們沒有 SQL Server 和 K2，我們將繼續受到情緒驅動。”為了實現這一目標，Orion 正計劃實施 Microsoft Power BI。多年來，公司圍繞其審計顧問和客戶積累了大量數據，通過利用深度分析，將能夠執行更智能的預測和工作監控，以進一步提高客戶滿意度。

如今，K2 已成為其 Hunter 應用程序的核心，Orion 擁有可預測、可靠且可擴展的工作流解決方案，並且與合作夥伴 Catalyte 合作，他們擁有適當的資源來隨著公司邁向新的水平而發展系統。

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