智能採集解決方案擴展 SharePoint 功能，為物流公司創造商業價值

發表於 2018 年 7 月 11 日

概括

作為一家致力於改善客戶運輸和供應鏈管理需求的物流公司，MIQ 面臨著複雜的文檔處理情況，需要更好地管理。在 80 個國家和地區開展業務，每天收到數百張貨運發票。他們正在尋找一種方法來自動化貨運發票數據輸入並實施文檔存儲以簡化其支付流程。此外，MIQ 一直在尋找一種他們主要可以自行實施和內部管理的解決方案。

挑戰

從不同運營商處收到的發票內容相似性有限，其中大約 90% 彼此不同。這導致需要花費大量的手動工作來匹配發票與發貨並輸入發票數據。這些手動任務效率低下且容易出錯。該過程包括打印電子郵件發票、在每張發票上手寫關鍵信息、將它們傳送到各個部門，然後將它們分類並放置在文件櫃中。這不僅對員工來說很耗時，而且後來也很難找到原始文件。此外，這些任務增加了應收賬款的周轉時間，對現金流產生了負面影響。

為期一周的初步諮詢活動不僅確定了 MIQ 現有流程目前的運作方式，還確定了他們希望達到的效率。 Ephesoft 的合作夥伴 Zia 確定 MIQ 需要一個對最終用戶操作非常簡單的系統。 MIQ 需要能夠掃描發票、應用將轉移到 SharePoint 的元數據標籤，並通知相關部門文件已準備好進行審查。

戰略

Ephesoft Smart Capture 被製藥公司認定為理想的解決方案，因為它能夠自動對紙質、傳真和電子文檔中的數據進行分類、分離、分類和提取。 MIQ 的員工前往科羅拉多州博爾德接受為期一周的解決方案培訓，以確保成功實施並指導領導層使用。 MIQ、Ephesoft 和 Zia 通過 Ephesoft 的 SharePoint 可擴展性合作創建了處理其 ECM 需求的理想方法。

Ephesoft 與合作夥伴 Zia 合作開發了一種文檔管理方法，該方法將消除文件的手動處理。為兩個不同的業務部門決定了一個兩部分的實施。在三個月的時間裡，該項目的第一階段涉及創建一個具有強大功能且易於使用的系統，包括 Ephesoft 的捕獲功能。第二階段是在另外三個月的時間內實施的。 MIQ 現在擁有他們一直在尋找的那種文檔處理解決方案，利用 Ephesoft 的捕獲解決方案來簡化業務流程。

我們已經能夠降低丟失文件的風險、文件檢索和歸檔所花費的時間、數據輸入錯誤的數量以及我們向承運人付款所需的時間。

Amy Franklin（MIQ Logistics 高級業務分析師）

結果

在將 Ephesoft Smart Capture 應用到他們的文檔管理系統中後，MIQ 取得了顯著成果。掃描文件，將電子郵件直接上傳到 Ephesoft，並在那裡記錄筆記，以便相關部門訪問。自實施自動化以來，數據輸入錯誤有所減少，並且處理和接收的內容現在是透明的。元數據在 Ephesoft 中標記並通過強大的集成發送到 SharePoint，使搜索變得簡單並減少文檔檢索時間。由於該系統現在運行得更快，運營商的付款更快，從而改善了現金流。

“我們已經能夠降低文件丟失的風險、文件檢索和歸檔所花費的時間、數據輸入錯誤的數量以及我們向承運人付款所需的時間，”艾米富蘭克林說， MIQ Logistics 高級業務分析師。該解決方案對 MIQ 非常有效，他們現在正在計劃第三階段以進一步改進他們的流程。

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