Loacker 使用 d.velop 和 Microsoft 365 將基於文檔的流程數字化

概括

在過去的 90 年裡，Loacker 從一家小型區域糖果製造商發展成為全球知名品牌，其產品令 100 多個國家/地區的人們感到高興。該公司擁有 1,000 多名員工，每年生產超過 9.57 億件甜品，致力於為消費者提供純淨、有益健康的天然食品。

Loacker 與 d.velop 合作創建了一個與 SAP 集成並基於 Office 365 和 SharePoint 的文檔管理系統 (DMS)。在 d.velop 解決方案和適配器的幫助下，該系統使用戶能夠顯示數字文件和數字流程。這可以節省成本、提高透明度並顯著縮短處理時間。

該系統不僅符合法律要求，而且符合公司“共享與工作”的理念。

挑戰

由於信息來自不同的渠道，例如 SAP ERP、電子郵件和紙質文檔，Loacker 無法對其進行集中管理。此外，公司將信息存儲在不同的系統中，因此員工必須花費大量時間才能獲得完整的概覽。

重要的過程仍然是模擬的，需要大量的人工。因此，該公司希望將這些流程數字化，包括必須符合意大利特殊法律要求的應付賬款流程（如發票處理）。

已經有一個專有的 DMS，但它沒有被廣泛使用。 Loacker 希望在其面向國際且不斷發展的公司中建立合適的 DMS。他們需要 DMS 無縫集成到領先的 SAP ERP 中。他們還希望將客戶檔案、供應商檔案、訂單檔案、技術文件等形式的所有文件完整、合法、透明地數字化。在此基礎上，Loacker 想要全面設計數字化業務流程，為客戶，並優化內部協作。

按照Loacker的想法，新的DMS應該進一步推動內部“Share & Work Together”的理念。此外，根據各國要求進行合規申報的主題在項目中也很重要。

戰略

為實現 Loacker 內部管理的數字化並順利完成項目，d.velop 和公司在項目啟動前製定了戰略。

在 Loacker，Office 365 尤其是 SharePoint 被戰略性地用於通信。因此，他們決定在這個平台上搭建樂客的內網和文檔管理。

這些服務將作為中央和現代系統提供給用戶，以實現聯合文檔處理和一致的數字業務流程。

該項目從將現有 ECM 系統遷移到 SharePoint/O365 開始；隨後，該團隊將 SharePoint/O365 集成到 SAP ERP 中，以在 SAP 流程的上下文中顯示相應的文件。

SAP 的傳出文檔與相應的元數據一起自動存儲在 SharePoint 中。傳入的紙質文檔（例如發票）會被掃描並存儲在 SharePoint 中。可以使用 d.velop 側邊欄通過拖放快速歸檔電子郵件。

使用 Microsoft 365 的 d.velop，SharePoint 中的信息在上下文中得到整合。例如，系統生成客戶文件、供應商文件或材料文件，並允許訪問所有相關的客戶信息。

由於與 SAP 的緊密集成，用戶可以隨時從 SAP 導航到 SharePoint 中的相應文檔或文件。

此外，該團隊還實現了應付賬款流程。它使發票能夠在 SharePoint 中集中存儲和查找。工作流組件管理審查和批准過程，並確保相關元數據可以與 SAP 系統無縫交換。

最後但並非最不重要的一點是，該團隊為 Microsoft 365 建立了 Office 365、SharePoint 和 d.velop，作為審計證明歸檔的平台。

結果

在項目成功實施後，團隊確定他們不僅優化了業務流程，而且孤立的解決方案也大大減少了。另一個優勢是，Loacker 實現了對戰略佈局的 Office 365 的全公司和整體使用。關鍵用戶和員工直接從該項目中受益。他們可以隨時隨地訪問數十萬份文檔，從而能夠立即提供信息並顯著減少供應商和客戶文檔的搜索時間。

使用 d.velop 的深度 SAP 集成解決方案對收到的發票進行數字驗證和批准，可以根據各自國家的法規和數字發票 (FatturaB2B) 領域的特殊功能進行合法的歸檔。此外，始終如一的數字流程可確保在付款之前透明地接收發票，並大大減少發票驗證的處理時間。

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