概括
一家專注於通過為早期科學研究增加價值來改善人類健康的生命科學慈善機構希望 Proventeq 幫助遷移到 Microsoft 365。該組織希望從其 Documentum ECM 系統中遷移出來，並利用 Microsoft 365 服務（如 SharePoint、OneDrive for Business 和 Teams）提供的功能、移動性和增強的安全性。這個為期一年的遷移和 Office 365 採用項目使生命科學慈善機構能夠與他們的科學和慈善合作夥伴合作，同時保護他們研究中的知識產權。
挑戰
雖然生命科學慈善機構擁有 Documentum ECM 系統，但他們的用戶缺乏參與其中的動力。他們發現由於限制和預先設置訪問源系統中的文檔很麻煩–瀏覽器插件和軟件的必備條件。用戶還想要一個更加互聯的環境，他們可以在虛擬工作空間中共享和協作，可以從任何地方和多個起點（例如，Office 365 應用程序、iOS 應用程序、瀏覽器等）訪問。
此外，該組織希望降低與擁有內容管理系統相關的許可、基礎架構和支持成本。
他們意識到是時候做出改變了。但是，從舊的本地系統遷移到 Office 365 帶來了自身的挑戰。
這將需要對文件系統和流程進行重大重組，以符合在 SharePoint 中存儲和訪問記錄的方式。此外，該項目將需要嚴格的遷移時間表，以防止因 Documentum 許可和支持的續訂成本而產生額外成本。
由於原始位置的專有格式和標籤存在問題，從 Documentum 遷移並非易事。這包括慈善機構的知識產權管理系統與 Documentum 中存儲的資產緊密集成，需要更新以進行遷移。此外，業務流程依賴於與 Documentum 中存儲的文檔緊密集成的外部系統。
戰略
生命科學慈善機構求助於 Proventeq 來幫助完成這個遷移和採用項目。作為整體 Office 365 採用戰略的一部分，項目團隊制定了適當的項目管理計劃，雙方都同意並執行。他們在 Office 365 中建立了必要的治理，並製定了清晰有效的溝通和培訓計劃，以確保成功採用 Office 365。
該團隊將所有企業內容從 Documentum 系統中的文件櫃遷移到 SharePoint 上專門配置的部門站點，同時將所有用戶內容遷移到各自的 OneDrive 分配中。
項目團隊通過將安全策略（遵守財務和人力資源部門的嚴格監管要求）從 Documentum 轉換為 SharePoint 來確保內容安全。
他們為所有用戶提供了一個用戶友好的界面，其中包括共同創作文檔和利用集成解決方案對內容進行自動標記的能力，尤其是對於法律部門而言。
他們為項目團隊創建了一個專門的區域來處理活動和關閉的項目, 以及自定義 SPFx 組件，以促進更好地處理項目。為這些項目部署 Microsoft Teams 為用戶提供了一個更好的項目協作平台。
為確保數據完整性，該團隊使用 Proventeq Migration Accelerator 解決了源中的數據損壞問題，他們還更新了集成到 Documentum 的第三方系統（如知識產權管理平台）。
遷移到 Office 365 是我們正在進行的計劃的關鍵組成部分，該計劃旨在集中和改進可訪問性，並從我們的業務和科學數據中獲得更有意義的見解。作為我們的專業技術合作夥伴，我們與 Proventeq 密切合作，能夠滿懷信心地從我們的舊內容管理平台遷移到 Office 365。
（IT 經理，業務服務，）
結果
生命科學慈善機構看到文檔管理系統的協作和合規性得到改善，因為 SharePoint 和 Microsoft Teams 與 Office 365 套件相結合，創建了一個虛擬工作場所，團隊可以在其中開會、協作和完成任務, 並處理來自基於中心的存儲庫中的文檔。 SharePoint 使員工能夠從任何地方從多個起點訪問業務內容。
通過過渡到 Office 365，生命科學慈善機構能夠顯著節省成本 （最高60%） 通過減少許可、基礎設施和支持成本。
現在，該組織擁有更輕鬆、更強大的管理和管理，並提供數據丟失預防措施來保護他們的學術研究。
