擁有 100 年曆史的貿易集團利用 SharePoint、Power BI 和 Flow 實現內部流程現代化

概括

美國珠寶商協會是一家擁有 100 年曆史的紐約市成員協會，它利用包括 SharePoint、Power BI 和 Flow 在內的 Office 365 應用程序來促進組織的數字化轉型。該組織擁有大量手動流程以及多個業務線應用程序數據庫，他們認為這些數據庫可以比目前更有效地集成。美國珠寶商求助於隆基工程公司實施 Microsoft 365 解決方案，以實現這些流程的現代化。

挑戰

依靠大量過時的手動流程，美國珠寶商需要對其業務流程和業務應用程序數據庫進行現代化改造。他們需要更新的業務流程包括與遍布全球的 2,000 多個珠寶組織成員合作的能力。該組織還需要能夠為高管和董事會成員提供描述其成員增長和財務可行性的可視化。通過現代化流程，該組織力求：

– 獲得對其 SQL Server 成員數據庫的統計和圖形洞察

– 為高管和董事會成員提供此數據的圖形視圖

– 將財政年度財務狀況與以前的財政年度進行比較，並按部門分析預算

– 有效管理人工流程，例如請假請求和補償時間批准

戰略

在選擇解決方案時，考慮了替代商業智能產品，但是，Power BI 的集成能力和整體價值很快使其成為決策者的最愛。一旦確定 Power BI 能夠集成到業務成員數據庫、Dynamics GP 會計系統中，並且還可以在 SharePoint 上實時更新儀表板/可視化，就最終確定了使用 Power BI 的決定。

會員部門花費了大量的工時來運行數據庫查詢並使用會員相關的統計數據更新 Excel 電子表格。存儲在 SQL Server 中的這些數據非常適合 Power BI 集成。一旦通過業務應用程序服務器建立了 Power BI 網關連接，會員數據就會被無縫讀取，並構建了大量可視化以允許跨會計年度比較會員數據。

長期以來，首席財務官和會計部門一直在尋找一種方法來確定他們在本財政年度的支出是否符合預算金額。 Power BI 集成允許創建儀表板，他們可以在其中輕鬆地實時查看應收賬款、應付賬款和現金餘額。

除了商業智能功能外，該組織還希望實現多個工作流程的自動化和簡化。其中兩個工作流程是休假申請流程和補償申請流程。這些流程要求員工填寫表格、打印表格、簽名，然後將表格交給經理簽字。這樣做後，他們會將表格帶給負責跟踪/管理休假的個人。

這些手動流程非常適合通過 SharePoint 表單/列表和流程實現流程自動化。實施 SharePoint 表單以允許員工輸入他們請求的休假時間。提交後，將啟動一個流程，自動確定請求者的經理並向經理髮送電子郵件以批准或拒絕來自 Outlook 的請求，而無需登錄 SharePoint。經經理批准後，將通過電子郵件通知請求者和負責維護數據的個人。由於交互，所有休假時間都會在 SharePoint 列表中自動更新。

結果

SharePoint、Power BI 和 Flow 已形成強大的業務應用程序核心，美國珠寶商希望以此為基礎，幫助他們繼續為其全球會員群提供優質服務。