位於阿拉巴馬州的數據服務公司使用 SharePoint Online 和幽默來打破孤島、提高透明度並推動其價值觀。

Imaging Business Machines (ibml) 製造掃描儀——世界上 80% 的頂級郵件室使用的掃描儀，可以使用人工智能驅動的軟件以 95% 的準確率捕獲數據。 ibml 的系統可以掃描、按類型對文檔進行分類、提取多達 30 個字段、將提取的數據發佈到 SQL 數據庫，並最終決定將文檔放入哪個口袋——所有這些都以每分鐘 750 頁的速度進行。

ibml 在阿拉巴馬州伯明翰設有總部和製造工廠，並在德國康斯坦茨和英國吉爾福德設有區域辦事處，在 48 個國家/地區開展業務，擁有 226 名員工，其中一些員工已經在那里工作了近 20 年。

現在，經過 25 年的經營，公司的領導力和商業模式正在發生變化。

在從墨菲家族的長期所有權轉變為私人投資公司之後，馬丁·伯奇成為總裁兼首席執行官。著眼於增長、運營成熟度和改進，兩年後，ibml 聘請 Don Monistere 擔任首席運營官，在這方面提供幫助，並將 ibml 轉變為技術解決方案提供商。迄今為止，Birch 和 Monistere 一直是一股不可阻擋的力量，ibml 令人難以置信的團隊正蓄勢待發。正如 Monistere 所說，“ibml 已經是一家高科技解決方案提供商。領導層的關鍵成員和許多管理人員還不知道。”

照常營業超時

早些時候，Birch 和 Monistere 討論瞭如何最好地將 ibml 重新集中在“即服務”產品上。但是，賦予公司優勢的數十年經驗也成為了阻礙其增長的砝碼。

“Martin 曾說過，公司面臨一些挑戰，因為它一直以來都是這樣做的，”Monistere 說。 “通過讓每個人都團結一致並參與我們作為一個團隊朝著一個目標而努力完成的工作，其中許多問題都可以得到解決。當你讓人們各自為政，做他們自己的事情時，這種努力就被浪費了。”

當 Monistere 到來時，ibml 建立了一個基於當時的 IBM Connections 的內部網。所有信息都在那裡——人力資源 (HR) 表格、流程和程序文件、一些公司新聞——但用戶體驗笨拙且笨拙。結果，員工基本停止使用內聯網。

ibml 採用了 Microsoft 365，但並未真正充分發揮其潛力。例如，當 Monistere 出現時，人們才剛剛開始探索 Microsoft Teams 必須提供什麼，但對於如何或何時創建 Teams 網站，甚至是否在 Teams 中或直接在 SharePoint 中共享文檔幾乎沒有治理或指導。

因此，ibml 踩了剎車，採取了行動，挑戰了現狀。 Monistere 和 George Henry 領導的企業架構團隊按下了暫停按鈕，重新思考如何最好地促進 ibml 的內部溝通和協作的可能性。在與企業架構、營銷和執行領導層合作數小時後，出現了一項新戰略。時間花得很好。

重新聚焦 ibml 技術棧

Monistere 和 Birch 決定專注於四個緊密集成的工具：

• 客戶關係管理解決方案
• 一個會計平台
• 共享點
• Microsoft 365 用於協作

首席運營官於 2019 年底完成了將 Connections 和 Lotus Notes 中的內容映射到 Microsoft 365。將所有這些信息遷移到基於 SharePoint 的新現代 Intranet 的過程正在進行中。新的基於 SharePoint 的 Intranet 將成為 ibml 的 Intranet 和通信中心。事實上，SharePoint 已經成為 ibml 企業規劃的重要組成部分。

“如果有人比我們更好地使用 SharePoint，我希望看到它，”Monistere 說，“因為我們將它作為我們想要完成的工作的基石，從戰略規劃會議到執行領導會議。如果您可以訪問我們的內網登錄頁面，您可以看到每個人都在做的一切。它整合了整個員工隊伍，這樣我們就可以打破團隊之間的隔閡。”

智能內聯網促進溝通並提高透明度

Monistere 使用單個通信站點設計和構建了 ibml 內部網，通過超鏈接連接到團隊站點網絡，並為團隊領導和管理人員設置和使用它們進行治理。此通信站點主頁是 ibml 的一站式商店：

• 打卡。
• 公司日曆。
• ibml 美國、英國和德國辦事處的新聞和世界時鐘。
• “榮譽”部分，員工可以在此了解公司本月的英雄並慶祝同事的事件和成就。
• 快速鏈接，一整頁鏈接到他們需要的一切。
• 幫助票。
• 文檔庫，它具有 SharePoint 的所有經典優勢，例如版本控制和文件簽入和簽出，以及一致、熟悉的模板中的文檔。
• Get Social 是該公司類似於 Facebook 的社交媒體中心，建立在 Yammer 之上，人們可以在其中分享家庭照片、體育新聞和故事。
• 部門，為所有 ibml 的業務部門提供快捷方式。例如，人力資源網站提供對工資單、人力資源表格、福利信息、員工手冊甚至意見箱的訪問。從營銷站點，員工可以訪問 ibml 的品牌標準和營銷資料。
• 年度戰略計劃，包括計劃本身以及對行政領導的季度審查。作為 ibml 致力於透明度的證據，這些評論向所有人開放。很少有公司有勇氣發布此類有關領導力的信息，但 ibml 欣然接受了這個機會。 Birch 和 Monistere 希望員工了解領導層的行為方式、遵守（或不遵守）公司的價值觀以及為公司戰略而努力。 Monistere 將這種對透明度的奉獻描述為“非常罕見，非常受歡迎”。

在 ibml，溝通和透明度是必不可少的。為了確保它們，領導層和各種跨職能團隊現在創建並維護多個級別的通信線路，所有這些都駐留在新的 Intranet 上。例如，Birch 撰寫“The Monthly”，而 Monistere 撰寫“The Weekly”，這對 ibml 的員工來說是一個巨大的吸引力。這個策略性的每週回顧專欄始終包含公司的使命、願景和價值觀，以公司的顏色突出顯示，並在大多數頁面上突出顯示。正如 Monistere 所說，“如果我們不堅持我們的價值觀，我們就不是我們所說的那樣。”他的目標是廣泛地強調公司的核心價值觀，以至於任何員工，如果被問到，都能立即背誦它們。

貫穿所有這些站點的是 ibml 對開放式溝通的奉獻以及對公司使命、願景和目標的強調。 “無論信息是什麼，如果你不厭倦說它，你就說得還不夠，”Monistere 說。

通過 Microsoft Planner 推動企業戰略

ibml 基於 SharePoint 的 Intranet 與其他 Microsoft 365 應用程序緊密集成，包括 Microsoft Word、Excel 和 Planner。事實上，執行領導團隊發佈到公司內部網的每個戰略都有一個規劃器頁面。 “我們正在積極地使用這個工具與所有致力於並專注於我們想要完成的事情的人進行交流，”Monistere 說。 “我們的企業架構團隊，特別是我們之前提到的 EA 副總裁 George Henry 已成為 SharePoint 中事實上的“團隊創建者”，以確保我們以最集成的方式並根據最佳實踐來利用工具集。”

例如，如果人們想了解更多關於公司某一年的公司戰略的信息，他們可以在 Intranet 上進行，然後點擊 Planner 的鏈接，查看公司為實現其財政年度目標完成了哪些任務和里程碑。任務從這些頂級戰略計劃流入微軟待辦，供個人貢獻者使用，然後他們可以對其採取行動。這樣，每個人的待辦事項列表以某種方式鏈接回企業戰略的最高級別。

為了幫助員工習慣並有效地使用該網站，Monistere 在公司範圍內發送了電子郵件，其中包含指向 Intranet 頁面的鏈接。從那裡開始，他的“The Weekly”內網專欄的每一期都包含來自 Microsoft 視頻庫的視頻，例如如何使用 Teams。現在，人們要求

《周刊》；期待 Kudos 頁面上的新條目；並主動將爸爸的笑話、有趣的故事和他們孩子的成功提交到 ibml 的現代 Intranet。

幽默：成功的關鍵

ibml 的現代內部網體現了“Birch\Monistere”的個性和活力。它內容豐富且功能強大，但也充滿了樂趣和幽默感，散佈在 Intranet 的頁面中，使人們能夠參與到網站的重要內容中。

例如，主頁底部有一個名為“Brint Hardy's Dad Jokes”的小部分，其中包含我們喜愛的所有值得吟唱的經典作品。 Hardy 是 ibml 的一名長期解決方案工程師，負責編寫諸如“為什麼爸爸從不相信樓梯？他們總是在做某事。”

另一個非常受歡迎的部分是“G-Russelisms”，它出現在 Get Social Intranet 頁面上。 ibml 的首席財務官以“臭鼬就是臭鼬”之類的“國家主義”而聞名。這不是一隻背上畫著條紋的貓。” G-Russelisms 是強大的領導工具，可將員工吸引到討論和內部網中。人們喜歡這樣的說法，例如“我們正在活埋自己，以證明我們可以使用鏟子。”事實上，他們期待他們——如此之多，以至於當有人聽到一個，他們確保 Monistere 將它添加到該部分。

有這樣的寶石值得期待，誰不想每天查看內網？

指標揭示了廣泛的支持

Monistere 使用在 Microsoft Forms 中創建的簡單淨推薦值 (NPS) 問卷來衡量 ibml 的現代 Intranet 的成功。該表格由兩個問題組成：

• 我們好嗎？
• 您將我們推薦給朋友或同事的可能性有多大？

結果超出了COO的預期。 Monistere 說：“我們的目標是將內部 NPS 分數提高 5 分。我們在第一年實現了 11 個百分點的增長。”

Monistere 承認，對於出現在員工內部網上的所有信息，存在相當多的懷疑。 “起初，我們提供的所有信息都被視為有點冒險，”Monistere 說。 “人們想知道，‘這個唐是誰，他為什麼要寫這些我認為我不想知道的東西？’然後，人們對我們發布的內容產生了渴望。他們開始詢問更多信息。現在，他們相信我們會發布我們認為他們需要知道的任何信息。這是我們今年表現如此出色的原因之一。”

現代 Intranet 成為公司的形象

迄今為止，Monistere 已經在 ibml 創建了整個 SharePoint 基礎架構並編寫了大部分內容，儘管他正在培訓營銷部門的員工，以便他們做出更大的貢獻。此外，出現了以 Monistere 方式做事的 SharePoint 擁護者。 “突然之間，頁面和 Planner 列表出現了，我的名字分配給了我沒有創建的東西，”他笑著說。

“既然我們有足夠的內容，人們正在積極使用 Intranet 並且對工具集感到滿意，ibml 將使 Intranet 成為公司主頁。一切都將從那個 SharePoint 登錄頁面開始，”Monistere 說。

ibml 建立在 SharePoint 上的現代 Intranet 已成為公司溝通、召開會議、組織工作流程以及建立和維護其文化的主要部分。每個 ibml 員工都可以看到他或她的同事和公司領導為實現公司的目標和目標所做的和正在做的事情。也許最重要的是，ibml 的現代 Intranet 有助於在公司發展壯大的同時消除孤島。跨職能團隊實時溝通和協作，而 Microsoft 365 使