下泰晤士河口 (LTC) 項目使用基於 Microsoft 365 的內部網在團隊之間架起橋樑

英格蘭公路維護和建設的公路承載了英格蘭總交通量的 35%，並連接了該國的主要城市。目前的英國高速公路計劃是下泰晤士河口 (LTC)，這是一個預算在 53 億英鎊至 68 億英鎊之間的交通基礎設施項目

（US$66.3 億美元和 US$85 億美元）旨在使倫敦以東的泰晤士河下游地區受益。完成後，23.3 公里（14.5 英里）的新道路、50 座新的橋樑和高架橋以及泰晤士河下方的兩條 4.3 公里（2.5 英里）的隧道——這將是世界上第三寬的隧道——將鋪設來自英國東南部港口的重型貨車從東部直接進入倫敦。

這項龐大的事業始於 2017 年，是三家公司和 200 名員工的合資企業。施工階段開始時，勞動力將激增至 14,000 人。到 2027 年項目結束時，所有這些人都將離開。鑑於這種非同尋常的情況，面對 40% 的周轉率，英國高速公路五人 LTC 團隊的 IT 架構師和運營經理 Colin Shedden 不得不找到一種溝通、協作和保存機構知識的方法。

為此，他轉向了 Microsoft 365。

從頭開始…

在Microsoft 365之前，LTC沒有內網。事實上，沒有任何類型的通用平台。 LTC 計劃是為目的而有效地構建的，參與該項目的人員從他們的上級組織帶來了他們的技術。 LTC 的技術團隊只有五個人，他們的主要任務是保持照明。 “沒有技術預算，”Shedden 指出。 “人們帶著自己的筆記本電腦前來——一切都是 BYOD。每個人都使用其母公司的日曆和電子郵件。”整個項目團隊都可以使用的公共 Intranet 將有助於讓每個人都在同一頁面上。

…面臨獨特的挑戰

然而，LTC 的獨特之處在於，人們會根據他們的專業知識和項目所處的階段不斷地從其母公司和合作夥伴組織中輪換項目。這種完全以任務為導向的文化使人們加快速度成為一項挑戰。另一個挑戰是在人們輪換項目時保留知識。通用內聯網是 LTC 解決方案的一部分；另一部分是Microsoft Teams。

“我們的一些人為會員公司工作；其他人輪換，執行他們規定的任務，然後輪換。沒有太多時間去適應。您必須跟上進度，獲得所需的資源，並且幾乎可以立即開始工作，”Shedden 說。所有這些團隊都在製作和更新項目特定的人工製品，從環境影響報告和土壤分析到考古清單和施工藍圖。工作人員必須能夠實時更改這些材料，並且這些材料必須可以在整個 LTC 項目中訪問，即使創建它們的人早已輪流離開項目。

高壓要求

協作和溝通對於 LTC 的成功至關重要。例如，LTC 項目的初始階段以開發同意令 (DCO) 告終。這份長達 150,000 頁的規劃許可文件需要近 30 人的協作，以協調多個縣政府和非政府組織，以及確定主要高壓氣管和高壓電纜的選址。由於沒有特定於 LTC 的電子郵件或 Intranet，並且員工來自英國高速公路以外的許多不同組織，因此生產力下降、文檔丟失和重疊迫在眉睫。

LTC 計劃是一項高壓、高調的工作，在項目開始之前很久就已經商定了截止日期。任何未能按時完成的行為都可能造成數千甚至數百萬英鎊的損失。

Shedden 知道 Intranet 必須是輕量級的、敏捷的，並且能夠支持高流動率：

“該項目於 2017 年啟動時，約有 200 人。 2020年有750人。施工開始時，辦公室員工人數將激增至 3,000 至 4,000 人，在大約 20 個大院工作，另外還有 10,000 名建築工人。”

為了幫助建立這個集中式通信和工具中心，Shedden 向 Addin365 的 Suzy Dean 和 Wes Hackett 討論 LTC 的要求。 “儘管人員流動率很高，LTC 仍需要跨團隊保持機構知識。員工需要快速發佈在整個項目中可見的更新，LTC 必須避免生產力損失，”Hackett 說。

SharePoint 幫助 LTC 適應

Shedden 和他的團隊已經在內部使用了 Microsoft 365，因此基於 SharePoint 構建智能 Intranet 並利用 Teams 中的協作功能是很容易的選擇。 “使用 Microsoft 365 技術，我們可以創建一個靈活的 Intranet，並且可以輕鬆遷移我們已經創建的內容，”Shedden 說。

通過要求所有團隊成員使用 Teams 和基於 SharePoint 的智能 Intranet，Shedden 確保員工能夠：

• 實時協作。
• 訪問通用參考資料。
• 存儲項目人工製品，例如視頻和圖像。
• 使整個團隊都可以看到的新聞和信息民主化。

“Intranet 非常輕巧但廣泛。它是一切事物的保護傘，”哈克特說。用戶有一個官方登錄頁面——一個中心站點——有五到六個與之相關的通信站點，用於重要內容，例如健康和安全以及國際標準化組織 (ISO) 合規性文件——對於開發 DCO 和2,500 多份文件。

它也很敏捷。隨著項目的各個部分（例如，DCO）和新階段（例如建設）的啟動，任何相關的集線器及其通信站點都會被存檔，並創建新的集線器。存檔的站點仍然可以搜索，因此不會丟失任何機構知識。

同時，LTC 要求所有團隊成員在 Teams 中工作，以確保協作、文檔版本控制、資源、消息傳遞和視頻流——團隊成員喜歡它。與其要求員工從 Web 瀏覽器中查找和訪問正確的 LTC 內聯網頁面，Hackett 和 Shedden 還決定通過 Teams 公開智能內聯網，使 Teams 成為真正的一站式商店。在 Teams 中，Shedden 可以向正確的工作人員組展示正確的頁面：他們需要的一切都在一個地方。

Shedden 還使用自適應卡片提供豐富的媒體體驗，用戶界面特定於工作人員所在的頻道。非常規和動態，LTC 內部網的組織根據項目所處的階段而變化。其目的很簡單：

• 這是新員工熟悉項目的地方。
• 它是信息的中央存儲庫。
• 它將工作人員連接到他們所屬的團隊網站。

正如 Shedden 所說，“人們只需要知道如何完成他們的工作。這是我們基於 SharePoint 的內部網的最大部分。”

民主文化佔據主導地位

LTC 智能內聯網的一站式方法很重要，因為新員工必須在沒有正式培訓的情況下上崗。 Shedden 沒有時間、預算或人員來培訓新員工，但藉助智能 Intranet 和 Teams，他可以將整個 LTC 員工的數字素養提升到相同的起點，然後從那裡開始構建。 “一旦文化採用了團隊——視頻聊天、協作——團隊文化就會接管，人們就會有效地訓練自己。我們只是教新手工具的基礎知識。”

“一旦文化採用了團隊——視頻聊天、協作——團隊文化就會接管，人們就會有效地訓練自己。我們只是教新手工具的基礎知識。”

LTC Intranet-Teams 的組合非常民主和高效。任何團隊的任何成員都可以在其團隊特定頁面上發布新聞。一個內部溝通團隊通讀內容，以確定應該在新聞周期中將哪些內容提升到主要的 LTC 新聞中心。 Shedden 說：“沒有人擁有該項目的消息。”

同樣，工作人員不需要將文檔下載到他們的本地機器上來處理它們。相反，他們可以實時一起處理文檔，跟踪 Teams Web 視圖中的更改並利用來賓用戶訪問權限。使用 Teams，每個人都使用相同的版本：不存在版本控制問題。

充分利用 Microsoft 365

LTC 的 IT 團隊只有五個人，因此自動化是必要的。為了提供幫助，Shedden 和 Hackett 正在充分利用 Microsoft Power 平台。例如，他們使用 Power Automate（以前稱為 Microsoft Flow）作為 LTC 入職系統，為新員工提供一站式訪問問卷、藥物政策檢查等。通過 Power Apps，團隊還可以提供桌邊協助； IT支持機器人；和一個詞彙表機器人，它使整個項目的術語保持一致。

Microsoft 365 使 Shedden 的團隊能夠專注於內容和流程，而不是構建技術。哈克特說：“隨著微軟發布新功能，它們會立即‘光切換’，這意味著 LTC 始終使用最新版本。” Shedden 是這樣總結的：“通過使功能與業務和員工相關聯，使它們易於訪問，它們就會被使用。如果一個工具被忽略，它對我們沒有幫助。”

Shedden 的全部內容都是為了充分利用 LTC 的 Microsoft 365 投資：“我們是一個小團隊，支持一個必須成功的大型項目。數十億英鎊的資金用於成功完成該項目。如果我們不嘗試，如果我們不以新的方式做事，我們就不會成功。這是非常嘗試，快速失敗，然後繼續前進。我們在這裡幫助其他人取得成功。”

數字優先，只有數字

LTC Intranet 和 Teams 的採用率很少低於 98%，這是一項非凡的成就。 Shedden 說：“組織對變化的適應能力是巨大的。

英格蘭高速公路的領導層已經註意到了這一點。燈泡剛剛熄滅，它是一個完全數字化的項目，在其方法上處於領先地位。 LTC 計劃正在改變英國高速公路中心團隊的思維方式。它已成為變革的催化劑。 “我們已經為 E5 許可設定了標杆

為所有人員提供服務，”Shedden 說，“使用 Microsoft Dynamics CRM 用於利益相關者管理，Microsoft 365 工具用於通信和協作，Azure 用於基礎設施和數據庫，Azure 和 Power BI 用於數據分析和報告，現在 Power Apps 用於小型生產力解決方案。” Shedden 和 Addin365 建立的基礎設施很可能是英國高速公路在未來計劃中採用的目標運營模式。

“在 3 年內，LTC IT 團隊已經從一個流氓影子 IT 組織轉變為技術領導者，”Shedden 說。 “這是一個令人印象深刻的壯舉，Microsoft 365 是其中的重要組成部分。”