概括
這個政府檔案組織是其政府的官方檔案和出版商。他們持有官方記錄，並且是國家重要文件的保管人。他們的職責是收集和保護政府記錄的未來，包括數字和物理記錄，為子孫後代保存，並儘可能讓公眾訪問和使用。
組織內部傾向於使用現有的 Microsoft 企業協議許可並轉換為 Office 365 許可。該組織還決定使用 RecordPoint Records365 來擴展 Office 365 的功能，以滿足其高級記錄管理要求。
挑戰
在整個公共部門，組織都在尋求改進他們在團隊和整個企業中的協作方式。他們還質疑現有 EDRM 實施的價值，並正在探索改進控制、生產力和成本節約的新方法。
該解決方案確定了四個主要要求：
- 從 Objective 到 SharePoint 的合規遷移
- 遵守記錄管理法規
- 符合政府數字服務 (GDS) 最佳實踐和組織 IT 戰略的基於雲的部署
- 改善最終用戶體驗，確保用戶採用和生產力效率
現代化 是政府檔案組織的一個重要考慮因素。
以不超過其傳統 EDRMS 解決方案的 3 年維護成本的價格點執行此操作也很重要。
“RecordPoint 是唯一一家滿足我們所有標準的提供商。很高興與能夠提供合規的提升和移位遷移的供應商合作，然後每年為我們節省 60% 用於現代 EDRMS 解決方案”-項目贊助商
戰略
從 Objective 到 SharePoint 的合規遷移
交付的第一階段涉及通過 RecordPoint 交付的合規遷移即服務 (CMaaS) 從 Objective 遷移到 SharePoint Online。由於政府檔案機構在維護其現有檔案計劃方面做了大量工作，因此遷移到 SharePoint 將利用在其目標環境中完成的現有工作。作為附加值，隨著組織對 Office 365 的使用日趨成熟，Records365 將能夠集中管理其他工作負載，例如 Microsoft Teams、組、Exchange 等。
SharePoint 使組織能夠創建結構化網站，以便在其中捕獲、管理和顯示公司信息。 Records365 然後管理內容，而不會干擾最終用戶並在後台應用記錄控制。
遵守記錄管理法規
Records365 是政府檔案機構希望嚴格遵守記錄管理法規的完美解決方案。 Records365 旨在符合歐洲標準、ISO15489、ISO16175 等標準，為公共部門組織提供了理想的平台，以在單個平台上解決其現代化和遺留問題。部署 Records365 使組織能夠合規且具有成本效益。
符合 GDS 最佳實踐和組織 IT 戰略的基於雲的部署
Records365 的規則引擎和自動化功能對於政府檔案機構的 IT 和合規戰略至關重要。此規則引擎從源中了解記錄的上下文，然後將數據與合規策略相匹配，以自動進行記錄分類。
細粒度的記錄管理控制通過一組可視化記錄管理儀表板和高級搜索功能浮出水面，確保符合所需的記錄管理策略和業務成果。
改善最終用戶體驗，確保用戶採用並節省生產力
Records365 現代化的用戶界面使組織員工易於使用和採用。 Records365 擴展了 SharePoint 原生功能，具有無縫控制和自動化記錄管理生命週期的功能。
這個自動化過程 使最終用戶更容易提高效率，使政府檔案機構的工作人員能夠更加協作和高效，同時確保其數據的準確性和完整性。
我們很高興能夠踏上由 Office 365 和 Records365 支持的數字化轉型和現代化之旅。
項目資助 （， ）
結果
預計現代 EDRMS 解決方案每年最多可節省 60%。
- 到 SharePoint 的最佳合規遷移解決方案
- 易於使用的產品，可提高生產力並使最終用戶能夠使用和採用
- 了解記錄上下文的動態規則引擎使內容合規並自動化記錄分類
RecordPoint 自豪地為政府檔案機構提供解決方案，使他們能夠遷移到現代工作場所，替換現有的遺留系統，並釋放雲的能力。借助 RecordPoint 簡單、現代且值得信賴的信息和記錄管理方法，RecordPoint 的雲託管產品和合規遷移服務將加快組織的雲之旅。
