概括
對於為大型全球項目銷售設備或材料的任何企業而言，贏得銷售取決於完全捕捉客戶的複雜需求和規格，包括導致初始銷售建議和最終採購協議的數十或數百次發現對話。了解買家具體需求的失誤可能會導致整個銷售成本下降。
對於為石油、天然氣、石化、電力和加工行業提供設備解決方案的全球供應商而言，競爭和贏得新業務需要熟練且反應迅速的銷售工作，以準確診斷客戶的需求，並作為一個綜合團隊提出建議複雜的主要設備銷售，並完善最終協議。
在每個買方關係的整個生命週期中，購買需求是通過許多電子郵件對話捕獲的，有時是與不同的客戶利益相關者和製造商的不同員工進行的。從歷史上看，銷售團隊將有關客戶不斷變化的需求以及銷售團隊做出的承諾的電子郵件捕獲到 Outlook 公用文件夾中。整個能源部門的銷售代表都可以訪問共享文件夾以查找信息。但由於微軟限制了對像他們這樣的舊基礎設施上的公共文件夾的支持，這家全球設備供應商認識到需要利用微軟更先進的內容服務功能來保存和共享他們的銷售團隊的電子郵件。
借助本地部署的 Microsoft SharePoint，以及每月有超過 6,000 名用戶與系統進行交互，該公司希望利用這一核心基礎設施作為其知識管理的支柱。同時，該企業認識到他們的銷售團隊的行為，他們有從 Microsoft Outlook 中獲取項目知識的根深蒂固的習慣。儘管銷售團隊認識到他們現有的將電子郵件和附件保存在共享公用文件夾上的方法並不能提供有效的搜索速度或準確性來有效地幫助他們盡可能快地構建和優化投標，但該團隊仍忠於其舊習慣將電子郵件保存到公共 Outlook 文件夾。該公司需要找到一種新的電子郵件管理方法，該方法可以在具有新的搜索效率和完善的知識管理基礎架構上提供相同的從 Outlook 保存和共享的便利。
挑戰
雖然這家全球設備供應商在實施 Colligo 進行電子郵件管理之前就已經安裝了 SharePoint，但他們的銷售團隊並沒有使用它，而是更願意將電子郵件和附件保存到 Outlook 中的公共共享文件夾中。當銷售團隊的日常工作集中在管理 Outlook 中的電子郵件時，他們認為將電子郵件保存到 SharePoint 既費時又不方便。
該公司設定了一個目標，即更好地利用 SharePoint 來存儲跨團隊和跨部門協作的知識。 IT 團隊面臨的挑戰是想辦法讓銷售團隊更方便地使用 SharePoint 並克服當前的挑戰：
未標記的電子郵件，很難通過公共文件夾搜索。 在數月或數年的時間裡，數百個銷售對話被捕獲為公共文件夾中的電子郵件，Outlook 搜索在沒有元數據的情況下難以發現關鍵信息。在一個銷售週期中，銷售代表可能會花費數小時來挖掘關鍵項目知識，但可能會忽略有價值的銷售投標細節。
公共文件夾變得很大，難以管理。 不僅在不斷增長的公用文件夾中進行搜索很困難，而且支持超大公用文件夾所需的 IT 工作要求很高且成本高昂。
SharePoint 功能沒有得到充分利用。 由於 SharePoint 主要由運營團隊使用，這家全球設備製造商意識到它沒有有效地利用 SharePoint 的功能來有效地捕獲和分類內容以進行協作。
“銷售團隊的每個成員都會收到大量來自銷售潛在客戶的電子郵件，每個代表都是與他們的聯繫人建立關係的所有者。在與銷售用戶交談時，他們需要一種在銷售團隊中輕鬆共享電子郵件的方法，以確保每個人都不斷了解討論、承諾和承諾的內容。該團隊習慣於將電子郵件輕鬆拖放到公共文件夾中。他們希望堅持這種方法，並找到一種將知識捕獲到 SharePoint 中的方法。”
— IT 業務分析師
戰略
該公司需要讓銷售團隊利用 SharePoint 的功能來收集內容並使其易於搜索和共享，同時確保安全性、可擴展性和信息合規性途徑。
銷售團隊希望繼續像在 Outlook 中一樣工作。 IT 團隊需要找到一種將兩個世界結合在一起的方法，並開始評估 SharePoint 的電子郵件管理解決方案。
為了支持 Colligo 的推出，公司的 IT 團隊與銷售團隊的成員合作建立了庫和一個簡單的邏輯結構來對保存的電子郵件進行分類。 Colligo 使從 Outlook 應用分類和添加元數據變得容易。
熟悉的電子郵件捕獲。 通過使用 Colligo 電子郵件管理器將 SharePoint 文件夾訪問直接集成到 Outlook 中，銷售團隊可以繼續照常工作，將電子郵件拖放到 Outlook 收件箱中的 SharePoint 中。只需單擊幾下，銷售代表就可以將網站提案、定價信息和合同草稿保存到 SharePoint 中的相關庫中，而 Colligo 會自動將主題、發件人和日期等關鍵字段存儲為元數據。
更快的搜索和共享功能。 現在，銷售團隊中的任何人都可以快速搜索、查找和共享指向基本銷售信息的安全鏈接，因為電子郵件和附件被捕獲並使用有用的元數據進行標記。更快、確定的銷售信息發現有助於銷售團隊在盡可能快的時間內提出最具競爭力和與客戶相關的銷售建議。
可擴展且安全的知識管理。 隨著銷售團隊的知識現在在 SharePoint 中被捕獲和分類，這家全球設備供應商現在有多個部門從 SharePoint 中更易於查找的信息中受益。隨著用戶的轉移，該公司正在將更多內容捕獲到 SharePoint 中，從而從可擴展且安全的知識管理平台中獲得更多收益。
“Colligo 為我們的公司和我們的銷售團隊提供了他們各自想要的東西——拖放輕鬆保存電子郵件和更好地利用 SharePoint。現在，銷售代表只需從收件箱中保存到 SharePoint 並添加元數據以加快搜索速度。 Colligo 的工作原理對我們的銷售團隊來說是熟悉的，因此他們不需要培訓，並且 SharePoint 的使用率有所提高。”
— IT 解決方案架構師
結果
Colligo 現在已經被公司的銷售團隊使用了兩年，它簡化了將電子郵件、附件和文檔捕獲到 SharePoint 中的過程。提供集成到 SharePoint 中的拖放 Outlook 電子郵件管理為銷售團隊提供了他們在全球競爭激烈的設備市場中最佳競爭所需的信息訪問和速度，同時使公司處於現代、安全和可擴展的知識管理基礎上。
共享的銷售意識確保客戶獲勝。 改進的搜索速度和更好的搜索結果使銷售團隊能夠完整、及時地訪問有關不斷變化的網站建議、合同和定價的信息，以贏得和維持贏得客戶關係。
熟悉的功能允許快速採用。 設備供應商的銷售團隊想要大多數用戶想要的東西：在不改變現有工作方式的情況下更好、更快地訪問信息。 Colligo 電子郵件管理器在 Outlook 中提供了熟悉的拖放共享功能，但提供了 SharePoint 集成。不需要改變行為或培訓。
擴展 SharePoint 展示了漸進式知識管理。 該公司開始與 Colligo 合作，並希望將其知識管理髮展為一種更先進、可擴展的方法。隨著 SharePoint 的採用從其運營團隊擴展到其銷售部門，該組織已經建立起向進步知識管理邁進的勢頭。
“Colligo 幫助我們滿足了捕獲電子郵件的人和與之共享這些電子郵件的人的需求。銷售團隊現在知道如何在較高級別保存和分類電子郵件，並使用元數據有效地進行標記。這是一種現代且可擴展的知識管理方法，遠遠優於圖層和圖層文件夾的舊習慣。而對於訪問這些共享電子郵件的人來說，現在可以很容易地通過搜索找到他們所尋找的內容，該搜索可以利用元數據獲得快速、相關的搜索結果。”
— IT 解決方案架構師
