吉斯本區議會的新內部網改善了與 Office 365 和信息領導的溝通

概括

吉斯伯恩區議會 (GDC) 是位於新西蘭北島的地方政府機構。 Information Leadership 與 GDC 合作，在其現有的 Office 365 平台上提供 Intranet。這使他們能夠利用 Office 365 工具集並根據需要整合雲技術增強功能。該項目的目的是改善溝通並將員工聚集在一起。

挑戰

GDC 的舊 Intranet 平台是定制的、高度定制的並且不再受支持。內容已過時，因為管理界面難以使用，只有一小部分員工可以完成更新。

該委員會的工作人員使用各種技術進行交流，而且沒有“一個地方”可以完全實現。他們嚴重依賴電子郵件在組織內發送新聞。此外，行政總裁和管理層不容易與員工交流全組織範圍的新聞。

戰略

GDC 熱衷於充分利用他們的 Office 365 許可——建立在 SharePoint 之上的 Intranet 與這種方法是一致的。儘管遠離新西蘭的主要中心，但他們對 Microsoft 平台的壽命和來自多個合作夥伴的潛在支持充滿信心。

該委員會已經在充分利用 Microsoft 工具，例如 Skype for Business 和 Yammer。項目組以內網開發為契機，對Microsoft Teams進行內外部協同測試。他們受益於視頻通話、對話、共享文檔工作區、用於跟踪會議內容的 OneNote 以及用於跟踪項目任務的 Planner 等功能。

作為項目啟動的一部分舉辦的設計研討會幫助教育項目團隊了解使用 SharePoint 平台的可能性；並就功能和信息架構達成一致。研討會包括檢查觀眾需求、如何盤點現有和新內容、線框模型和關於導航的討論。整個過程中的主要考慮因素是提供易於使用的內容管理和功能，為用戶提供大量與內容交互的機會。

研討會之後的其他產出包括開發創意簡報和設計模型，以確保新內部網的外觀和感覺能夠準確反映組織的文化特徵。

信息領導力領導了變革和治理管理研討會，以移交久經考驗的方法來管理變革、溝通和角色定義，以確保項目上線後的持續成功。

為確保自給自足，推出了“培訓培訓師”計劃，以確保分散管理內容的責任，並確保內聯網保持最新並與員工相關。

結果

'瑙邁' - 意義 '歡迎' 在毛利語中被選為 GDC 新 Intranet 的名稱。 Gisborne 的毛利人血統超過 50%，這個名稱加強了他們的 Intranet 獨特的文化身份和在組織中的相關性。

首席執行官定期發布博客與員工聯繫，讓他們知道什麼是“最重要的”。 Intranet 是員工的社交中心，員工在這裡“大喊”讚美他們的同事，並通過“post-a-pic”發布照片以建立社區。 SharePoint 中的開箱即用功能增強了建立社區意識，這些功能使用戶能夠“喜歡”和“評論”他們看到的內容，類似於流行的社交媒體平台。

理事會的所有部門都使用內聯網，特別是人力資源和財務部門。當前駐留在不同電子系統中的企業內容能夠在一個地方出現，因此用戶可以快速找到完成工作所需的信息。

使內容保持最新的過程分散到每個業務部門的員工中。被稱為“內容貢獻者”，這些用戶受益於使用現代 SharePoint 列表界面來創作他們的大部分內容（然後自動顯示在頁面上）。他們正在使用自定義佈局創建頁面，以確保創作內容的過程盡可能直觀和輕鬆。這包括在頁面編輯模式下使用編輯面板為頁面內容創建提供一個步驟。

“超級用戶管理管理和後端，但由於管理界面相對直觀，他們不是 IT 人員。”
– Jason Derr，業務解決方案團隊負責人

監控使用情況 Azure 'Application Insights' 用於測量流量。溝通人員已設定 KPI 以持續改進用戶採用率。如果頁面表現不佳，他們將與業務部門合作，通過提供改進建議和可用的用戶反饋來改善用戶對該內容的體驗。

員工正在發現 Office 365 套件中的其他有用工具，例如 Planner 和 One Note，隨著員工了解這些工具如何幫助他們完成工作，勢頭正在形成。

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