財富 100 強企業通過審計並實現對 SharePoint with Collabware 記錄管理解決方案的合規性

概括

受嚴格監管的行業中的財富 100 強企業（“企業”）要求遵守嚴格的保留管理政策並接受定期審計。但是，Enterprise 缺乏滿足此監管要求的記錄控制。他們為 SharePoint 實施了一個記錄管理解決方案，以捕獲記錄並顯示可防禦的記錄管理流程。

挑戰

由於審核懸而未決，企業需要確保合規性。企業擁有成熟的記錄管理計劃。但是，由於沒有自動記錄管理系統或流程，企業著手執行以下操作：

• 在 SharePoint 環境中建立記錄管理合規性
• 根據法律要求自動銷毀文件
• 通過向所有圖書館添加帶有銷毀日期的文檔保留政策來降低存儲成本

戰略

企業選擇擴展其 SharePoint 投資的功能，他們將其用於協作並開始用於內容管理。企業決定實施 Collabware CLM 解決方案，該解決方案可以自動化記錄管理流程，同時保持文檔的合規性。在 Collabware 的支持下，Enterprise 的 Collabware CLM 解決方案在不到五個月的時間內投入使用——包括記錄管理員培訓和用戶驗收測試。

在整個過程中，Collabware 提供現場培訓、遠程諮詢服務和專門的客戶參與經理來支持內部團隊。企業代表表示：“培訓是徹底而有效的，Collabware 總是在技術實施過程中幫助駕馭水域。 Collabware 團隊與我們通力合作，快速解決出現的任何問題，總的來說合作愉快！”

結果

該業務中受到嚴格監管的部分現在完全符合其監管機構的要求。由於該解決方案能夠合法地捕獲記錄並顯示可防禦的記錄管理流程，因此 Enterprise 通過了最近的大規模外部審計——這是一個巨大的里程碑，也是對其實施的驗證。

最初的 Collabware CLM 實施是在企業內不同部門推出的眾多實施中的第一個。員工對記錄管理計劃有了更多的了解，企業預計存儲成本將大幅下降。