保護組織通過 Office 365 和信息領導力將信息處理提升到一個新的水平

概括

Forest & Bird 是新西蘭領先的獨立保護組織——保護陸地和海洋的野生動物和野生環境。近一個世紀以來，他們一直是新西蘭社區、城市、議會、中央政府和法院的自然代言人。他們是一家註冊慈善機構，擁有多元化的員工團隊和大量的志願者。

他們與 Information Leadership 一起部署了一個名為“The Nest”的經濟高效的 Office 365 信息和協作門戶。該解決方案專注於提高一致性、可見性和內容安全性，同時在整個新西蘭的員工工作的任何地方提供信息。

挑戰

作為一家註冊慈善機構，Forest & Bird 優先考慮直接有利於保護工作的支出。這意味著他們無法獲得用於內部轉型項目的大量預算。

Forest & Bird 沒有明確定義的信息存儲方法，他們的員工使用多種不同的平台和驅動器來存儲文檔。這種差異導致工人難以找到他們需要的信息以及最新版本的文件。
過去更改用於信息存儲的系統的嘗試停滯不前，因為員工沒有感覺到對他們的工作有直接的積極影響。該項目需要讓 Forest & Bird 人員參與進來，以便讓他們接受一致方法的好處，這需要額外的培訓。

由於 Forest & Bird 的員工在新西蘭的許多偏遠地區工作，因此他們需要能夠從任何地方訪問信息，同時由於偏遠地區缺乏服務覆蓋，他們需要確保輕鬆安全的離線同步方式。

戰略

Forest & Bird 與 Information Leadership 合作創建了一種定義的信息存儲方法，並開發了一個名為“The Nest”的 Office 365 信息和協作門戶。通過使用 Office 365，該組織正在利用 Microsoft 為慈善組織提供的折扣許可。

為了獲得信任和接受，Forest & Bird 分幾個階段推出了“The Nest”，目標是最大限度地提高員工參與度。該團隊為人力資源、營銷和溝通團隊完成了第一個數字工作空間。他們還提供實踐培訓和幫助，以支持員工在處理信息時從臨時工作流程過渡。

該團隊基於一致和直觀的信息結構，將“The Nest”工作空間設計為簡單、易於使用和可持續發展。 Office 365 報告系統的一個主要優勢是可以衡量吸收和協作趨勢。結果是 Forest & Bird 可以根據他們能夠識別的使用趨勢和業務改進，隨著時間的推移進一步增強和開發這些工作空間。

使用基於 Azure 的工作場所應用程序可實現元數據的自動分類。這種能力意味著，在許多情況下，工作人員不需要輸入元數據，同時還可以獲得更容易查找和訪問信息的好處。另一個工作場所應用程序 Smart Case Files 簡化了內容管理，並讓管理人員可以訪問細粒度的安全權限功能，而無需系統管理員權限。這些功能對於管理與龐大的志願者基礎以及 Forest & Bird 正在進行的廣泛舉措相關的風險特別有用。

此外，該團隊正在使用 Microsoft 流媒體技術來製作視頻和其他大文件。

結果

已經搬到新的“Nest”工作場所的團隊正在看到好處，並正在協助向其他團隊推廣。這些員工開始創造一種能夠在網上找到他們需要的東西的文化——自信和控制，沒有附件！

在整個組織範圍內推出“The Nest”的工作仍在進行中，允許靈活的更新和添加計劃。在持續的合作夥伴關係中，信息領導對每個團隊的需求和可用性做出反應。

此外，對於那些經常在無法訪問 Internet 的新西蘭地區工作的人來說，Office 365 的離線和同步功能可以改變遊戲規則。遠程團隊成員對他們擁有最新文件更有信心，並且只要他們有互聯網訪問權限，他們的更改就會同步。

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