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埃內科
概括
Eneco World 不僅僅是一座公司總部大樓，它還體現了一種將人們聚集在一起進行協作和創新的理念。為了提高生產力和效率，荷蘭能源供應商 Eneco 向值得信賴的 Microsoft 金牌合作夥伴 Macaw 尋求幫助，以幫助他們開發一款應用程序，該應用程序可為近 3,000 名員工提供一種輕鬆的方式來找到他們需要的空間來開會和一起工作。 Eneco 使用基於雲的 Microsoft Office 365 服務應對了這一挑戰，使用 PowerApps、Flow 和 Power BI 開發了 RoomFinder 應用程序，該應用程序現在可以連接人員和想法。
Eneco 為荷蘭的 220 萬戶家庭和企業提供能源。為了讓人們家中和辦公室的燈保持亮起，組織需要高效運行。然而，直到最近，在鹿特丹 Eneco 總部工作的 3,000 名員工還在不斷爭奪私人會議室和工作空間。
“我們是該地區最大的能源公司之一，”Eneco 的工作場所和文檔管理經理 Tom van der Burg 說。 “發展可再生資源、能源供應和創新服務是我們做的最重要的事情。我們建議人們如何以綠色和可再生的方式降低能源費用，因此確保我們的團隊擁有保持創新所需的一切——並為他們提供協作所需的空間——對我們的業務和客戶至關重要。”
一種工作理念
Eneco 部分歸國家所有，正逐漸走向私有化，這就產生了對更現代工作空間的需求。總部大樓於 2012 年設計，旨在為員工提供充滿活力和可持續發展的環境。它將來自六個地點的工人聚集在一起，減少了辦公室之間的旅行和公司的碳足跡。開放式平面圖為員工提供了一個靈活的空間，以最大限度地發揮創造力並鼓勵創新思維和協作。
“我們將大樓稱為 Eneco World，”Eneco 工作場所和文檔管理經理 Tom van der Burg 說。 “還有其他 Eneco 地點，但我們主要在同一棟建築中——一個大型開放式工作空間。”當 Eneco 搬到新大樓時，它也通過部署 Microsoft Office 365 遷移到了雲端。“搬遷後，我們不想再擁有紙質檔案或物理文檔，”van der Burg 繼續說道。 “那是我們遷移到 Office 365 和 SharePoint Online 以簡化工作流程和整合文件的時候。”
挑戰
儘管 Eneco 的員工受益於所有人都在同一個辦公室，但很快就很難找到可用的會議室和安靜的工作空間。 Eneco 員工使用 Microsoft Exchange 中的默認房間預訂功能來預訂總部大樓的正式會議室，但也有大約 200 個較小的房間供員工每天使用。其中包括供一兩名員工用於安靜工作或協作的集中室、小型會議室和供項目團隊使用的 Scrum 室。
直到最近，員工還要搜索 14 層樓以找到開放的會議室，然後將他們的名字寫在紙上以保留它們。 “這是一座大建築，”Eneco 的 Office 365 技術主管 Ferry Bouwman 說。 “如果我在二樓，例如，我不知道十三樓是否有房間。”另一個挑戰是，只有三層樓（公司稱為 Eneco Village）的房間可以預留給與 Eneco 以外的同事會面。其他樓層的房間被預留用於內部會議，但無法預訂。
“2017 年，一個部門舉辦了挑戰日，以鼓勵競爭以構建可能提供解決方案的應用程序，但這變成了一項昂貴的提議，”范德伯格說。 “所以，他們轉向我們說，‘你有 PowerApps。也許你可以做點什麼。'”
戰略
該解決方案是 Microsoft 合作夥伴 Macaw、Eneco 的 Office 365 能力中心和最終用戶合作的結果。 Macaw 使用 Office 365 中的 Microsoft PowerApps 為 Eneco 和 Microsoft Power BI 設計了一個自定義應用程序，以支持報告和預測數據分析。
“我們首先在白板上繪製 Eneco 的要求，”Macaw 的 Office 365 解決方案顧問 Erik Bouman 說。 “通過訪問有關可用房間的數據，我們構建了可以為會議組織者提供房間和時間段列表的功能。應用程序盡可能用戶友好是很重要的。 PowerApps 使開發過程變得快速而簡單。”
該團隊使用 Microsoft Flow 來自動化預訂流程。 “如果您在應用程序中預訂房間，約會將保存在 SharePoint 列表中，但該過程發生在 Flow 中，”van der Burg 說。根據列表的變化，觸發 Flow 向員工發送提醒和通知。如果提醒未得到確認，Flow 會負責刪除預訂。 “這就是我們確保房間被使用的方式，”他繼續說道。 “除此之外，還創建了一個信息 Power BI 儀表板，以便能夠密切監控應用程序的使用情況以及房間的實際使用情況。”
該團隊花了大約五週時間開發和部署該應用程序，其中包括添加自定義 Eneco 設計。該應用程序推出後，van der Burg 在公司基於 SharePoint 的 Intranet 和 Yammer 上發布了公告。 “第一周後，人們意識到他們不必再在門上貼紙條了，”他說。
過去，我們必須走遍整棟樓才能檢查是否有空房。現在，我們甚至可以在到達辦公室之前使用移動設備預訂房間。
Tom van der Burg（Eneco 工作場所和文檔管理經理）
結果
方便是使用 RoomFinder 應用程序的員工的最大好處之一。 “現在，當我早上 7:00 在家時，我可以查看當天晚些時候是否有空房，然後在我的移動設備上進行預訂，”van der Burg 說。
反饋按鈕是應用程序第一個版本中的一項基本功能。 “有很多積極的反饋，”范德伯格說。 “我們的許多同事說，‘這太棒了。我已經等了很長時間了。還有其他人提出了改進建議。”到了第二個版本，反應更加積極。
使用 PowerApps，該團隊實現了可觀的開發成本節約。根據 van der Burg 的說法，使用 Macaw 開發應用程序的成本是使用 Eneco 過去用於為最終客戶開發應用程序的 OutSystems 平台構建應用程序成本的三分之一。 “主要成本將涉及繼續開發應用程序所需的所有維護，”范德伯格說。 “這就是 PowerApps 的主要優勢所在。而且我們能夠使用 Power BI 和 Office 365 E5 許可證帶來的安全優勢。”
除了通過 RoomFinder 應用程序安排會議節省的時間外，Eneco 還降低了整體會議成本。 “過去，我們知道有可用的會議空間，但我們的員工看不到。因此，他們安排了很多外部會議，”van der Burg 說。 “我們會去另一家公司或酒店付費預訂房間。現在，每個人都可以使用該應用程序在我們自己的建築物內找到可用空間。”
整個組織的社區感更強。 “我認為 Eneco World 因應用程序而更加開放，”van der Burg 說。 “現在我們預訂了其他樓層的房間，這會促使人們離開他們的樓層去見其他同事。這確實增加了合作，這是 Eneco 使命的一部分。”
該應用程序還激發了新的想法。 “以前，沒有人知道 PowerApps 是什麼，”Ferry Bouwman 說。 “推出 RoomFinder 後，人們開始思考其他可能性。他們認為，如果這可行，我們還可以使用 PowerApps 解決其他問題。”
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