DLF 通過 Office 365 和 Proventeq 降低許可成本

發表於 2019 年 7 月 15 日

概括

DLF 是印度最大的商業房地產開發商，專門在全國范圍內開發商業、零售和住宅物業。 DLF 在競爭激烈的不斷擴大的市場中繼續看到非凡的增長。

DLF 決定從 IBM FileNet P8 實例遷移到 SharePoint Online，以實現對其內容和信息的精細管理，為員工和外部利益相關者提供集中式內容服務解決方案的靈活性，並降低其基礎架構的總體擁有成本。

挑戰

在一個老化的 IBM FileNet P8 實例中保存了超過 240 萬個內容項，DLF 的員工正在跨斷開連接的本地平台複製存儲和管理文檔和富媒體的努力，包括多個對象存儲和內容未正確歸檔的文件夾或相關的。

由於員工分佈在公司部門和子公司，DLF 需要一個能夠提供靈活分發、管理和協作的內容服務平台。

戰略

為了改進整個組織的內容管理，DLF 決定利用他們對 Office 365 的現有投資，並從 IBM FileNet P8 遷移到 SharePoint Online。他們選擇 Proventeq 的 Migration Accelerator 軟件來發現、分析、增強、分類和遷移他們的內容組合，同時最大限度地減少遷移過程中的業務停機時間。

為了幫助 DLF 通過靈活的集中式內容服務平台向前發展，Proventeq 根據 DLF 面臨的具體挑戰以及 Proventeq 在將內容從 IBM FileNet P8 遷移到 SharePoint 方面的經驗開發了一個戰略性的六步遷移和支持解決方案。

  1. 發現與分析。 Proventeq 使用 Migration Accelerator 的發現和遷移前分析報告來幫助識別以下潛在的遷移問題：
    • FileNet 中的複合文檔和多內容文檔
    • SharePoint 中不允許的文件夾和文件名中的無效字符
    • 重複的項目名稱、長項目名稱和沒有擴展名的項目名稱
    • 跨文檔版本的不同 Mime 類型，例如 .docx 和 .pdf
    • 未歸檔的文檔和容器或文件夾中的子項目過多
    • 無效的文件類型和簽出的文件。
  2. 信息架構優化。 Proventeq 安排了一個研討會，以全面了解 DLF 的組織結構，從而確定架構結構和安全模型。研討會結束後，團隊做了以下工作：
    • 提出了與DLF的組織結構和功能相匹配的目標信息結構
    • 基於不同的 DLF 用戶實體創建 SharePoint 組，以保護此新目標信息結構的內容，從而允許在粒度級別應用權限
    • 配置和部署了一個自動配置工具，以實現更快、更準確的部署
  3. 遷移設計和配置。 Migration Accelerator 的自定義內容分類和目標結構映射功能滿足了對內容進行準確分類並將相關文檔一起遷移到 SharePoint Online 中的網站集和文檔庫中的要求，從而加快了遷移速度。
  4. 試點遷移。 為了演示生產遷移如何工作並測試生產中的現有數據，該團隊通過映射 IBM FileNet 對象存儲之一的內容並應用必要的目標信息結構、分類和元數據規則，然後遷移到SharePoint Online 中的特定網站集、文檔庫和文件夾。
  5. 增量實時遷移。 試點遷移成功後，團隊使用 Migration Accelerator 的增量遷移功能分階段進行生產遷移過程。他們還執行了以下操作：
    • 使用 PowerShell 擴展，團隊設置了額外的遷移規則來整合和分類大量源內容類型
    • 團隊根據元數據規則轉換元數據值以符合 SharePoint 限制以處理無效字符和 URL
    • Migration Accelerator 的內置規則處理重複的項目名稱和 mime 類型不匹配
    • 該團隊生成了自定義報告，以確保他們成功遷移了各個公司部門、子公司和 PRISM 職能部門的整個內容組合
  6. 遷移後支持。 為確保用戶可以在 SharePoint 平台上找到新限制和遷移的內容，Proventeq 提供了 90 天的遷移後支持。

向 Microsoft Office 365 平台的過渡迅速而順利，它提供了靈活的內容分發、管理和協作。

Mahesh Mathur 先生（DLF Ltd 資訊科技與系統資深副總裁）

結果

通過利用 Microsoft 的 Office 365 平台的現有投資，DLF 的許可成本降低了 35%，並且通過停用 IBM 系統消除了更新和升級 FileNet P8 的需要。

試點遷移的採用和增量生產遷移過程的實施幫助 DLF 避免了任何成本高昂且耗時的技術問題，並確保在項目期間和遷移後都可以在整個組織內訪問內容。在此之後，通過延長採用支持，Proventeq 簡化了向 SharePoint 的過渡，幫助識別和解決任何以用戶為中心的信息管理問題，並確保在採用 SharePoint 時實現 DLF 的所有初始目標和長期目標。

雖然在 FileNet P8 中對複雜細粒度權限的總體控制已被證明存在問題，但採用 Microsoft 的 Azure 信息保護使 DLF 能夠實現對外部共享內容的查看、讀取和打印權限進行細粒度控制的關鍵目標。 SharePoint Online 和 Proventeq 的遷移加速器使 DLF 能夠將 AIP 安全應用於內容；使組織能夠應對跨內部和外部用戶管理大量內容的安全挑戰。

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