Intelogy 通過 SharePoint 和 Power Automate 幫助 Devro 轉變財務運營

概括

Devro 業務遍及全球，是世界領先的膠原蛋白腸衣供應商之一，用於生產各種香腸和其他肉類產品。 Devro 擁有 2,000 多名員工，他們擁有從化學和電氣工程到食品技術、肉類科學和環境健康等領域的技能和知識。

2018 年底，Devro 開始將其全球分佈式財務職能轉變為共享服務中心模型。為了促進該計劃的一部分，Intelogy 被選中支持 Devro Finance 團隊的應付賬款 (AP) 處理和文檔管理的技術轉換。

Intelogy 提供的 SharePoint 解決方案廣泛使用 Power Automate 在審核和批准過程中路由不同類型的財務內容，集成了全球支持光學字符識別 (OCR) 的掃描儀，同時最大限度地減少了手動分類。新解決方案從根本上改變了團隊的運作方式，實現了一致、可靠和集中的 AP 處理和歸檔。

挑戰

在英國、美國、荷蘭、中國、捷克共和國和澳大利亞等地設有製造基地，財務業務分佈在世界各地，在不同的區域中心運營其流程。 2018 年，Devro 做出了一項戰略決策，即轉向涉及建立共享服務的財務運營新的目標運營模式。

由於財務文件以電子和紙質形式在本地接收，因此必須找到一種在國內繼續接收財務文件的方法，同時將所有財務相關文件的存儲和管理整合到一個全球可用的中央存儲庫中。此外，某些財務文件（例如發票和貸方票據）需要大量的人工來路由、批准和處理，這會帶來典型的流程吞吐量和效率問題。

由於致力於長期電子存儲以滿足合規需求，一個關鍵的優先事項是定義一個合適的歸檔和檢索解決方案，該解決方案將與現有的財務系統集成。

此外，Devro IT 熱衷於確保實施的任何解決方案都符合他們的數字化轉型戰略，以便在適當的情況下採用基於雲的解決方案架構，並傾向於進一步擴展他們對 Microsoft 365 尤其是 SharePoint 的使用。

戰略

該項目的首要任務是驗證世界各地的 Devro 站點是否可以以可靠和高性能的方式訪問 SharePoint，並確定並採取行動對其現有網絡基礎設施進行任何更改以改善和保證連接性。 Intelogy 與 Devro IT 密切合作，按照 Microsoft 推薦的做法，從遠程 Devro 設施運行了一系列網絡性能測試，以分析和驗證與 Microsoft 全球網絡的網絡連接，並對 SharePoint 和 OneDrive 工作負載執行特定測試。

另一個關鍵要求是確定一個適當的解決方案，以促進本地接收的紙質文檔的數字化並繼續傳輸到 SharePoint。 Intelogy 對可用的商業選項進行了審查，並推薦了一種基於富士通的解決方案，該解決方案能夠使用 OCR 對文檔進行批量掃描，上傳到預定義的 SharePoint 文檔庫，並在收到文檔時自動標記文檔。此流程與 Harmon.ie 提供的解決方案結合設計，該解決方案有助於上傳通過電子郵件收到的電子文檔，確保在進行任何進一步活動之前將所有財務文檔發送到 SharePoint。

一旦在 SharePoint 中收到，就會使用 Power Automate 設計和實施一個流程，以允許財務團隊成員使用其他元數據標記文檔，然後安全地發送發票以供員工在 Devro 中批准，並將 AP 數據隨後處理到現有財務系統中。

最終，所有財務文件都需要以高度結構化、安全和受監管的方式保留，並在需要時支持輕鬆檢索。因此，Intelogy 利用 SharePoint 強大的文檔存儲、搜索索引和過濾功能，實施了一個全面的信息架構，旨在實現長期增長。

結果

面對充滿挑戰的時間框架，Intelogy 和 Devro 項目利益相關者通過密切合作設計、開發和實施了解決方案。因此，Devro 成功實現了將財務運營轉變為由 Microsoft 365 支持的端到端數字流程支持的共享服務中心模型的戰略目標。