市政府使用基於 SharePoint 的智能 Intranet 讓人們在大流行期間保持工作

位於溫哥華島南端的維多利亞是不列顛哥倫比亞省的首府，也是加拿大太平洋沿岸的一顆明珠。每年都有數百萬人參觀這座城市非凡的海景、遺產建築和溫帶氣候。維多利亞市政府為該市 94,000 名常住人口提供服務，由 1,000 名員工組成，從 IT 專業人員和消防員到通信專家和城市林務員，應有盡有。

為了在員工之間共享信息，市政府於 2014 年推出了一個基於 WordPress 的內部網。從網站上線之日起，維多利亞市的 IT 團隊就知道這將是一個

僅權宜之計：目標是建立在 Microsoft SharePoint 上的網站。與靜態 WordPress 站點不同，該小組想要一個內部網，它可以：

• 促進與員工的互動。
• 使城市的內網管理員能夠發送通知和提醒。
• 提供對城市員工看到的內容的訪問控制。
• 作為城市的文件存儲庫。

“WordPress 填補了時間上的空白，但我們知道我們將來會做一些更強大的事情，”維多利亞市首席信息官 Mike Palmer 說。那個未來就是政府於 2017 年推出的現代工作場所計劃。維多利亞市的內部網即將發生巨大的變化。

基於 SharePoint 構建動態內網

Palmer 與位於維多利亞的諮詢公司 Regroove Solutions 合作，以幫助推出現代工作場所。該團隊開始計劃將 Intranet 遷移到 SharePoint，但當時無法以編程方式將現有內容遷移到新式頁面。然後，城市優先事項的轉變阻止了 Intranet 的進一步發展。當項目重新開始時，一切都變了。 “第一次，我們確實在 SharePoint 中發布了頁面，但設置為經典，”Regroove 的設計師和開發人員 Matt Longpre 說。 “當項目再次開始時，我們能夠使用應用程序編程接口 (API) 將內容引入現代頁面。那次休息對我們很有幫助。

維多利亞市的內部網由五個中心站點組成：

• 城市樞紐。 內網登陸頁面
• 資源中心。 以前內網的大部分內容，包括政府表格
• 最新消息。 市政府新聞，由網站管理員編輯
• 社交中心。 任何員工都可以發布以及管理員可以聯合到 City Hub 的新聞和信息
• 榮譽。 任何員工都可以發布同事的成就和成就的中心

在 Regroove 開發維多利亞市的智能內聯網時，微軟還沒有推出 megamenu。相反，Regroove 使用應用程序定制器 SharePoint 框架擴展來構建全局導航欄。該欄由 SharePoint 列表組成，站點管理員可以編輯這些列表以管理下拉菜單中的項目。然後，定制器中的代碼使用 SharePoint API 拉入列表。 Longpre 說，“無論用戶在哪裡，只要他們打開 SharePoint 頁面，他們都會擁有一個租戶範圍的全球導航欄，其中包含維多利亞市的顏色和主題。”

SharePoint 易用性創造了 Intranet 冠軍

隨著框架的建立，新智能 Intranet 的所有權移交給了持續改進顧問 Heather Follis。 Follis 沒有 IT 背景或編碼技能——她是一名溝通人員——但在 Palmer 和 Regroove 人員的支持下，她很快就掌握了運行 Intranet 以及設計和發布新頁面所需的技能. Regroove Solutions 的首席麻煩製造者 Sean Wallbridge 說：“我們在 Intranet 中的很大一部分職責是指導，以便 IT 和通信團隊可以接管它。”

Follis 說，當前維多利亞市內聯網的外觀和組織很大程度上是反複試驗的結果。她嘗試了 Web 部件，放置內容塊，決定是否喜歡它們，然後重新排列以增加吸引力。 Follis 已經擁有大量使用 SharePoint 作為城市文檔存儲庫的經驗，這很有幫助，但她可以輕鬆地重新設計網站架構和創建新的 Web 部件，這意味著她可以為 Intranet 提供一個全新的開始。 Longpre 說：“SharePoint 中的頁面構建器只是一個夢想。當我們向 Heather 展示管理內容佈局是多麼容易時，她非常高興地了解到它是如何工作的。”福利斯這樣描述她的經歷：

“這在 3 月份變得很明顯，當時我們的大部分員工突然在家工作，幾乎沒有註意到。我不必依賴第三方承包商來幫助我們創建站點的新部分並重新設計主頁，這是我一天之內就能完成的事情。我在主頁上創建了一個高度可見的圖標，人們可以選擇該圖標來查看內部網的動態、不斷發展的部分，該部分專門針對他們業務連續性和在家工作所需的信息。”

Longpre 響應了這種將內容髮佈到基於 SharePoint 的智能 Intranet 的便利性。 “我認為現代頁面的編輯體驗真的讓人們大開眼界，”他說。 “在舊的 Intranet 中，您必須在編輯器中編寫內容、預覽、返回並進行更改，等等，直到最終發布。在 SharePoint 中，您正在編輯內聯內容、提交更改，並且您會看到它——包括外部鏈接、文檔庫、視頻、列表 Web 部件。”他補充說：“而且，這些頁面反應靈敏。讓列折疊以適應更小的屏幕是一個成功。”

動態性和單一文檔庫：兩大勝利

SharePoint 為維多利亞市的 Intranet 添加的活力是一個巨大的好處，而這正是 Follis 一直在尋找的。缺乏與 Intranet 的互動一直是一個問題。 “現在，”Follis 說，“SharePoint 為我們提供了以前缺少的活力。我們可以添加圖片庫、Twitter 提要。這不僅僅是一頁紙上的文字。”

此外，智能 Intranet 使 Follis 和 Intranet 編輯能夠：

• 確保員工不斷返回 Intranet 以獲取有關組織中正在發生的事情的新聞、表格和信息。
• 發送通知和提醒。
• 確保對錶單和內容的訪問控制。
• 使用單點登錄來幫助進行內容定位，確保需要查看內容的人可以查看內容，而不需要查看內容的人不需要。
• 以城市文檔庫的形式提供單一事實來源——對 SharePoint 庫中的文檔和表單所做的更改通過版本控制在整個組織中傳播。

這種將文檔庫與 Intranet 同步的能力是另一個優勢。 “在以前的 Intranet 上，無法在頁面上嵌入包含 PDF 和所有其他文檔類型的文檔庫 Web 部件，”Longpre 說。 Palmer 和他的團隊仍在將所有內容從組織的網絡驅動器和其他數據源遷移到 SharePoint，但 COVID-19 加速了完成這項工作的需求。然而，維多利亞市的員工已經接受了在家工作，這使得遷移變得更加容易。

團隊和 SharePoint 是在家工作成功的關鍵

現代工作場所計劃促進了將工作負載從數據中心服務器轉移到雲端。這種向軟件即服務的轉變對市政府的文檔庫特別有益——這是該計劃的很大一部分。文檔所有者不必跟踪文檔的每個實例、驗證版本並可能多次進行相同的更改，而是在一個中央位置編輯他們的文件，而 SharePoint 負責版本控制。 “您將內容添加到文檔庫中的適當位置，它會自動出現在具有文檔庫 Web 部件的任何頁面上。這是一個巨大的勝利，”Wallbridge 說。

同樣重要的是 Teams，甚至在 COVID-19 重塑維多利亞市員工的工作方式之前，它就一直是 Palmer 倡議的核心。沃爾布里奇舉了一個光輝的例子。 Regroove 與 IT 團隊合作的第一個項目是創建維多利亞緊急行動中心 (EOC)。 “我們在 Teams 中創建了一個模板和自定義項，這樣每當全市發生緊急情況時，他們就可以在 10 分鐘內組建 EOC 團隊並做出響應，”Wallbridge 說。當冠狀病毒大流行來襲時，這種經驗被證明是無價的。添加帕爾默：

“維多利亞市的參與部門在危機期間使用 SharePoint 在後台存儲和跟踪文檔。 IT 組使用 Teams 中的模板在幾分鐘內啟動 EOC。 EOC 啟動並運行後，我們使用 Teams 來管理城市的響應，並協調緊急服務、全市核心服務、省級政府機構和志願者組織之間的溝通。”

Microsoft 365 幫助現代勞動力發展

對於 Palmer 和 Follis 來說，擁抱現代工作場所意味著無限可能。 “對我來說，”Follis 說，“我喜歡 SharePoint 為我們帶來的潛力——擁有我們的內容的潛力，以及每次我們想要更改頁面外觀時不必返回供應商的潛力。就我們可以集成到我們中心的功能和工具而言，我們只觸及了冰山一角。”

市政府必須適應居民的需求，應對省級和國家級的變化。作為基於雲的解決方案，Microsoft 365 也在不斷變化，微軟也一直在發布新的功能和工具。 Palmer 說：“遷移到像 SharePoint 這樣的智能平台，我們不需要不斷更新，不斷更新，Microsoft 一直在添加功能 - 這太棒了！” Wallbridge 回應了 Palmer 的說法：“在過去的 Intranet 時代，你推出它們，然後每四年更換一次，因為技術已經發生了變化。使用 SharePoint，您可以隨著時間的推移獲得持續改進。”

智能內網只是開始

團隊和基於 SharePoint 的內聯網對於維多利亞市在冠狀病毒大流行期間的持續運作至關重要。 Palmer 說：“隨著 COVID-19 在家中推動工作，Teams 的使用量增長了 400% 以上。 Intranet 一直是 COVID-19 在家工作信息和資源的主要來源，員工採用率反映了該網站的重要性。 “我們看到了以前從未有過的分析，”Palmer 說。

Follis 的同事已經接受了 SharePoint 提供的內容髮布的便利性。 Follis 說，“當我培訓我的團隊成員在我們的 Intranet 上發佈內容時，我對他們說的第一件事就是，'你會驚訝於這有多容易。'”

維多利亞市繼續向現代工作場所過渡。 “現在我們在這個戰略平台上，我們可以通過 Power Automate 和 Microsoft 365 的豐富性完全集成我們的後端系統。我喜歡讓事情保持簡單，所以一旦我可以消除第三方單點解決方案並在我們的核心平台上加倍投入，那就是一個巨大的勝利，”Palmer 說。