布蘭普頓市通過 Office 365 和 SharePoint 增強雲中的記錄合規性和內容治理

概括

作為加拿大第九大城市的所在地，賓頓市（安大略省）的內容和記錄管理解決方案不再滿足日益增長的合規性和治理要求。紐約市的員工感受到了這種影響，他們試圖盡可能地優化他們過時的解決方案。

很明顯，紐約市必須通過數字化轉型。雖然這是今天的常見情況，但他們的情況卻絕非如此。紐約市接連處理了兩個重大項目——一個是從 SharePoint 2007 升級到 SharePoint Online，第二個是實施電子文檔和記錄管理系統。

挑戰

為了快速啟動數字化轉型，紐約市需要遷移到雲端。此外，紐約市還需要一個更強大的文檔管理系統，可以在他們的 SharePoint 環境之上運行。紐約市的記錄管理團隊使用他們的 SharePoint 2007 實例進行一些管理，但最終還是依靠物理記錄來跟踪文件。信息管理團隊也參與其中，並與記錄管理團隊合作評估治理和合規流程。很明顯，他們的政策存在漏洞。在所有這一切進行的同時，紐約市也處於眾多人事變動之中，經理們接連不斷地來來去去。

戰略

為了將現有文件遷移到 SharePoint Online 並實施補充記錄管理解決方案，紐約市選擇與 Gimmal 合作。憑藉其記錄管理和治理解決方案，Gimmal 成為滿足紐約市信息管理需求的最佳選擇。紐約市對全面記錄管理和內容治理解決方案的願景與 Gimmal 的軟件能力和專業知識密切相關。

Gimmal 能夠通過在 SharePoint 上運行的軟件解決方案滿足紐約市的記錄和信息管理需求。隨著 City 過渡到 SharePoint Online，Gimmal 能夠實施他們的內容治理軟件以在其上運行。 SharePoint 體系結構是實施治理和記錄管理解決方案的好地方。這些關鍵業務解決方案成為該市名為 BRiMS（布蘭普頓記錄和信息管理系統）的個性化 ECM 系統的基礎。解決方案到位後，紐約市能夠更好地控制所有部門的信息。 Gimmal 能夠支持 BRiMS 的啟動，為該市的員工提供培訓和知識轉移。

結果

借助為組織範圍的信息管理而構建和實施的 BRiMS，該市設置了針對其確切需求的特定解決方案。在遷移過程中，超過 200 萬個文檔成功地從 SharePoint Server 遷移到 SharePoint Online。這還包括將 3,500 名用戶遷移到運行在 Azure 上的 Office 365。通過對 SharePoint Online 的訪問，團隊現在可以使用他們的移動設備。 Gimmal 的記錄管理和治理解決方案使該市的員工更容易找到他們需要的東西。使用 Gimmal 解決方案，內容類型和元數據在上傳時就被分配。市政府還創建了團隊內聯網站點，Gimmal 軟件提出的結構有助於保持站點井井有條且易於查找。員工採用率很高，這得益於熟悉的 SharePoint 界面和與 Gimmal 的緊密集成。

紐約市著手完成這些項目，以在未來證明其運營，並通過該組織實現創新。項目完成後，紐約市準備為賓頓市人民提供最好的服務。