貝爾維尤市利用 SharePoint 和 Gimmal 最大化記錄管理

概括

貝爾維尤市 (WA) 在整個組織中都經歷了不受控制的信息增長。結果，他們的合規環境承受了過度的壓力。 IT 正在處理已經存在的多個內容解決方案和存儲庫。分散系統的數量增加了紐約市在管理和基礎設施維護方面的 IT 成本，並且無法找到內容的風險及其潛在的管理不善越來越令人擔憂。

挑戰

隨著記錄管理要求的增加，紐約市需要幫助建立技術解決方案來滿足其信息管理要求。他們還需要確保未來五到十年的可擴展性。為了克服這些障礙，紐約市需要幫助為其所有文檔、內容和記錄創建治理基礎架構，以滿足不斷變化的需求、確保合規性、減少 IT 的工作量並降低不斷增加的成本。

戰略

紐約市將 Gimmal 記錄管理與 Gimmal 實施服務結合使用，在 SharePoint 基礎上進行構建，以創建功能齊全、符合國防部 (DoD) 5015.2 標準的記錄管理解決方案。該解決方案為跨 SharePoint 記錄中心存儲的內容提供記錄保留策略的集中創建和管理。紐約市還為 SharePoint 實施了 Gimmal Content Governance，以實現主動治理和控制。通過 Gimmal 服務，紐約市能夠享受新系統的良好部署和採用。

Gimmal 專注於幫助紐約市使用 SharePoint 作為協作和合規記錄管理的解決方案標準。 Gimmal Records Management 是用於確保對組織最關鍵和最有價值的信息進行安全管理的產品。 Gimmal 將現有 Oracle Stellent 系統的高昂支持和維護成本轉用於在 SharePoint 中實施記錄管理，幫助紐約市降低成本並提供更符合其內容和記錄管理需求的解決方案。該解決方案通過 City's SharePoint 中的集中記錄管理立即改進了訪問和管理。

儘管紐約市對 SharePoint 並不陌生，但他們從未以結構化方式使用該應用程序進行內容和協作。因此，知識轉移被證明是解決方案成功的關鍵。作為擁有深厚 SharePoint 專業知識的 Microsoft 金牌認證合作夥伴，Gimmal 確保紐約市了解構成解決方案的所有關鍵概念、命名法和設計注意事項。

結果

“Gimmal 能夠通過集中治理和記錄管理降低該市的組織風險——所有這些成本都低於貝爾維尤遺留系統的維護費用，”貝爾維尤市助理城市經理 Kyle Stannert 說。隨著員工從遺留系統過渡並從使用多個系統的麻煩中解放出來，紐約市受益於整體生產力的提高。城市內的所有數據源將很快連接起來，創建一個統一的政策管理系統。基於 SharePoint 的經過認證的記錄管理系統可以成功地以低成本替代紐約市的舊系統。該系統還允許紐約市的員工通過 SharePoint 管理的內容類型以及在管理環境中創建和保存的內容所需的元數據字段來體驗改進的搜索和訪問。

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