社區教會使用 Office 365、SharePoint 和 KnowledgeLake 簡化後台操作

概括

CenterPointe Church (CPC) 是一個非宗派教會，為伊利諾伊州柯林斯維爾社區服務了十多年。教會需要一種更好的方式來專注於他們的使命，而不是他們的後台運作。他們的大部分文件管理流程都是基於紙質的，隨著教會的發展，系統中的差距變得更加明顯。最終，教會投資了 Office 365 用於基本的文檔存儲和協作。為了進一步投資 Office 365，CenterPointe Church 聯繫了 KnowledgeLake，以充分利用 Office 365 和 SharePoint 的文檔管理功能。

挑戰

CPC 成立於 2001 年，經歷了數次變化，包括與另一間教會合併和多次更名。在他們的成長過程中，CPC 利用技術繼續推動他們的事工向前發展，特別是吸引新的、更年輕的成員。然而，對技術的熱情並不總是轉移到後台操作。這導致了一個過時的紙質系統來管理 CPC 的文件。即使在使用了新的會計軟件包和教會管理軟件之後，他們的文檔管理和應付賬款處理需求仍然存在很大的空白。隨著時間的推移，CPC 積累了近 15 年的紙質文件。紙張不僅佔用了急需的空間，而且使工作人員無法立即找到文件。由於應付賬款也在異地處理，因此顯然需要更好的系統。

戰略

為了實現使後台運營保持最新的目標，CPC 投資了 Microsoft Office 365，使教會能夠在 SharePoint Online 中存儲文檔並促進員工之間的協作。儘管 Office 365 滿足了他們的大部分需求，但教會仍然希望為他們的文檔管理和應付賬款工作流程提供更好的解決方案。

為了填補 CPC 文檔管理流程中的空白，KnowledgeLake 實施了他們經過驗證的解決方案。 KnowledgeLake 首先引入了掃描和標記所有送到教堂的紙質文件的功能。下一個功能是上傳和標記電子文件，然後教會用它來識別需要長期保留的未付發票和文件。

結果

通過部署 KnowledgeLake 內容管理解決方案及其對 Office 365 的現有投資，CPC 能夠創建可靠的文檔管理和應付賬款工作流，從而改善其後台運營。 “我們文件檔案的質量不再受制於每次其他人接管歸檔責任時都會改變的不同歸檔策略，”巴拉德說。 “過去幾乎不可能找到歷史文件。有了這個解決方案，該方法就不再依賴於特定的志願者。技術指導這個過程。”通過 KnowledgeLake ECM 解決方案，可以輕鬆快速地捕獲、標記和存儲文檔。這種簡化的流程易學易教，對於 CPC 掃描內容的志願者來說是一項低壓力的任務。現在 CPC 擁有數字化工作流程，教堂的簿記員無需出差來檢索紙質文件。辦公室工作人員可以每週掃描文檔，讓簿記員識別需要使用 KnowledgeLake 處理的文檔。這不僅為 CPC 節省了時間，還為辦公室工作人員節省了燃料成本。

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