楊百翰大學使用 SharePoint 和 Gimmal 實現記錄管理方法的現代化

概括

楊百翰大學是猶他州普羅沃市的一所私立研究型大學，由耶穌基督後期聖徒教會擁有和經營，在美國任何宗教大學中擁有最多的在校學生人數。 BYU 的記錄和信息經理 Howard Loos 正在尋找一種更好的方法來管理大學的日常和歷史記錄。通過 Gimmal 實施的現代化記錄管理計劃和更好的信息管理工具，BYU 提高了整個組織的記錄管理合規性。

挑戰

BYU 積累了數百萬條無法實際或有效管理的記錄。管理記錄的低效“紙質”方法需要用戶手動分類。這導致與查找、管理和存儲越來越多的非託管記錄相關的高成本。與大學領導層合作後，Loos 和他的團隊很快決定他們需要一個第三方軟件解決方案來管理 SharePoint 記錄的保留和傳輸。

戰略

Loos 的團隊調查了其他第三方選項，並選擇了 Gimmal Records Management，因為它滿足了他們的需求，並且對於他的小團隊來說，它是最容易管理的系統，幾乎不需要 IT 的幫助。

BYU 有明確的需求和對可擴大 SharePoint 現有功能的靈活性的渴望。 Loos 說：“我們需要一個工具來製定檔案計劃，然後將檔案計劃與規則映射到各個站點。”此外，他還確定了他們需要從解決方案中獲得的關鍵功能：將歷史記錄傳輸到數字保存系統、就地管理記錄以及簡化銷毀記錄的審批流程的能力。因此，他求助於 Gimmal，後者為他的需求提供了完美的軟件解決方案。

Gimmal Records Management 提供了一種解決方案，小型團隊可以輕鬆管理其所有 SharePoint 站點。 Gimmal 的解決方案被快速實施，以管理 SharePoint 內容並使用自動規則管理保留。

結果

借助 Gimmal 記錄管理，SharePoint 是一個現代記錄管理系統。部署是一個簡單的過程，因為 BYU 已在 2016 年將 SharePoint 部署到其 400 個部門中的 62 個。BYU 可以從一個位置集中控制所有站點和位置的策略，就地管理記錄，避免將記錄移動到另一個系統的成本，簡化記錄銷毀的審批，強制執行法律保留，並將歷史記錄轉移到他們的數字保存系統。

BYU 將繼續向其剩餘部門推出該解決方案，並受益於更先進、更實用的記錄管理系統。他們對應用合法保留、合理處置記錄以及降低保留過時信息的風險和成本的能力感到特別滿意。 Loos 表示：“該軟件非常靈活，以至於隨著記錄管理演變為信息治理，該工具具有足夠的適應性來處理它。”