青年組織在辦公室搬遷之前將記錄數字化

發表於 2022 年 5 月 15 日

概括

男孩希望女孩希望 (BHGH) 是一個國際組織，旨在通過教育和整體支持來培養青年賦權。 BHGH 在美國和拉丁美洲的 16 個城市開展業務，利用適合每個社區需求的結構化編程、獨特的課程以及與當地學校和大學的合作夥伴關係。數以千計的學者參加了 BHGH 在美國和拉丁美洲的項目。

富士通解決方案幫助 Boys Hope Girls Hope 將數以千計的紙質文檔數字化，以最大限度地減少物理空間需求並提高可用性和可搜索性。他們也分享了他們對 Project Cortex 的規劃和考慮，以進一步最小化索引和元數據管理，從而進一步將人工從標記和排序過程中移除。真正的目標是通過大學提供更多的時間來創造機會和教育——以發展未來的“希望的畢業生故事”。

挑戰

運營副總裁 Thomas Casey 確定了組織管理其支持文檔和業務工件的需求。 BHGH 具有三個主要程序，可創建重要的基於紙張的業務工件。除了大多數企業所需的常用文件（如人力資源表格、稅務和工資記錄以及企業檔案）之外，這些文件還包括學術文件、運營文書工作、計劃數據。

住宿計劃：在每個 BHGH 家中，六到十二名學者由住家、全天候的專業住宿顧問照顧。學者們分擔家務，一起做作業，一起參加宗教儀式，一起吃飯，一起成長。每個學者的支持文件數量是驚人的。現在，每個城市有 2-3 個住宅，僅在美國就有 14 個城市。

 

學院計劃：與住宿學者一樣，學院學者在頂級地區學校註冊大學預科課程或在當前學區提供大學預科課程；學者與幫助他們發揮學術潛力的導師和分享他們生活經驗的導師相匹配；他們參加旨在幫助他們發現自己和周圍世界的課外活動；他們參與社區服務項目，這些項目教會他們過著致力於服務他人的生活的價值。

  • 大學生計劃：對於 BHGH 住宿和非住宿學者來說，大學教育不是夢想，而是期望。該計劃是一個多年期的互動計劃，具有特定的活動，這些活動被證明可以讓學者為滿足校園生活和獨立生活的需求做好準備。

2012 年，Microsoft 捐贈了超過 $1M 的軟件，以實現 BHGH 系統的自動化。作為數字化轉型之旅的一部分，2020 年，BHGH 將再次利用 Microsoft 平台來自動化其文檔管理業務挑戰。

“確實需要保護這些文檔並管理文檔生命週期。 BHGH 的計劃基於我們學者的全面支持。通過我們的計劃在學者之旅中提供正確的文件至關重要。我們想，‘為什麼不將這些文件數字化，讓合適的人在合適的時間以安全和無紙化的方式獲得合適的數據。」

戰略

BHGH 希望從他們的遺留文檔開始。作為其網絡總部物理搬遷項目的一部分，BHGH 希望將他們的備份文件數字化。在 40 多年的業務中，紙質信息的數量是巨大的。

BHGH 在 Fujitsu 找到了一個願意合作的合作夥伴，該合作夥伴提供了雲就緒文檔掃描儀，以幫助該非營利組織啟動其數字文檔計劃，目標是根據文檔類型在多個位置掃描、索引和存儲支持文檔，包括 Microsoft SharePoint。 Microsoft SharePoint 提供了一個安全的在線位置來掃描、管理和存儲重要文檔和業務工件的副本。

數字文檔項目於 2020 年初啟動，在密蘇里州聖路易斯的辦公室開展了一個試點項目。計劃在美國的 14 個住宅項目中實施其他項目。

作為該計劃的一部分，BHGH 工作人員和志願者將在移動推車上使用富士通 fi -7300NX 掃描儀，無需計算機，將文檔掃描到 SharePoint。富士通 fi -7300NX 無需計算機即可部署，直接連接到託管在本地或 Microsoft Azure 中的富士通 NX 管理服務器。這大大減輕了 IT 維護和保護專門用於掃描站的計算機的負擔。

BHGH 可以掃描一次，Fujitsu NX Manager 可以將每個文檔的數字圖像發送到最多 3 個不同的位置，並且可以作為多種文件類型（例如 PDF 文件和 JPEG 圖像）。文檔可以使用 Microsoft UiFlow 啟動工作流或安全地存儲在 SharePoint 或 OneDrive 中。也可以使用 Microsoft Teams 進行文檔訪問。

由於安全始終是重中之重，富士通 fi -7300NX 掃描儀不存儲任何掃描圖像。該解決方案不需要掃描站（PC 或台式機），因為文檔直接掃描到 NX Manager 服務器，託管在 Microsoft Azure 中。

 

結果

BHGH 數字文檔工作是一個看似簡單的解決方案，它迅速為學者和支持團隊帶來了好處。

非營利組織不能免於業務自動化。作為捐助者捐款的管理者，他們需要使他們在時間和人才的投入上實現良好的回報。社會服務機構可以實現文檔數字化的好處，因為它簡化了對我們使命至關重要的文檔的訪問和集中位置。

富士通掃描儀與 Microsoft 雲相結合的可靠性和可用性為 BHGH 和其他組織提供了無數方法來簡化其操作。