博世使用harmon.ie 和SharePoint 管理電子郵件和文檔

概括

博世集團是全球領先的技術和服務供應商。它在全球擁有約 400,000 名員工，2019 年銷售額為 777 億歐元。其業務分為四個業務部門：移動解決方案、工業技術、消費品以及能源和建築技術。博世集團在 60 個國家/地區擁有大約 440 家子公司和區域公司。包括銷售和服務合作夥伴在內，博世的全球製造、工程和銷售網絡幾乎覆蓋了全球每個國家。

挑戰

與所有組織一樣，博世嚴重依賴電子郵件來開展其全球業務。事實上，每天有 9 到 1000 萬封商業電子郵件在公司內交換。和許多公司一樣，博世的業務記錄和其他重要信息經常通過電子郵件交換。與公司在銷售、採購、會計、工程、質量保證和人力資源方面的活動相關的電子郵件只是關鍵電子郵件使用的幾個例子。由於大量依賴業務關鍵型電子郵件，Exchange 和 Outlook 中的個人郵箱不適合存儲此類信息。博世高級項目負責人應用程序開發和推廣 Daniel Stuch 解釋了原因； “同事和同事無權訪問他人的個人郵箱。因此，如果涉及電子發現或員工離開公司，我們根本無法訪問關鍵業務信息。”

過去，博世使用 SAP Portal 房間進行電子郵件記錄管理。當對該產品的支持結束時，建立了一個項目來尋找替代品。最初，博世考慮簡單地將文件共享用於電子郵件存儲，但很快意識到此選項無法實現核心業務控制，包括訪問控制和提供信息訪問和使用的透明度。 “使用文件共享，您沒有功能齊全的文檔管理系統，您只是擁有存儲空間。”Stuch 說。需要一個成熟的文檔管理系統，在對選項進行詳細評估後，博世選擇了 SharePoint，最初是內部部署的 SharePoint。作為功能齊全的記錄管理解決方案，SharePoint 使博世員工能夠使用元數據準確分類內容，從而滿足治理和合規性要求。

選擇 SharePoint 與博世從 2020 年開始將其基礎架構遷移到 Office 365 雲的計劃相吻合，使公司能夠在此過程中順利遷移到 SharePoint。 Bosch 意識到，由於擁有廣泛且異類的用戶社區，它需要一個額外的產品來使典型的業務用戶能夠輕鬆地在 SharePoint 中捕獲和分類重要的業務電子郵件。選擇了包括harmon.ie在內的許多產品進行評估。

戰略

定義了嚴格的產品選擇流程，並選擇了博世的主要業務部門參與該流程。對來自不同產品管理、項目管理和採購部門的 77 名測試用戶執行了“概念驗證”。在流程結束時，harmon.ie 被選為博世的首選產品。

一旦選定，博世就被定義了一個harmon.ie 分階段推出實施計劃。第一階段是 1000 名用戶的預試點，隨後是 6,000 名用戶的試點階段，最後是面向所有 360,000 名博世企業用戶的全球推廣。博世的最終用戶培訓通過內部商業社交媒體、公司的 Docupedia 自助服務以及使用 BoschTube 設施的基於視頻的培訓來提供。

結果

組合的 SharePoint/harmon.ie 解決方案幫助博世管理其數以百萬計的日常電子郵件，包括那些需要同事訪問的業務記錄。這些電子郵件也可隨時用於未來的審計和電子發現。輕鬆查找重要電子郵件的能力是博世信息治理和合規計劃的重要組成部分。

通過使其易於使用，harmon.ie 提高了 SharePoint 的採用率。 “harmon.ie 使人們更容易訪問 SharePoint，並且隨著採用率的提高和對 SharePoint 的使用增加，我們還獲得了我們最初希望從 SharePoint 獲得的那些好處”，Stuch 說。

SharePoint 解決方案的一個附帶好處是博世發現以電子郵件附件形式發送的文檔減少了。這不僅減少了數據量，還防止了文檔版本控制混亂。 “通過附件發送的數據更少——第 1 版、第 2 版、最終版、最終版等。現在人們正在發送鏈接，而且他們總是擁有最新版本。”

Harmonon.ie 也被證明具有經濟價值——“我們發現，雖然經濟收益不是購買harmon.ie 的主要原因，但您只需節省多達 70% 的步驟，或者在拖動時獲得 70% 的生產力丟棄電子郵件。”

Stuch 說，harmon.ie 的採用很容易。 “我們有基於網絡的培訓，包括帶有視頻截圖的互動培訓。但即便如此，通常也沒有必要。當我們將harmon.ie 推送給人們並告訴他們使用它時，他們會發現它非常直觀。人們不需要學習如何使用harmon.ie，他們只是使用它。如果他們對細節有疑問，那麼他們可以在適當的渠道中找到信息，或者與支持團隊、社區甚至服務台取得聯繫。”