Microsoft Viva Amplify
Cập nhật dự án
Kịch bản
Việc truyền đạt hiệu quả các thông tin cập nhật của dự án là rất quan trọng để giúp các bên liên quan luôn được thông tin, tham gia và phù hợp với tiến độ của dự án. Đây là một khuôn khổ cần cân nhắc khi truyền đạt thông tin cập nhật về dự án:
Xác định đối tượng của bạn: Xác định các bên liên quan chính của bạn là ai. Điều này có thể bao gồm các thành viên trong nhóm, khách hàng, ban quản lý, nhà đầu tư và bất kỳ bên liên quan nào khác. Hiểu đối tượng của bạn sẽ giúp điều chỉnh giao tiếp của bạn theo nhu cầu và sở thích của họ.
Tần suất và tính nhất quán: Thiết lập một lịch trình thường xuyên để cung cấp thông tin cập nhật. Cho dù đó là hàng tuần, hai tuần hay hàng tháng, tính nhất quán là điều quan trọng. Điều này giúp các bên liên quan dự đoán thời điểm cần cập nhật và giảm bớt sự không chắc chắn.
Sự rõ ràng và ngắn gọn: Giữ thông tin cập nhật của bạn rõ ràng, ngắn gọn và tập trung vào thông tin quan trọng nhất. Sử dụng ngôn ngữ đơn giản và tránh biệt ngữ có thể gây nhầm lẫn cho các bên liên quan không chuyên về kỹ thuật.
Nêu bật những thành tựu và cột mốc quan trọng: Nhấn mạnh tiến độ đạt được kể từ lần cập nhật cuối cùng. Làm nổi bật các nhiệm vụ đã hoàn thành, các cột mốc đạt được và bất kỳ sự phát triển tích cực nào. Điều này mang lại cảm giác hoàn thành và tạo động lực cho các bên liên quan.
Thảo luận về những thách thức và rủi ro: Hãy minh bạch về mọi thách thức, rào cản hoặc rủi ro mà dự án đang gặp phải. Điều này thể hiện sự trung thực và giúp các bên liên quan hiểu được những trở ngại tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến tiến độ hoặc kết quả của dự án.
Phương tiện trực quan: Kết hợp các yếu tố trực quan như biểu đồ, đồ thị hoặc dòng thời gian để làm cho thông tin phức tạp dễ hiểu hơn. Phương tiện trực quan có thể nhanh chóng truyền đạt sự tiến bộ và xu hướng.
Ăn mừng thành công: Đừng ngại ăn mừng cả những thành công nhỏ và đáng kể. Ghi nhận những nỗ lực của nhóm bạn và ghi nhận những cột mốc quan trọng đã đạt được.
Kể chuyện: Đóng khung các cập nhật của bạn ở định dạng tường thuật kể câu chuyện về tiến trình của dự án. Kể chuyện có thể thu hút các bên liên quan về mặt cảm xúc và giúp họ kết nối với hành trình của dự án.
Cài đặt
Tốt nhất nên thực hiện các loại chiến dịch này dưới dạng một chiến dịch cho tất cả các cập nhật dự án trong suốt vòng đời của dự án. Điều này có thể mang lại kết quả tốt nhất khi so sánh số liệu tin nhắn của bạn theo thời gian.
Kênh truyền hình
- SharePoint: Địa điểm dự án.
- SharePoint: Trang chủ (tùy dự án).
- Kênh Nhóm dự án: Cập nhật về dự án cho mọi người tham gia dự án.
- Email: nhóm Microsoft 365 bao gồm tất cả các bên liên quan của dự án.
- Viva Engage: Dành cho cộng đồng liên kết với dự án.
Mục tiêu chiến dịch
- Nâng cao nhận thức và khả năng hiển thị về dự án của bạn trong số đối tượng mục tiêu lên 50% trong ba tháng tới.
- Nâng cao sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng bằng cách chia sẻ những lời chứng thực tích cực và nghiên cứu điển hình từ những khách hàng hiện tại đã được hưởng lợi từ dự án của bạn hàng tháng.
- Nâng cao kỹ năng và kiến thức quản lý dự án bằng cách ghi lại và phân tích các bài học kinh nghiệm cũng như các phương pháp hay nhất từ dự án của bạn mỗi quý.
Thông điệp chính
Ý tưởng hoặc thông điệp chính mẫu:
- Thành tích và cột mốc quan trọng: Chúng tôi vui mừng chia sẻ rằng chúng tôi đã đạt được [cột mốc cụ thể] trong tuần này, đánh dấu một bước tiến quan trọng trong tiến độ của dự án.
- Tiến độ cập nhật: Chúng tôi đã đạt được tiến bộ đáng kể về [nhiệm vụ hoặc giai đoạn], đưa chúng tôi đến gần hơn với mục tiêu tổng thể của dự án. Sự làm việc chăm chỉ của nhóm chúng tôi đã được đền đáp.
- Diễn biến tích cực: Chúng tôi vui mừng thông báo rằng [sự phát triển tích cực] đã diễn ra, góp phần tích cực vào quỹ đạo của dự án và nâng cao tiềm năng của nó.
- Những thách thức và giải pháp: Khi chúng tôi gặp phải [thách thức hoặc vấn đề], nhóm của chúng tôi đã nhanh chóng triển khai [giải pháp] để giải quyết vấn đề đó. Điều này thể hiện khả năng thích ứng và cam kết của chúng tôi trong việc thực hiện dự án một cách suôn sẻ.
- Ưu tiên sắp tới: Khi chúng tôi chuyển sang giai đoạn tiếp theo, trọng tâm của chúng tôi sẽ chuyển sang [các ưu tiên sắp tới]. Chúng tôi mong muốn tận dụng động lực của mình và giải quyết những nhiệm vụ này.
- Hợp tác và làm việc nhóm: Sức mạnh tổng hợp trong nhóm của chúng tôi là công cụ giúp đạt được [cột mốc quan trọng]. Những nỗ lực hợp tác của chúng tôi tiếp tục thúc đẩy sự thành công của dự án.
- Các mốc thời gian và thời hạn: Chúng tôi vẫn đi đúng tiến độ và đang đáp ứng thời hạn đã đặt ra. Sự tiến bộ ổn định này phản ánh sự cống hiến của chúng tôi trong việc hoàn thành dự án đúng thời hạn.
- Tác động của khách hàng/khách hàng: Sự tiến bộ của chúng tôi có nghĩa là khách hàng/khách hàng của chúng tôi có thể mong đợi [lợi ích hoặc cải tiến], nâng cao trải nghiệm và sự hài lòng của họ.
- Lộ trình phía trước: Nhìn về phía trước, lộ trình của chúng tôi bao gồm [nhiệm vụ sắp tới], có tiềm năng định hình đáng kể hướng đi của dự án.
- Minh bạch và trung thực: Trên tinh thần minh bạch, chúng tôi muốn chia sẻ rằng chúng tôi đang giải quyết [thách thức hoặc vấn đề]. Cam kết của chúng tôi về giao tiếp cởi mở đảm bảo rằng chúng tôi có thể giải quyết trực tiếp những trở ngại.
- Ghi nhận và đánh giá cao: Chúng tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới các thành viên trong nhóm đã đóng vai trò then chốt trong việc đạt được [cột mốc quan trọng]. Sự cống hiến và làm việc chăm chỉ của bạn được đánh giá cao.
- Phản hồi và tương tác: Chúng tôi hoan nghênh những suy nghĩ và phản hồi của bạn về sự tiến bộ của chúng tôi cho đến nay. Ý kiến đóng góp của bạn rất quan trọng khi chúng tôi tiếp tục cải tiến cách tiếp cận của mình.
- Tiếp tục đổi mới: Để theo đuổi sự xuất sắc, chúng tôi đang khám phá những cách tiếp cận sáng tạo đối với [khía cạnh của dự án], giúp chúng tôi luôn dẫn đầu các xu hướng của ngành.
- Tầm nhìn dài hạn: Mỗi bước tiến sẽ đưa chúng tôi đến gần hơn để hiện thực hóa tầm nhìn dài hạn của mình cho dự án này. Chúng tôi cam kết đạt được các mục tiêu tổng thể của mình.
- Những diễn biến thú vị: Chuẩn bị cho một số cập nhật thú vị trong những tuần tới. Chúng tôi sắp tiết lộ [đoạn giới thiệu cho sự phát triển sắp tới]. Giữ nguyên!
