Yorktown Systems Group hiện đại hóa kiến trúc và bảo mật dữ liệu của mình với Office 365 và Summit 7

Bản tóm tắt

Yorktown Systems Group, Inc. (Yorktown) là một công ty dịch vụ chuyên nghiệp với hơn 750 nhân viên cung cấp đào tạo và giáo dục, học ngôn ngữ và văn hóa, lập mô hình và mô phỏng, phân tích quản lý, dịch vụ hành chính và hậu cần tích hợp để trợ giúp các tổ chức liên bang và dân sự. Có trụ sở chính tại Huntsville, AL, phần lớn nhân viên Yorktown làm việc tại chỗ với khách hàng, điều này tạo ra thách thức trong việc thúc đẩy sự hợp tác giữa các cá nhân và nhóm trong tổ chức. Yorktown mong muốn sử dụng nền tảng Office 365 để cung cấp khả năng liên lạc và cộng tác giữa các nhóm tốt hơn.

Thử thách

Yorktown thực hiện hầu hết các hoạt động và quản lý tài liệu của mình trong môi trường tại chỗ SharePoint 2010. Hệ thống thông tin này không chỉ bị giới hạn bởi khả năng thiết lập mà mô hình tại chỗ còn làm phức tạp thêm chiến lược tuân thủ và bảo mật mới của Yorktown. Sau nhiều năm các bộ phận khác nhau tạo ra các kho thông tin với mức độ quản trị khác nhau, cơ cấu quyền của tổ chức không nhất quán và khó quản lý. Cấu trúc nội dung của Yorktown thiếu các phương pháp hay nhất về kiến trúc hiện đại và nhân viên liên tục báo cáo khó khăn trong việc tìm kiếm tài liệu hoặc thông tin quan trọng một cách kịp thời. Cuối cùng, một số nội dung của Yorktown nằm trên cụm máy chủ do bên thứ ba lưu trữ và các nhóm CNTT nội bộ không có quyền truy cập để quản trị phụ trợ.

Chiến lược

Summit 7 Systems hợp tác với Yorktown để phân tích và ghi lại môi trường SharePoint 2010 của tổ chức nhằm hiểu cách người dùng sử dụng nền tảng này để làm việc giữa các nhóm. Sau đó, Summit 7 đã làm việc với các bên liên quan của Yorktown và các nhà lãnh đạo từ mỗi nhóm trong tổ chức để hiểu cách họ cấu trúc nội dung của mình trong SharePoint 2010 và cấu trúc này đã tăng cường hoặc hạn chế các quy trình kinh doanh hiện tại của họ như thế nào. Ngoài ra, Summit 7 còn cung cấp bản phân tích chi tiết về kiến trúc bảo mật hiện có cho nội dung trong môi trường.

Bằng cách sử dụng dữ liệu này, Summit 7 đã có thể tạo ra một thiết kế kiến trúc thông tin và bảo mật bao gồm tất cả nội dung trong môi trường SharePoint 2010 của Yorktown. Sử dụng trải nghiệm hiện đại với SharePoint Online, thiết kế kiến trúc thông tin đã cung cấp các khu vực cho các nhóm công ty xuất bản nội dung có liên quan như thông báo tin tức, chính sách, thủ tục, thông tin du lịch và biểu mẫu bảo mật cho đối tượng Yorktown rộng hơn bằng cách sử dụng các trang liên lạc. Các site nhóm được sử dụng để cung cấp cho các nhóm nội bộ khả năng cộng tác và chia sẻ nội dung liên quan đến nhóm của họ một cách nhanh chóng và hiệu quả. Các trang Hub đã kết hợp thiết kế tổng thể lại với nhau bằng cách cung cấp cấu trúc phân cấp cho nội dung và việc sử dụng phân loại trang cho phép người dùng cuối giải thích đơn giản về loại nội dung được lưu trữ trong các trang và nhóm. Summit 7 đã triển khai thiết kế Yorktown và cấu trúc địa điểm ban đầu cho từng địa điểm trong môi trường bằng cách sử dụng thiết kế địa điểm.

Với kiến trúc thông tin mạnh mẽ được thiết kế và triển khai, Summit 7 đã hợp tác chặt chẽ với Yorktown IT để thực hiện di chuyển nội dung theo từng đợt nhằm cho phép nhóm CNTT giúp người dùng dễ dàng tiếp cận giao diện hiện đại, hiểu nội dung của họ ở đâu và cách truy cập nội dung đó. Vì một nhóm hoặc nhóm Yorktown đã di chuyển nội dung của họ từ SharePoint 2010 sang SharePoint Online, Summit 7 sẽ xác thực nội dung đó với họ và bộ phận CNTT của Yorktown sẽ làm việc trực tiếp với người dùng cuối để giúp họ làm quen với cách làm việc mới.

Đối với Yorktown, cách tiếp cận này rất thành công và đảm bảo sự chấp nhận của người dùng trong toàn tổ chức. Summit 7 đã hợp tác chặt chẽ với Yorktown để đảm bảo quản trị viên CNTT hiểu rõ về nền tảng Office 365 và toàn bộ khả năng của nó. Summit 7 cung cấp sự cố vấn cho Yorktown IT, cho phép họ hợp tác chặt chẽ với người dùng trong toàn tổ chức để vượt qua các thách thức và thúc đẩy hơn nữa việc sử dụng nền tảng này. Cuối cùng, bằng cách hợp tác chặt chẽ với Summit 7, nhóm CNTT đã trở thành một bên liên quan không thể thiếu trong thành công chung của nền tảng trong Tập đoàn Hệ thống Yorktown.

Kết quả

Với sự hỗ trợ của Summit 7, Yorktown đã thiết lập một nền tảng dễ tiếp cận để tăng cường sự hợp tác nhóm và tương tác giữa các nhân viên. Dữ liệu tổ chức trở nên dễ tiếp cận hơn đối với người dùng thông qua Tìm kiếm SharePoint và việc sử dụng Microsoft Graph. Bằng cách xác định và hợp nhất người dùng vào Nhóm Office 365 dựa trên cơ cấu doanh nghiệp và nhóm nội bộ, quản trị viên CNTT của Yorktown đã tiết kiệm thời gian nhờ giảm bớt khả năng quản lý bảo mật người dùng. Tất cả những điều này cho phép nhân viên Yorktown xử lý công việc kinh doanh của họ hiệu quả và liền mạch hơn đồng thời mang lại cho ban lãnh đạo Yorktown niềm tin rằng dữ liệu của công ty được bảo mật.