Trường đại học sử dụng Yammer làm công cụ quản lý thay đổi cho việc di dời khuôn viên trường

Bản tóm tắt

Đại học Western Sydney là một trường đại học đa cơ sở của Úc ở khu vực Greater Western của Sydney. Đây là nhà cung cấp các bằng cấp đại học, sau đại học và nghiên cứu cao hơn với bảy cơ sở trên toàn khu vực và hiện được xếp hạng trong 400 trường đại học hàng đầu trên thế giới.

Quyết định phân phối thông tin trên một diễn đàn xã hội công cộng như Yammer, thay vì các hình thức liên lạc truyền thống như email và ủy ban, là để kiểm tra giả thuyết rằng việc trao quyền cho nhân viên tuyến đầu bằng thông tin sẽ mang lại cơ hội cho quá trình quản lý thay đổi. Cố vấn chiến lược cấp cao và Giám đốc dự án, Christine Croser, cho biết Western đang đại tu các hệ thống, quy trình và sản phẩm với tốc độ chóng mặt và cho biết điều quan trọng là phải chia sẻ thông tin một cách cởi mở.
“Các dự án của chúng tôi không còn tuyến tính nữa, không thể như vậy được. Mọi quyết định đều được kết nối với ít nhất 10 hoạt động khác trong toàn trường,” cô nói.

Thử thách

Khi Đại học Western Sydney (Western) xây dựng cơ sở cao tầng gần đây nhất, tòa nhà Ngara Ngura, trường đang di chuyển nhân viên và sinh viên từ các cơ sở rộng lớn ở ngoại ô có sân chơi, cơ sở thể thao, bãi đỗ xe và văn phòng đến khu thương mại trung tâm sầm uất ở Liverpool. , ở phía tây nam Sydney. Trước đây, trường đại học đã thuê các chuyên gia tư vấn quản lý thay đổi để hỗ trợ những bước di chuyển tương tự trong khuôn viên trường. Nhưng với lực lượng lao động trải khắp 11 cơ sở, các hội thảo và ủy ban đã tỏ ra kém hiệu quả hơn mong đợi cả về số lượng người tham dự, phổ biến thông tin và khả năng tận dụng các dự án khác trong trường đại học.

Bà Croser đã quyết định sử dụng Yammer, được hỗ trợ bởi phân tích từ SWOOP, làm nền tảng phân phối thông tin nhằm trao quyền cho nhân viên đưa ra quyết định theo cách cảm thấy dễ dàng và không phải là gánh nặng thêm.

Thủ thư của trường đại học vào thời điểm đó, Michael Gonzalez, được giao nhiệm vụ di dời nhân viên thư viện và một bộ sưu tập thư viện khổng lồ.

“Đó phải là sự giao tiếp cởi mở, diễn ngôn cởi mở, trả lời một lần, có thể truyền đạt thông tin đến mọi người theo cách giống nhau để không có điều gì bị hiểu lầm. Để ghi nhận công lao của mình, cô ấy (bà Croser) đã chọn Yammer làm nền tảng để thực hiện điều đó,” anh nói.

Chiến lược

Bà Croser cho biết việc thử nghiệm một hình thức quản lý thay đổi mới, ít truyền thống hơn sẽ ít rủi ro hơn khi kết hợp với SWOOP Analytics.
SWOOP cung cấp dữ liệu thời gian thực, hiển thị các hành vi trực tuyến, xác định những người có ảnh hưởng, đánh giá mức độ tương tác giữa các giám đốc điều hành và nhân viên tuyến đầu, đồng thời theo dõi tình cảm trong mạng.

SWOOP cho bạn biết thời điểm mọi người đăng bài, tìm thấy các chủ đề nóng, hiển thị tình trạng của mạng, các bài đăng hấp dẫn nhất và đưa ra lời khuyên cho mọi nhân viên về cách cải thiện hoạt động cộng tác trực tuyến của họ.

Để đảm bảo mọi cá nhân có thể hiểu được hành vi hợp tác trực tuyến của riêng mình, SWOOP đã xác định năm cá tính – Người quan sát (không hoạt động), Người phát sóng (người gửi tin nhắn nhưng không tham gia), Người phản hồi (thích phản ứng với cuộc trò chuyện hơn là bắt đầu cuộc trò chuyện). ), Chất xúc tác (cuộc trò chuyện hạt giống) và nhân vật có nhiều khát vọng nhất, Engager (kết nối và duy trì các mối quan hệ).

Cô Croser đã sử dụng SWOOP để báo cáo chính thức với Ban Quản trị Đại học về mức độ tương tác của nhân viên với nội dung trên Yammer, các ví dụ về cộng tác và ai đang kết nối với ai.

Kết quả

Bà Tyson cho biết việc sử dụng Yammer và SWOOP, đồng thời kết hợp chúng với công nghệ kỹ thuật số khác, đã mang lại kết quả kinh doanh tốt hơn, chẳng hạn như tiết kiệm thời gian trong ngày làm việc bằng cách không phải thường xuyên di chuyển đến các cơ sở khác để họp. Tất cả điều này đã dẫn đến một sự thay đổi trong văn hóa.

Bà nói: “Văn hóa đã đạt được sự cân bằng thực sự thú vị giữa hiệu suất và hiệu quả.

Đọc nghiên cứu trường hợp đầy đủ