Gã khổng lồ quảng cáo cải thiện năng suất và sự hài lòng của nhân viên với giải pháp cộng tác trên nền tảng đám mây

Bản tóm tắt

Công ty quảng cáo khổng lồ toàn cầu Wavemaker có trụ sở tại London, Anh, với 138 văn phòng tại 90 quốc gia. Để giúp nhân viên giao tiếp và làm việc hiệu quả trên quy mô toàn cầu, công ty đã thiết lập Cách thức làm việc mới bằng cách sử dụng Microsoft Office 365. Wavemaker đã nhận thấy những lợi ích về năng suất, tính bảo mật, tính di động và sự hài lòng của nhân viên. Công ty tin rằng những nhân viên hạnh phúc sẽ sáng tạo hơn và làm việc hiệu quả hơn, vì vậy họ rất vui khi thấy họ hào hứng như thế nào với các công cụ và quy trình mới có sẵn cho mình.

Được hình thành từ sự hợp nhất của hai công ty quảng cáo thành công – MEC và Mexus – nhân viên của Wavemaker đã trải qua nhiều thách thức kinh doanh đến từ việc hợp nhất hai cơ sở hạ tầng CNTT. Đang tìm kiếm một giải pháp cho phép cộng tác và chia sẻ kiến thức tốt hơn trong toàn doanh nghiệp, Wavemaker đã tìm đến đối tác đáng tin cậy của Microsoft, AddIn365 để được trợ giúp.

Thử thách

Wavemaker được hình thành từ sự sáp nhập của hai công ty quảng cáo thành công—MEC và Maxus—và có những thách thức đến từ việc sáp nhập hai cơ sở hạ tầng CNTT. Rất nhiều giao tiếp của công ty được thực hiện qua email và điều này không hiệu quả - các tệp được chuyển đi gửi lại dưới dạng tệp đính kèm và nhiều phiên bản có thể bị nhầm lẫn. Việc định vị và truy cập các tập tin cũng có thể khó khăn. Lily McCann, Giám đốc Dữ liệu và Công nghệ của Wavemaker giải thích: “Mỗi công ty đều có hệ thống lưu trữ tệp riêng. “Vì vậy, để mở một tệp và xem nó, trước tiên bạn cần phải tìm nó và sau đó có quyền truy cập vào nó. Nó thực sự không hiệu quả.”

Wavemaker có quyền truy cập vào Microsoft Office 365 thông qua công ty mẹ của nó, Group M, chi nhánh quản lý đầu tư truyền thông toàn cầu của WPP, công ty hàng đầu thế giới về dịch vụ quảng cáo và tiếp thị. Wavemaker nhận thấy tiềm năng to lớn trong Microsoft OneDrive for Business, SharePoint Online và Teams trong việc giúp thiết lập các phương pháp làm việc mới. Kaganovsky cho biết: “Chúng tôi quyết định chuyển mọi thứ vào đám mây”. “Nó mang lại cho chúng tôi mức độ linh hoạt mà trước đây chúng tôi chưa từng có. Nếu chúng tôi muốn truyền một tệp 100 megabyte, chúng tôi chỉ cần đặt nó vào OneDrive—chúng tôi không sử dụng ổ USB hoặc tệ hơn nữa là sử dụng các phương thức truyền tệp miễn phí không bảo mật trên internet.”

Công ty cũng muốn làm cho công việc của nhân viên trở nên bổ ích hơn bằng cách giải phóng họ khỏi những công việc tẻ nhạt và cho họ nhiều thời gian hơn để tập trung vào những điều khiến họ hào hứng đến làm việc mỗi ngày. Kaganovsky nói: “Theo cách làm việc cũ, bạn sẽ soạn một tài liệu và sau đó gửi nó qua email cho tất cả các bên liên quan. “Sau đó, mọi người sẽ chỉnh sửa, lưu một bản sao cục bộ và gửi lại qua email. Sau đó, bạn phải lấy tất cả các phiên bản đó, kết hợp chúng lại và gửi chúng trở lại. Đó chỉ là một sự lãng phí thời gian nhàm chán. Điều gì sẽ xảy ra nếu có một cách mà mọi người có thể cộng tác đồng thời trên một phiên bản duy nhất của tài liệu?”

Chiến lược

Wavemaker coi Office 365 là một bộ công cụ được tích hợp tốt giúp nhân viên hoàn thành công việc hàng ngày của họ dễ dàng hơn. Để cung cấp cho nhân viên một điểm truy cập dễ dàng và đơn giản vào bộ Office 365, công ty đã triển khai AddIn Work Hub từ Đối tác AddIn365 của Microsoft. Work Hub cung cấp cho mỗi nhân viên một cổng thông tin được cá nhân hóa cho tất cả các ứng dụng Office 365, bên cạnh nền tảng giao tiếp nội bộ của công ty. Anastasia Donchenko, Trưởng nhóm Chuyển đổi Kinh doanh tại Wavemaker cho biết: “Work Hub giống như cánh cửa dẫn đến tất cả các phòng khác nhau của Office 365 mà chúng tôi đang sử dụng”. “Không ai cần phải nhớ đơn đăng ký ở đâu hoặc làm cách nào để đến đó.”

Tại Wavemaker, điều quan trọng là tất cả nhân viên đều có quyền truy cập dễ dàng vào các tệp họ cần khi họ cần—cho dù đó là nội dung sáng tạo cho chiến dịch quảng cáo của khách hàng hay tệp kinh doanh cho các hoạt động nội bộ. Wavemaker đã nhận thấy rằng OneDrive là một giải pháp tuyệt vời để cho phép truy cập đó và thực hiện điều đó một cách an toàn cao. Nhân viên tích hợp có thể lưu và truy cập các tệp bằng OneDrive từ bất kỳ thiết bị nào—ngay cả khi họ không kết nối với mạng nội bộ—bằng ứng dụng khách đồng bộ hóa cho hệ điều hành Windows hoặc Macintosh.

Do đó, nhân viên nội bộ có thể dành nhiều thời gian hơn tại địa điểm của khách hàng mà vẫn truy cập được tất cả nội dung của họ. Caroline Tran, Đối tác cấp cao tại Wavemaker, cho biết: “Có một ngày tôi đang ở văn phòng khách hàng và CFO của chúng tôi đã gửi email cho tôi để thông báo rằng anh ấy không thể tìm được một hợp đồng quan trọng nào”. “Tôi đã lưu nó bằng OneDrive nên tôi có thể đăng nhập và chuyển tiếp nó cho anh ấy. Nó đã cứu rỗi cả ngày và khiến anh ấy trông thật tuyệt vì tôi có thể đưa nó cho anh ấy một cách nhanh chóng và dễ dàng.”

Hiện tại, 100% nhân viên tham gia đã sử dụng OneDrive và Teams, điều đó có nghĩa là không còn gửi tệp đính kèm qua email hoặc gặp rủi ro về năng suất do các vấn đề kiểm soát phiên bản. McCann cho biết: “Một trong những chỉ số hiệu suất chính mà tôi đang xem xét là thời gian mọi người không còn tốn thời gian để mở tệp đính kèm, lưu, lưu lại và gửi lại chúng nữa”. “Tôi ước tính việc này có thể mất khoảng 20 phút mỗi ngày và tôi hy vọng điều đó sẽ cải thiện khi mọi người quen hơn với các công cụ mới. Tôi có thể thấy tất cả nhân viên tiết kiệm nửa ngày mỗi tuần thông qua các công cụ giao tiếp hiệu quả hơn. Đối với tôi đó là một mục tiêu rất có thể đạt được.”

Các nhóm Wavemaker cũng đang sử dụng các trang liên lạc SharePoint để xuất bản nội dung cho các nhóm kinh doanh sử dụng làm tài liệu tham khảo trong công việc của họ. Họ cũng thiết lập một trang liên lạc an toàn nơi họ có thể cung cấp cho khách hàng thông tin cập nhật liên tục về dự án, thay vì bắt họ phải chờ email tóm tắt vào cuối tuần. Họ cũng có thể sử dụng các trang web để kiểm soát việc phân phối và bảo mật thông tin dự án.

McCann cho biết: “Các nhóm cá nhân cũng có thể sử dụng Teams để chia sẻ công việc với khách hàng mà họ chưa sẵn sàng chia sẻ với toàn bộ bộ phận”. Các trang web cho phép chúng tôi xem liệu tệp đã được mở hay chưa và chúng cung cấp cho chúng tôi nhiều quyền sở hữu và kiểm soát hơn đối với những gì chúng tôi chia sẻ.”

Kết quả

Wavemaker bắt đầu quá trình chuyển đổi sang Office 365 vào tháng 11 năm 2017 với thí điểm AddIn Work Hub và phương pháp giới thiệu AddIn365 tại một thị trường ở Anh với ba nhóm quảng cáo. Sau khi triển khai thành công, các chiến lược và phần mềm đã được triển khai tới 8 thị trường khác của công ty, chiếm 80% doanh thu của công ty. Wavemaker hiện đã tuyển dụng 50% tổng số nhân viên của mình—tức là hơn 3.500 người chỉ trong sáu tháng—và có kế hoạch hoàn thành quá trình triển khai vào cuối năm 2018.

Thông qua hiệu quả đạt được với Office 365, nhân viên tích hợp của Wavemaker có được sự linh hoạt hơn và trải nghiệm làm việc tốt hơn. Kaganovsky nói: “Chúng tôi muốn mọi người có được sự cân bằng tốt giữa công việc và cuộc sống. “Dự án này mang đến cho chúng tôi sự linh hoạt—và Office 365 đang hỗ trợ tính di động—để họ có thể tìm thấy sự cân bằng đó. Giờ đây mọi người có thể làm việc tại nhà, quán cà phê, phòng trưng bày nghệ thuật hoặc bất cứ nơi nào họ muốn. Trước đây họ không thể làm được điều đó và điều đó giúp họ sáng tạo hơn.”

Đọc nghiên cứu trường hợp đầy đủ