Dịch vụ chăm sóc sức khỏe tại nhà tạo ra quy trình làm việc lành mạnh hơn để cải thiện việc chăm sóc bệnh nhân

Bản tóm tắt

Dịch vụ Y tá Thăm khám & Nhà tế bần của Suffolk (VNSHS) phục vụ cộng đồng của mình ở New York với dịch vụ chăm sóc y tế tận tình tại nhà. Các nhân viên chăm sóc cho nhiều bệnh nhân tại hiện trường và tổ chức phi lợi nhuận này cần một phương pháp kỹ thuật số để theo dõi các quy trình, liên lạc giữa các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc và cải thiện khả năng di chuyển của nhân viên. VNSHS đã sử dụng Microsoft Flow và Office 365 để tự động hóa quy trình công việc và tiêu chuẩn hóa cách nhân viên Tuyến đầu nhận thông báo. Không cần phải làm thêm giấy tờ và đi lại, các y tá giờ đây có thể dành nhiều thời gian hơn cho bệnh nhân và đảm bảo dịch vụ chăm sóc nhất quán, chất lượng cao.

Thử thách

Xác định những thách thức của việc chăm sóc y tế tại nhà nhất quán

Bệnh viện không phải là nơi duy nhất mà bệnh nhân cần được chăm sóc y tế hoặc là nơi các bác sĩ lâm sàng dành nhiều thời gian và điều trị tận tâm. Dịch vụ Y tá Thăm khám & Nhà tế bần của Suffolk (VNSHS) cử nhân viên Tuyến đầu của mình như y tá lành nghề, nhà vật lý trị liệu và nhà trị liệu nghề nghiệp đến chăm sóc bệnh nhân tại nhà của họ. Có trụ sở tại Northport, New York, tổ chức phi lợi nhuận này cũng cung cấp dịch vụ chăm sóc cuối đời để kiểm soát cơn đau của bệnh nhân và đảm bảo sự thoải mái cho họ vào cuối đời.

Đó là những công việc quan trọng và không phải lúc nào cũng dễ dàng. Ngoài những trách nhiệm đó, các y tá của VNSHS và các nhân viên khác còn phải theo dõi một lượng dữ liệu đáng kinh ngạc trong suốt 90.000 lượt thăm khám của 3.000 bệnh nhân chăm sóc tại nhà và 600 bệnh nhân được chăm sóc cuối đời mỗi năm.

Nhân viên tuyến đầu phải hoàn thành tất cả các báo cáo tiếp nhận và sự cố trên giấy, mang hồ sơ đến văn phòng rồi quay lại hiện trường. “Việc mang giấy tờ về văn phòng mất rất nhiều thời gian và có thể thất lạc mọi thứ. Alvin Ledwidge, Chuyên gia hệ thống tại Dịch vụ Y tá Thăm khám & Nhà tế bần ở Suffolk, cho biết vì chúng tôi không có bản ghi kỹ thuật số nhất quán về các quy trình của mình nên các bước sẽ bị bỏ sót.

Khi nhân viên tiếp nhận một bệnh nhân hoặc nộp báo cáo, họ phải thêm thủ công tên của tất cả nhân viên có liên quan vào email để thông báo cho mọi người. Một nhân viên đôi khi có thể bị bỏ rơi. Ledwidge cho biết: “Với hệ thống trước đây của chúng tôi, mọi thứ có thể bị bỏ qua, chẳng hạn như nhà trị liệu hoặc nhân viên xã hội không nhận được thông báo và lỡ cuộc hẹn”. “Bệnh nhân và gia đình họ bày tỏ rất nhiều cảm xúc xung quanh việc lỡ hẹn. Chúng tôi cần một cách để đáp ứng một cách nhất quán hơn cam kết của mình trong việc cung cấp dịch vụ chăm sóc vượt trội mà bệnh nhân của chúng tôi xứng đáng được hưởng.”

Chiến lược

Tập trung dữ liệu và lặp lại đúng nhân viên

VNSHS muốn số hóa các quy trình của mình và đảm bảo ngay từ đầu các nhân viên có liên quan đã được đưa vào kế hoạch chăm sóc từng bệnh nhân. Vào tháng 7 năm 2017, tổ chức đã quyết định sử dụng Luồng Microsoft để tạo ra quy trình làm việc tự động. Đồng thời, VNSHS đã thông qua Microsoft Office 365 và kết nối Microsoft Flow với Microsoft SharePoint Online. Giờ đây, để báo cáo sự cố, tiếp nhận và theo dõi từ xa các dấu hiệu sinh tồn của bệnh nhân, VNSHS sử dụng 12 luồng cụ thể mà VNSHS đã xây dựng cho các quy trình lâm sàng và kinh doanh quan trọng nhất của mình.

Ledwidge và nhóm của ông đã tạo danh sách SharePoint với đội ngũ nhân viên, nhóm và người quản lý phù hợp cho các dịch vụ cụ thể. Nhân viên điền vào biểu mẫu quy trình công việc trong Biểu mẫu Microsoft hoặc PowerApps, kết nối với danh sách SharePoint và Microsoft Flow. “Bằng cách sử dụng Microsoft Flow, chúng tôi đã thực hiện các quy trình dành cho nhân viên tuyến đầu nhanh hơn rất nhiều. Họ bớt lo lắng hơn về những người có trong email—họ chỉ cần điền vào biểu mẫu quy trình làm việc và biết rằng nhân viên và người giám sát phù hợp sẽ tự động được đưa vào.”

Trước đây, nhân viên phải cập nhật ghi chú từ hồ sơ y tế điện tử, nhưng nhân viên tiếp theo trong quá trình chăm sóc sẽ không được thông báo cho đến khi quá trình cập nhật hoàn tất—việc này có thể mất hai hoặc ba ngày. Ledwidge cho biết: “Giờ đây với Microsoft Flow, khi nhân viên tuyến đầu của chúng tôi bắt đầu điền vào biểu mẫu PowerApps, nó sẽ thông báo cho những người khác về loại dịch vụ mà bệnh nhân cần tiếp theo”. “Bằng cách đó, nhân viên có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên và lập kế hoạch phù hợp, giúp giảm căng thẳng, xáo trộn vào phút cuối và nguy cơ bỏ lỡ các cuộc hẹn.”

Kết quả

Giảm thời gian hành chính, cải thiện việc chăm sóc bệnh nhân

Tất cả 250 nhân viên đều có quyền truy cập vào Microsoft Flow, bao gồm 180 nhân viên tuyến đầu sử dụng công cụ này trên iPad. Mỗi lần nhập học, nhân viên tiết kiệm được 15 đến 20 phút giấy tờ. Nhân viên đánh giá cao rằng giờ đây họ có thể ghi chú theo thời gian thực, biết rằng nhân viên phù hợp được cập nhật và tránh phải lái xe qua lại giữa văn phòng và nhà bệnh nhân.

Ledwidge kết luận: “Microsoft Flow là chất keo gắn kết mọi thứ lại với nhau”. “Trước đây, chúng tôi mất thời gian quý báu để chuyển tài liệu đến văn phòng và cố gắng truyền đạt kế hoạch chăm sóc. Bây giờ nhân viên dành ít thời gian hơn để làm thủ tục giấy tờ và có nhiều thời gian hơn để chăm sóc bệnh nhân.”

Tìm hiểu thêm về Đến thăm Dịch vụ Y tá & Nhà tế bần ở Suffolk TRÊN Facebook Và LinkedIn.

Đọc nghiên cứu trường hợp đầy đủ