United Church of Canada kết nối cộng đồng của mình với Office 365, SharePoint, Dynamics 365 và Protiviti

Bản tóm tắt

Giáo hội Thống nhất Canada là một tổ chức Trưởng lão và Giám lý hợp nhất bốn nhà thờ trên khắp Canada. Giáo hội phục vụ hơn 3.000 cộng đồng đức tin và 8.000 mục sư (cả đang hoạt động và đã nghỉ hưu) trên khắp đất nước. Sau khi dựa vào sự kết hợp của các hệ thống kế thừa đã bị ngắt kết nối, United Church of Canada đã sẵn sàng triển khai một nền tảng thống nhất hiện đại để quản lý tốt hơn các hoạt động của nhà thờ và cung cấp các dịch vụ kỹ thuật số.

Thử thách

United Church of Canada đã sử dụng nhiều hệ thống tại chỗ và cơ sở dữ liệu cũ được tách biệt với nhau. Do thiếu sự kết nối giữa các hệ thống, nhân viên CNTT, tài chính, quốc gia và hoạt động của Giáo hội thường phải xử lý các kho thông tin, gây khó khăn cho việc phục vụ các mục sư và cộng đồng của Giáo hội một cách hiệu quả. Ví dụ: để cập nhật thông tin liên hệ của họ, các mục sư được yêu cầu gửi tài liệu qua đường bưu điện cho Giáo hội và một nhân viên của Giáo hội chịu trách nhiệm cập nhật thông tin liên hệ đó trên tất cả các hệ thống.

United Church of Canada muốn có khả năng cập nhật thông tin trên toàn hệ thống một cách dễ dàng, đồng thời cung cấp cho các mục sư và cộng đồng của mình những cách thức cộng tác với Giáo hội trực tuyến và thông qua nền tảng di động.

Chiến lược

United Church of Canada đã làm việc với Protiviti trong lộ trình tham gia kéo dài 3 tháng nhằm chuyển đổi và hiện đại hóa việc quản lý hoạt động của nhà thờ và cung cấp dịch vụ kỹ thuật số. Là một phần của dự án này, các nhóm trong tổ chức quốc gia đã làm việc với Protiviti để thảo luận về các điểm yếu, hệ thống hiện có và kế thừa cũng như các trường hợp sử dụng chính cho nền tảng hiện đại mới.

Được trang bị lộ trình và đề xuất cho nền tảng kỹ thuật số mới, Church và Protiviti bắt đầu đánh giá các giải pháp được lưu trữ trên đám mây với khả năng truy cập di động, trung tâm dữ liệu của Canada, khả năng tự động hóa và khả năng của trang web hiện đại. Sau khi đánh giá các lựa chọn của mình, Church đã chọn xây dựng nền tảng mới của mình với các giải pháp Microsoft Cloud, bao gồm SharePoint, Dynamics 365, Teams, Forms, Flow, PowerApps và Power BI, đồng thời tận dụng mức giá dành cho tổ chức phi lợi nhuận của Microsoft.

Protiviti đã sử dụng các trang hiện đại Microsoft SharePoint và SharePoint để cung cấp cho các mục sư và cộng đồng tín ngưỡng trải nghiệm cổng thông tin tự phục vụ độc đáo cho phép di chuyển và tăng cường sự tương tác với các nhân viên cấp bộ trên toàn quốc. Microsoft Teams được sử dụng để cung cấp các công cụ cộng tác được quản lý và không gian làm việc trực tuyến cho hơn 50 ủy ban hội thánh. Ngoài ra, Giáo hội sử dụng Microsoft PowerApps và Flow để thu thập dữ liệu hiệu quả và chính xác hơn cũng như đạt được hiệu quả thông qua tự động hóa quy trình kinh doanh. Để hoàn thiện giải pháp hiện đại này, Protiviti đã di chuyển việc quản lý dữ liệu liên hệ của Giáo hội sang Microsoft Dynamics 365, hiện đóng vai trò là hệ thống hồ sơ của tổ chức đối với tất cả thông tin liên hệ của nhà thờ. Các trang hiện đại Microsoft SharePoint và SharePoint cũng được sử dụng để cung cấp cho nhân viên Giáo hội tại văn phòng quốc gia và văn phòng hội đồng khu vực một mạng nội bộ mới của tổ chức, cho phép cộng tác tốt hơn trong toàn tổ chức.

Kết quả

Với việc triển khai hệ thống mới, United Church of Canada giờ đây có thể truy cập hệ thống của họ dễ dàng hơn từ mọi nơi - tại chỗ, trực tuyến hoặc trên thiết bị di động - và có quyền truy cập vào thông tin chính xác và cập nhật cho cả mục sư và các cộng đồng đức tin. Giáo hội đang sử dụng nền tảng hiện đại mới để tăng cường hợp tác trên toàn quốc khi các cổng thông tin và công cụ truyền thông kết nối các mục sư và thành viên từ các cộng đồng đức tin của Giáo hội. Tác động dự kiến sẽ rất cao đối với các cộng đồng nông thôn và đối với các tín hữu trẻ tuổi của Giáo hội, những người giờ đây có thể kết nối với nội dung của Giáo hội bằng thiết bị di động.

Ngoài ra, nhóm CNTT của Church đang tận dụng khả năng tích hợp của giải pháp Microsoft Office 365 và nền tảng Azure. Họ rất vui khi dành ít thời gian hơn cho việc bảo trì và nâng cấp máy chủ tại chỗ vì họ sẽ có thể mở rộng hoặc tạo cơ sở dữ liệu mới một cách nhanh chóng và trên đám mây.