Proventeq giúp Bộ Giáo dục Vương quốc Anh giảm chi phí và đạt được tìm kiếm thông minh bằng cách chuyển sang SharePoint

Bản tóm tắt

Bộ Giáo dục Vương quốc Anh (DfE) chịu trách nhiệm về các dịch vụ và giáo dục dành cho trẻ em, bao gồm những năm đầu đời, trường học, chính sách giáo dục đại học và nâng cao, học nghề và các kỹ năng rộng hơn ở Anh.

DfE đang sử dụng ECHO, một phiên bản Meridio EDRMS tùy chỉnh làm kho lưu trữ siêu dữ liệu và tài liệu chính cho hệ thống thư tín công cộng của họ, hệ thống này đã hoạt động từ năm 2004 và lưu trữ hơn 7 triệu tài liệu. ECHO quản lý phức tạp và tốn kém, đồng thời khiến nội dung khó điều hướng, quản lý và phân phối cho cả các bên liên quan bên trong và bên ngoài.

DfE cũng có hơn 700.000 hình ảnh được quét yêu cầu chuyển đổi và phân loại toàn văn bản. Việc thiếu các phiên bản kỹ thuật số có thể tìm kiếm được của những mục này đã dẫn đến lỗ hổng về tính hoàn thiện của danh mục nội dung kỹ thuật số hiện có của bộ.

DfE đã quyết định chuyển nội dung của nó sang SharePoint để:

• Giảm tổng chi phí sở hữu quản lý thông tin
• Đạt được khả năng tìm kiếm thông minh cho các tài liệu và hình ảnh bản cứng
• Mang lại trải nghiệm liền mạch cho người dùng Office 365 hiện tại của bộ phận.

Thử thách

Hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp Meridio tùy chỉnh cao của DfE yêu cầu nhóm Proventeq phân tích chuyên sâu và kỹ thuật đảo ngược để đảm bảo rằng thiết kế di chuyển đã gói gọn phạm vi của dự án và đáp ứng tất cả các yêu cầu cụ thể của tổ chức. Những thách thức gặp phải bao gồm:

• Nền tảng kế thừa phức tạp: Ứng dụng dành riêng cho miền cụ thể của DfE yêu cầu kỹ thuật đảo ngược do thiếu chuyên môn quản trị nền tảng nội bộ.
• Siêu dữ liệu nguồn không nhất quán: Các loại tệp và tiện ích mở rộng được lưu trữ không chính xác, yêu cầu kiểm tra tệp kỹ lưỡng để xác định loại tệp chính xác trước khi di chuyển sang SharePoint.
• Chuyển đổi toàn văn bản quét hình ảnh: Hơn 700.000 hình ảnh được quét cần nhận dạng ký tự quang học và trích xuất toàn văn bản trước khi di chuyển sang SharePoint.
• Ngưỡng hệ thống mục tiêu: Cấu trúc mới cần được lấy từ siêu dữ liệu nội dung nguồn để tuân thủ các ngưỡng kỹ thuật của SharePoint.
• Khối lượng nội dung cao: Với hơn 7 triệu mục nội dung được lưu trữ trong nền tảng ECHO hiện có, DfE yêu cầu di chuyển toàn bộ nội dung sang SharePoint với độ chính xác hoàn toàn.

Chiến lược

Để vượt qua những thách thức do quá trình chuyển đổi từ phiên bản Meridio tùy chỉnh của DfE sang SharePoint đặt ra, Proventeq đã thực hiện kế hoạch dự án chuyển đổi và di chuyển nội dung gồm 5 giai đoạn phù hợp.

Khám phá & phân tích. Nhóm đã sử dụng khả năng phân tích và khám phá phong phú của Migration Accelerator để xác định khối lượng và mức phân phối thực sự của nội dung DfE. Trong giai đoạn này, họ đã xác định và giải quyết nhiều điểm mâu thuẫn trong nội dung nguồn và siêu dữ liệu liên quan.

Tối ưu hóa kiến trúc thông tin. Proventeq đã thực hiện phân tích chuyên sâu về cấu trúc tệp ECHO Meridio và lược đồ siêu dữ liệu, đồng thời thiết kế kiến trúc thông tin mục tiêu tối ưu. Hệ thống phân cấp thư mục của hệ thống nguồn đã vượt quá giới hạn độ dài URL của SharePoint. Nhóm đã giải quyết vấn đề này bằng cách tải tài liệu theo hệ thống phân cấp thư mục được rút ngắn.

Chuyển đổi OCR của các tập tin được quét. Các hình ảnh được quét của bộ có nhiều định dạng khác nhau, bao gồm các tệp PDF nhiều trang, hình ảnh độc lập, tài liệu viết tay và đánh máy. Proventeq trích xuất văn bản từ những hình ảnh này và hiển thị chúng dưới dạng siêu dữ liệu; làm cho nội dung có thể tìm kiếm được.

Phi công di cư. Để chứng minh rằng thiết kế di chuyển đáp ứng đầy đủ các mục tiêu dự án của DfE, Proventeq đã thực hiện giai đoạn di chuyển thí điểm. Điều này cho phép nhóm nội bộ của DfE đánh giá quá trình di chuyển và khả năng quản lý tài liệu SharePoint trong môi trường giống như sản xuất.

Di chuyển trực tiếp đầy đủ độ trung thực. Sau khi nhóm dự án nội bộ của DfE hài lòng với thiết kế di chuyển và kiến trúc hệ thống đích, Proventeq đã sử dụng Trình tăng tốc di chuyển để thực hiện quá trình di chuyển có độ chính xác hoàn toàn với quy trình kiểm tra cấp mục. Điều này đảm bảo rằng hơn 7 triệu mục đã được di chuyển thành công.

Kết quả

“Sự cộng tác tuyệt vời giữa Proventeq, các đồng nghiệp từ Ban Giám đốc Công nghệ, MPCD (bao gồm IICSA) và nhóm KIM, có nghĩa là chúng tôi đã cung cấp thành công giải pháp đáp ứng nhu cầu của DfE và sẽ tạo điều kiện cho các đồng nghiệp tìm kiếm thông tin dễ dàng hơn.” – Charlotte Saxon, Giám đốc Cung cấp CNTT, Bộ Giáo dục Vương quốc Anh

Giảm đáng kể chi phí hàng năm. Việc chuyển đổi sang SharePoint sẽ loại bỏ chi phí duy trì nền tảng ECHO, tiết kiệm cho Bộ khoảng 170.000 bảng Anh mỗi năm. Kiểm soát tốt hơn việc cung cấp và bảo mật sẽ giúp giảm chi phí bảo trì liên tục; tiếp tục giảm tổng chi phí dài hạn của quyền sở hữu cơ sở hạ tầng thông tin.

Nội dung thông minh hơn và tìm kiếm nhanh hơn. SharePoint đã trao cho DfE khả năng hợp nhất nội dung trong kho lưu trữ trực tuyến tập trung, dễ quản lý, quản lý và truy cập. DfE cũng tận dụng tối đa chức năng OCR của Migration Accelerator để thực hiện chuyển đổi toàn văn bản của hơn 700.000 tài liệu trước đây được lưu trữ dưới dạng hình ảnh không thể tìm kiếm được.

Sự kết hợp giữa hợp nhất, chuyển đổi văn bản OCR và phân loại thông minh này giúp người dùng DfE tìm thấy nội dung họ cần để tăng tốc độ cộng tác và đáp ứng những thách thức về trách nhiệm và quản trị của bộ phận.

Năng suất được nâng cao. Việc di chuyển sang SharePoint cho phép nhóm quản lý hồ sơ của DfE lập kế hoạch dài hạn hơn để bao gồm các nhãn lưu giữ và làm rõ hơn khi nào các mục có thể bị tiêu hủy; mang lại sự tiết kiệm thời gian đáng kể.

Giảm thiểu rủi ro mất nội dung. SharePoint đã loại bỏ nguy cơ mất nội dung do hệ thống ECM không được hỗ trợ trước đây của DfE gây ra nhờ khả năng quản trị nội dung tích hợp.

Đọc nghiên cứu trường hợp đầy đủ