Triangle Equities tận dụng SharePoint Online và Microsoft Flow để tự động hóa báo cáo của nhà đầu tư

Bản tóm tắt

Triangle Equities (Triangle) là một công ty phát triển bất động sản đầy đủ dịch vụ, có trụ sở tại Thành phố New York, sở hữu và quản lý hơn một triệu feet vuông bất động sản bán lẻ, nhà ở và khu phức hợp. Họ là công ty phát triển bất động sản hàng đầu ở Thành phố New York trong 30 năm qua. Triangle có nhiều dự án phát triển và bất động sản trên khắp Thành phố New York mà công ty sở hữu và vận hành, đồng thời nhận thấy rằng công nghệ tiên tiến hàng đầu là yêu cầu bắt buộc để cho phép họ tiến hành kinh doanh một cách hiệu quả. Tổ chức này đã dựa vào SharePoint Online và Office 365 trong vài năm, có mạng nội bộ công ty được xây dựng trong SharePoint Online, đồng thời là một cửa hàng của Microsoft.

Triangle Equities có quy trình thủ công tận dụng Microsoft Excel để quản lý và duy trì các nhiệm vụ liên quan đến yêu cầu báo cáo của nhà đầu tư. Những yêu cầu này bao gồm báo cáo tuân thủ, báo cáo tài chính và các hồ sơ quan trọng khác liên quan đến phát triển. Mặc dù Excel rất mạnh nhưng nó không sở hữu bất kỳ khả năng xử lý công việc, quản lý tác vụ và quản lý dự án nào mà họ yêu cầu. Ngoài ra, khả năng tự động tạo các nhiệm vụ định kỳ mới sau khi hoàn thành nhiệm vụ sẽ tiết kiệm thời gian cho mỗi dự án. SharePoint Online, với khả năng quản lý tác vụ mạnh mẽ, kết hợp với Microsoft Flow, sở hữu tất cả các chức năng mong muốn để tự động hóa quy trình thủ công này và từ đó, giảm số giờ công dành cho một tác vụ hoặc năng lực quản lý dự án.

Thử thách

Là một phần trong hoạt động của mình, các nhân viên của Triangle có nhiệm vụ báo cáo nhà đầu tư, bao gồm nhiều mục định kỳ bao gồm báo cáo tuân thủ, báo cáo tài chính, báo cáo lợi ích cộng đồng và báo cáo chi phí xây dựng. Ngày đến hạn cho các hạng mục này có thể thay đổi từ hàng tháng, hàng quý, nửa năm hoặc hàng năm, tùy thuộc vào nhiệm vụ.

Để quản lý nhiệm vụ báo cáo của nhà đầu tư, Triangle Equities đã sử dụng bảng tính Excel. Một trong những thách thức chính mà họ phải đối mặt là có nhiều thành viên trong nhóm tham gia vào các dự án khác nhau và mỗi người đều có ngày hết hạn riêng cho các nhiệm vụ liên quan. Người dùng cần có khả năng phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm và thông báo cho họ 15, 30, 60 và 90 ngày trước ngày đến hạn nhiệm vụ. Ngoài ra, tất cả các thành viên trong nhóm liên quan đến một nhiệm vụ sẽ nhận được email tự động vào thứ Hai hàng tuần, nêu bật các nhiệm vụ quá hạn cũng như các nhiệm vụ sẽ đến hạn trong tuần sắp tới.

Khi sử dụng Excel, sau khi các tác vụ định kỳ được đánh dấu là đã hoàn thành, cần phải can thiệp thủ công để thêm các tác vụ định kỳ mới cho chu kỳ định kỳ tiếp theo. Khi quản lý nhiều dự án, việc thực hiện các nhiệm vụ này tiêu tốn một lượng nhân công đáng kể. Khả năng tự động hóa quy trình này sẽ tăng thêm giá trị cho giải pháp báo cáo nhà đầu tư SharePoint.

Mặc dù Excel rất mạnh mẽ nhưng những yêu cầu tự động hóa cụ thể này lại vượt quá khả năng của nó. Lựa chọn hợp lý là tận dụng Microsoft Flow kết hợp với danh sách nhiệm vụ SharePoint tùy chỉnh để triển khai các yêu cầu.

Chiến lược

Longi Engineering đã triển khai mạng nội bộ trực tuyến SharePoint cho Triangle và được tất cả các đơn vị kinh doanh sử dụng trong toàn công ty. Tỷ lệ chấp nhận của người dùng rất cao và đến cuối quá trình triển khai, Longi Engineering đã chứng minh được khả năng sử dụng Flow, PowerApps và Power BI cho các thách thức kinh doanh khác.

Là một phần của quá trình triển khai, Microsoft Flow được sử dụng để triển khai thông báo cho người dùng 15, 30, 60 và 90 ngày trước khi nhiệm vụ đến hạn. Điều này giúp đảm bảo các thành viên trong nhóm có thể tránh bị trễ thời hạn vì giờ đây họ nhận thức rõ hơn về các nhiệm vụ sắp tới của mình cần giải quyết. Trong trường hợp một nhiệm vụ không được giải quyết trước ngày đến hạn, nhiệm vụ đó sẽ được đánh dấu màu đỏ và được liệt kê là nhiệm vụ đầu tiên trong danh sách. Microsoft Flow hàng tuần được thực thi để gửi email cho từng thành viên trong nhóm về trạng thái của các mục hiện tại, nêu bật các nhiệm vụ quá hạn. Sau khi hoàn thành các tác vụ định kỳ, Microsoft Flow sẽ được kích hoạt để tự động tạo một tác vụ mới với ngày đến hạn mới.

Kết quả

Việc triển khai Microsoft Flow đã giúp giảm đáng kể chi phí quản lý dự án và số giờ công dành cho mỗi dự án.