TransAlta hợp nhất và tiết kiệm chi phí với Microsoft 365 và VersaFile

Bản tóm tắt

TransAlta, một công ty điện lực tư nhân, đang trải qua quá trình chuyển đổi mạnh mẽ sang năng lượng tái tạo. Ngược lại, điều này sẽ thúc đẩy sự thay đổi trên tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp để trở nên cạnh tranh hơn và sử dụng các nguồn lực sẵn có để đáp ứng nhu cầu chuyển đổi của họ. Một lĩnh vực có thể thúc đẩy hiệu quả và tiết kiệm chi phí là thông qua việc hợp nhất các ứng dụng CNTT và chuyển sang đám mây.

Nhóm TransAlta đã làm việc với VersaFile để xuất và chuyển đổi nội dung cũng như siêu dữ liệu từ hệ thống Trình quản lý nội dung IBM được kết nối với SAP sang đám mây Microsoft 365. Mặc dù các giai đoạn bổ sung vẫn đang được lên kế hoạch nhưng phần lớn tổ chức đã đạt được lợi ích dễ sử dụng và đang cộng tác hiệu quả trong các hoạt động toàn cầu của họ bằng cách sử dụng bộ ứng dụng Microsoft 365 lớn hơn.

Thử thách

TransAlta có một số nguồn nội dung kinh doanh, bao gồm SharePoint, Trình quản lý nội dung IBM, SAP và Hệ thống tệp. Một lĩnh vực trọng tâm là Trình quản lý nội dung của IBM, nơi có nhiều nhóm đang sử dụng hệ thống này cho nhu cầu quản lý tài liệu hàng ngày. Người dùng nhận thấy hệ thống này khó sử dụng và chỉ để lưu trữ các loại nội dung rời rạc. Trong khi đó, tổ chức nhận thấy việc duy trì nền tảng tổng thể rất tốn kém và họ gặp khó khăn trong việc tìm kiếm các nguồn lực sẵn có để hỗ trợ nó. Không phải là một hệ thống hoàn chỉnh cho tất cả nội dung, người dân doanh nghiệp nói chung ngày càng sử dụng hệ thống ít hơn và kết quả là tổ chức ngày càng khó duy trì hệ thống.

TransAlta cần một giải pháp dựa trên đám mây duy nhất, dễ sử dụng và tiết kiệm chi phí. Kết quả cần thiết nhằm thỏa mãn nhu cầu người sử dụng và tiết kiệm chi phí. Ngoài ra, do một số nội dung được kết nối trực tiếp với dòng ứng dụng kinh doanh chính như SAP và các công cụ quản lý bản vẽ cốt lõi như AutoCAD và IBM Document Manager, điều quan trọng là TransAlta phải tìm ra giải pháp linh hoạt cho phép họ duy trì những nội dung đó. kết nối.

Chiến lược

TransAlta đã cam kết áp dụng phương pháp và ứng dụng Microsoft 365. Khi cần hợp nhất các hệ thống quản lý nội dung, việc chọn SharePoint làm một phần của bộ Office 365 là một quyết định dễ dàng và tiết kiệm chi phí.

Nhóm VersaFile, sử dụng các kỹ năng và công cụ IBM kế thừa của mình, đã giúp TransAlta phân đoạn nội dung và siêu dữ liệu trong hệ thống IBM hiện tại và sẵn sàng di chuyển. Loại nội dung cần chuyển đổi bao gồm từ Nhân sự, Tài chính đến Thỏa thuận và Hợp đồng thương mại.

Việc chuẩn bị nội dung một cách cẩn thận rất quan trọng vì các phần của tài liệu được liên kết với Hệ thống quản lý tài liệu (DMS) của SAP và được gắn với hệ thống kiểm soát tài liệu quản lý các bản vẽ CAD để bảo trì nhà máy.

Tiếp theo, nhóm trích xuất nội dung, phiên bản và siêu dữ liệu có liên quan bằng cách sử dụng các công cụ trích xuất và chuyển đổi IBM ECM độc đáo của VersaFile, đồng thời thực hiện các chuyển đổi cần thiết để sẵn sàng nhập vào SharePoint. Điều này bao gồm các bước sau:

• Đánh giá chất lượng dữ liệu
• Phương pháp làm sạch dữ liệu và thực hiện chống trùng lặp
• Ánh xạ dữ liệu và chuẩn bị di chuyển
• Xác thực và thử nghiệm dữ liệu

Nhóm TransAlta đã triển khai các giải pháp khác nhau trong Microsoft 365 và sau đó hoàn thành việc nhập nội dung và siêu dữ liệu vào hệ thống bằng các công cụ nội bộ.

Kết quả

Kết quả của nỗ lực này là phần lớn hồ sơ kinh doanh của TransAlta hiện nằm trong SharePoint. Mặc dù đại đa số người dùng chỉ có một giải pháp duy nhất để làm việc nhưng công ty hiện có một cách tiết kiệm chi phí hơn để hỗ trợ người dùng trong nhóm hỗ trợ doanh nghiệp của họ. Tiết kiệm chi phí nhờ ít đăng ký gia hạn phần mềm hơn cùng với chi phí hỗ trợ các giải pháp ngoại lệ không nằm trong tiêu chuẩn chính thống của công ty cũng ít hơn.