Công ty quy hoạch đô thị tăng cường hợp tác nhóm thông qua Microsoft 365 với sự trợ giúp của Cloudwell

Bản tóm tắt

Topology là một công ty cộng tác về quy hoạch đô thị và cộng đồng ở Newark, New Jersey với trọng tâm là phát triển lấy con người làm trung tâm và nhấn mạnh vào việc tiếp cận cộng đồng. Với vô số thiết bị khác nhau trên nhiều nền tảng khác nhau và lực lượng lao động cực kỳ di động, Topology cần một bộ cộng tác có thể đáp ứng tất cả các mục tiêu của họ. Bằng cách sử dụng Office 365 và các công nghệ hỗ trợ của nó, Cloudwell có thể tập trung hóa và đơn giản hóa hoạt động kinh doanh của họ.

Thử thách

Trước lần tham gia này, Topology đã sử dụng bộ Google Apps để thực hiện các nhiệm vụ và cộng tác hàng ngày. Điều này kém lý tưởng hơn vì việc quản lý việc chia sẻ và tổ chức tệp không thể quản lý được và dẫn đến nhiều phiên bản của cùng một tệp, bị mất tệp và chia sẻ tệp bên ngoài tràn lan. Ngoài Google Apps, Topology còn sử dụng nhiều công cụ của bên thứ 3 cho các hoạt động kinh doanh tiêu chuẩn như dịch vụ VoIP, gọi điện hội nghị, chấm công và quản lý tác vụ. Không có công cụ nào trong số này được thực hiện thông qua cùng một nhà cung cấp. Ngoài ra, Topology còn vận hành hoạt động của họ thông qua khoảng 90% thiết bị Apple. Điều này dẫn đến sự phụ thuộc vào Google Apps như một công cụ đa nền tảng hoạt động tốt với Mac OS X. Tổ chức này đã do dự khi coi Office 365 như một giải pháp do lo ngại rằng nó sẽ không tương thích với hầu hết phần cứng của họ. Cuối cùng, cơ cấu và sự giám sát quản lý mà SharePoint Online mang lại đã vượt qua những lo ngại.

Chiến lược

Do cấu trúc tệp không được quản lý và tính năng chia sẻ tài liệu trong Google Drive, bước đầu tiên của Cloudwell là xác định vị trí của tất cả các tệp sẽ được di chuyển. Sau khi quá trình này hoàn tất, Cloudwell đã di chuyển tất cả các tệp của tổ chức sang SharePoint Online và OneDrive. Quá trình di chuyển tất cả email của nhân viên sang Exchange Online diễn ra suôn sẻ nhờ các công cụ di chuyển Exchange Online. Với các tệp được di chuyển sang SharePoint, Cloudwell đã tạo ra một trang đích đơn giản để nhân viên quản lý các tệp của họ. Ứng dụng khách OneDrive dành cho Mac đã được cài đặt trên tất cả các máy tính Apple và người dùng được hướng dẫn đồng bộ hóa các thư mục họ sử dụng nhiều nhất.

Để cải thiện sự hợp tác của công ty, Microsoft Teams đã được sử dụng làm công cụ chính để chia sẻ thông tin giữa các nhân viên. Các nhóm được thành lập cho từng khách hàng với các kênh liên quan đến các dự án cụ thể. Với các nhóm cố thủ vững chắc trong các hoạt động hàng ngày, nhà cung cấp VoIP trước đây đã được thay thế bằng Microsoft Phone System. Tất cả nhân viên đều được cấp số điện thoại mới để sử dụng với khách hàng. Hội nghị Microsoft Phone cũng được kích hoạt để cho phép các cuộc gọi khách hàng liền mạch hơn.

Với sự quen thuộc với Office 365 ngày càng tăng, Topology trở nên sẵn sàng mở rộng sang các lĩnh vực kinh doanh khác. Một điều cần thiết khác là cơ sở dữ liệu tiếp thị và quản lý liên hệ. Cloudwell tận dụng Microsoft PowerApps với AI và SharePoint Online để phát triển Ứng dụng xây dựng danh sách liên hệ bằng cách chụp ảnh danh thiếp. Sau khi danh sách liên hệ này được tạo, Microsoft Flow sẽ được sử dụng để chạy các chiến dịch tiếp thị dựa trên cơ sở dữ liệu.

Kết quả

Bằng cách di chuyển sang bộ Office 365, Topology có thể nhận ra đầy đủ khả năng cộng tác trên đám mây đồng thời duy trì cấu trúc trong bộ lưu trữ tài liệu của họ. Microsoft Teams và Hệ thống Điện thoại tập trung liên lạc trong toàn tổ chức và với khách hàng trong khi ứng dụng tùy chỉnh của họ, sử dụng PowerApps và SharePoint Online, đã giúp họ theo dõi địa chỉ liên hệ của mình tốt hơn để sử dụng trong các chiến dịch tiếp thị.