Todd Energy tiếp thêm sinh lực cho nhân viên và đạt được năng suất cao hơn với Microsoft 365 và Lãnh đạo thông tin

Bản tóm tắt

Todd Energy là nhà sản xuất khí đốt tự nhiên 100% do New Zealand sở hữu và điều hành. Với các liên doanh ngoài khơi, Todd chịu trách nhiệm sản xuất hơn 50% năng lượng hydrocarbon của New Zealand. Kết hợp với Nova Energy, họ hiện đang tuyển dụng hơn 500 nhân viên trên khắp New Zealand.

Động lực kinh doanh cho quá trình chuyển đổi kỹ thuật số Office 365 của họ bao gồm: trở thành nhà tuyển dụng được lựa chọn bằng cách cải thiện sự gắn kết cộng tác và nhân viên; và giảm giá thành sản xuất. Ngoài ra, Todd Energy muốn hợp lý hóa hoạt động của mình và cung cấp cho nhân viên những công cụ thông tin họ cần để làm việc ở bất cứ đâu.

Giải pháp được triển khai sẽ tập hợp các thông tin và hoạt động rời rạc vào một nền tảng Office 365 dễ dàng được Power BI hỗ trợ. Kể từ khi đi vào hoạt động vào năm 2019, nhân viên – từ các nhóm công ty đến bảo trì tại hiện trường – đã tạo và sử dụng thông tin một cách liền mạch thông qua Microsoft Teams, SharePoint, Azure, Delve, Stream, OneNote, Planner và Power Platform.

Tính năng cộng tác giữa các phòng ban và địa điểm đã được kích hoạt giúp việc truy cập đúng nội dung vào đúng thời điểm, mọi nơi, mọi nơi trở nên dễ dàng và nhanh chóng. Các quyết định tốt hơn, thông qua việc cải thiện khả năng hiển thị thông tin và quy trình, đã được kích hoạt thông qua Power BI và Power Automate.

Russell Craig, Giám đốc Công nghệ Quốc gia của Microsoft New Zealand, tin rằng thành công của Todd Energy là lộ trình để các doanh nghiệp khác khám phá cách họ có thể sử dụng công nghệ kỹ thuật số để thống nhất các nhóm phân tán và đạt được những lợi ích đáng kể về năng suất và đổi mới.

Thử thách

Todd Energy phải đối mặt với hai thách thức chính; Thứ nhất, nhân viên bao gồm cả những người mới tuyển dụng và thế hệ trẻ ngày càng mong đợi những cách làm việc kỹ thuật số đơn giản. James Blair, Trưởng phòng Quản lý Thông tin và Công nghệ tại Todd Energy, tóm tắt “chúng tôiLực lượng lao động của chúng tôi có nhiều thế hệ và họ muốn gia nhập một tổ chức nơi họ có thể làm việc kỹ thuật số. Điều quan trọng là Todd phải có nền tảng cho phép họ làm được điều đó.”

Thứ hai, mọi người chia sẻ tập tin trên nhiều ổ đĩa mạng, ổ cứng, máy tính để bàn và nhiều mạng nội bộ khác nhau. Thông tin rời rạc đã ảnh hưởng đến sự cộng tác, năng suất và khả năng có được thông tin phù hợp trong tầm tay của nhân viên ngoài hiện trường.

Chuyên gia quản lý thông tin, Steph Richardson, nói “Công bằng mà nói thì không ai có một nơi nào để truy cập vào một nguồn tài liệu. Cuối cùng, chúng tôi đã sao chép các tập tin và vẫn có người truy cập vào ổ đĩa mạng.”

Todd Energy muốn dành thời gian để làm đúng và xây dựng một giải pháp lâu dài. Blair nói: “Trước đây khi triển khai SharePoint, IT chỉ tặng doanh nghiệp như một món quà và nói 'đây là giải pháp ECM'. Không có kiến trúc, nó chỉ được triển khai và phát triển một cách hữu cơ, trái ngược với cách thức có kế hoạch và có cấu trúc. Theo thời gian, điều này có nghĩa là mọi người không thể tìm thấy đồ của họ.” Lần này Todd Energy muốn dành nhiều thời gian hơn để có được kiến trúc phù hợp – vì họ biết việc cho phép nhân viên tìm và truy xuất nội dung là điều then chốt.

Đối với Todd Energy, đây cũng là một lĩnh vực rủi ro tiềm ẩn vì nó hoạt động trong một ngành được quản lý chặt chẽ và phải chịu nhiều cuộc kiểm toán hàng năm. Điều này cũng tác động đến lợi nhuận, làm tăng chi phí hoạt động.

Chiến lược

Công nghệ Microsoft Cloud và Office 365 được chọn làm nền tảng giải pháp. Lãnh đạo Thông tin, đối tác Vàng của Microsoft và chuyên gia Office 365, đã trở thành đối tác triển khai và cố vấn đáng tin cậy.

Blair tóm tắt lại, “Chúng tôi coi Lãnh đạo Thông tin là một đối tác thực sự; chúng tôi hợp tác với các tổ chức có tính chất hai chiều – không chỉ là sự sắp xếp giữa nhà cung cấp/nhà cung cấp. Chúng tôi muốn những người chúng tôi chọn làm đối tác sẽ trở thành một phần của nhóm.”

GIẢI PHÁP #1: TỔNG HỢP THÔNG TIN CHO MỌI NƠI LÀM VIỆC VÀ HỢP TÁC

Đối với nhân viên, việc tìm kiếm và truy xuất thông tin luôn là nguồn gây thất vọng. Giải pháp phải đơn giản để đáp ứng nhu cầu của họ. Blair nói: “chúng tôi cần thứ gì đó có thể đáp ứng yêu cầu của những người gặp khó khăn nhất về mặt kỹ thuật số trong tổ chức cho đến những người am hiểu công nghệ nhất…”

Todd Energy đặt mục tiêu hợp nhất các 'gói công việc' bảo trì của mình như một giải pháp ban đầu để cải thiện năng suất và mang lại trải nghiệm liền mạch cho nhân viên. Bằng cách tích hợp hệ thống bảo trì với Office 365, các thư mục cho từng dự án bảo trì sẽ được tạo tự động và nhân viên sẽ kéo và thả nội dung liên quan (phạm vi công việc, báo cáo, hợp đồng) vào thư mục. 'Gói công việc' đã được nhiều nhóm sử dụng và mọi người đều có thể truy cập nội dung trực tiếp mọi lúc mọi nơi.

“Khi mọi người đang tìm kiếm nội dung xung quanh một gói công việc cụ thể, họ chỉ cần nhập một con số và nó sẽ tự động hiển thị mọi thứ liên quan đến gói công việc đó. Đó là phần quan trọng đối với chúng tôi – sự tích hợp hệ thống bảo trì của chúng tôi,” Blair nói.

Ngoài các gói công việc, một mạng nội bộ mới đã được phát triển để tạo ra một ' nguồn của sự thật'. Được đặt tên một cách khéo léo là “The Sauce”, mạng nội bộ có thể truy cập được ở một nơi tất cả thông tin mà nhân viên của Todd cần để làm việc trong toàn tổ chức. Tất cả các tài nguyên giới thiệu đều được đặt trong một phần duy nhất có tên là “Làm việc tại đây”.

Richardson nói, “việc có một nơi dành cho những người mới bắt đầu truy cập vào tất cả các ứng dụng có sẵn trên khắp Todd Energy đã giúp họ làm quen với vai trò của mình dễ dàng hơn rất nhiều.”

GIẢI PHÁP #2: NHIỀU “TRÊN CÙNG TRANG” VỚI NHÓM MICROSOFT

Microsoft Teams đã là người thay đổi cuộc chơi trong việc điều hành các dự án và các sáng kiến khác. Ví dụ: Teams là cơ chế chính để nhóm dự án Lãnh đạo Thông tin và Năng lượng của Todd làm việc cùng nhau. Họ đã sử dụng tính năng trò chuyện, video và chia sẻ màn hình, OneNote, các tệp và danh sách được chia sẻ cùng với Planner – tất cả đều có trong giao diện Teams với mức giảm đáng kể việc sử dụng email.

Thành công này đã được phản ánh trong tổ chức rộng lớn hơn. Trong lĩnh vực Độ tin cậy và Tính chính trực, Nhóm là chìa khóa cho cách họ làm việc cùng nhau. Steve Smith, Giám đốc Độ tin cậy và Chính trực, cho biết: “Chúng tôi đã thiết lập khoảng tám đến mười địa điểm nhóm trong khu vực của tôi…Đó là điều mà mọi người đã thực sự áp dụng. Nó thực sự tốt cho sự hợp tác và sắp xếp cấu trúc xung quanh những gì chúng tôi đang làm.”

GIẢI PHÁP #3: NỀN TẢNG ĐIỆN DỰ ÁN GIAO HÀNG VÀ BẢO TRÌ CHỦ ĐỘNG HƠN

Power Platform cũng đang giúp Todd Energy thực hiện các dự án nhanh chóng và hiệu quả hơn. Thông tin chính của dự án được trích xuất và kết hợp với Power BI để nhân viên có được thông tin hữu ích và hữu ích.

Ví dụ: đối với 'Yêu cầu thay đổi nhà máy', giờ đây nhân viên có thể hình dung liệu các dự án có đúng tiến độ hay không và họ có thể xác định bất kỳ tắc nghẽn nào đang cản trở việc hoàn thành. Đội ngũ lãnh đạo có tầm nhìn rõ ràng về tiến độ, mức độ cung cấp nguồn lực và các số liệu quan trọng khác.

Được thúc đẩy bởi đội ngũ nhân viên chủ chốt, Power BI đã trao quyền cho nhân viên và trao khả năng cho doanh nghiệp với những người sử dụng nó.

GIẢI PHÁP #4: NƠI LÀM VIỆC HIỆN ĐẠI; ÍT GIẤY VÀ SẮP XẾP LÀM VIỆC LINH HOẠT ĐỂ CÂN BẰNG CÔNG VIỆC/ CUỘC SỐNG TỐT HƠN

Todd Energy có một nền văn hóa sôi động với nhiều cơ hội học hỏi và phát triển. Office 365 đã giúp họ tiến xa hơn nữa, làm việc dễ dàng hơn trong toàn tổ chức. Hannah Heberley, Cố vấn Truyền thông, cho biết:

“Chúng tôi có thể chia sẻ nhiều thông tin quan trọng, nghĩa là chúng tôi biết nhiều hơn về những gì đang diễn ra. Chúng tôi không chỉ là cộng sự, chúng tôi còn biết nhiều hơn về nhau, những gì mọi người đang làm và những gì mọi người tham gia - Tôi nghĩ chúng tôi có cùng quan điểm nhiều hơn.”

Kho lưu trữ video trung tâm của tất cả các video sử dụng Stream có thể dễ dàng truy cập và hỗ trợ nhân viên tự học. Giữ liên lạc với các nhân viên khác dễ dàng hơn bằng cách sử dụng Delve giúp cập nhật danh sách liên hệ và giúp bạn dễ dàng liên lạc.

LÀM VIỆC TỪ XA VÀ KỸ THUẬT SỐ là một lợi ích chính. Richardson nói:

“18 tháng trước, đội ngũ lãnh đạo đã in ra các tờ giấy để mang đến cuộc họp thứ Hai hàng tuần của họ. Giờ đây với việc sử dụng Surface Pros, tất cả chúng đều là thiết bị điện tử. Tôi nghĩ đó là sự kết hợp giữa công nghệ và những gì chúng tôi đang xây dựng trong phần mềm để thực sự giúp ích cho họ.”

Và đối với nhân viên, đó là giúp họ quản lý các nhu cầu công việc và gia đình. Heberley nói:

“Suy nghĩ ngay lập tức của tôi là thật tốt khi giờ đây tôi có thể làm mọi việc từ xa. Tôi không đơn độc trong cách làm việc của mình; Tôi làm việc bán thời gian, xung quanh trẻ em… có thể truy cập thông tin khi đang di chuyển, đó là điều mọi người mong đợi ngày nay – và thật tuyệt khi có thể cung cấp thông tin đó.”

Kết quả

Office 365 là công cụ thúc đẩy cộng tác, tăng năng suất và giảm rủi ro kỹ thuật tại Todd Energy. Ví dụ: nhân viên tại hiện trường có thể làm việc ở bất cứ đâu và truy cập nội dung gói công việc bảo trì thông qua thiết bị di động của họ. Nhân viên báo cáo rằng việc tìm thông tin với các gói công việc nhanh hơn 60% so với trước đây và tính khả dụng tại hiện trường là một yếu tố thay đổi cuộc chơi.

Smith nhận thấy rằng các gói công việc giúp giảm thời gian lãng phí cũng như giúp nhân viên tìm thấy thông tin mà họ không biết là đã tồn tại:

“Mọi người chỉ muốn đi và làm công việc của họ. Nếu không thể, họ sẽ dành quá nhiều thời gian để cố gắng tìm kiếm thông tin, khiến họ thêm thất vọng. Hiện tại, chúng tôi đang sử dụng lại và tìm kiếm thông tin để nhanh chóng lập kế hoạch và chuẩn bị cho công việc bảo trì, sau đó dành phần lớn thời gian để thực hiện công việc đó – đó là giá trị thực tế trong những gì chúng tôi làm.”

Điều này đặc biệt quan trọng từ quan điểm tuân thủ; ”có một môi trường cho phép chúng tôi cung cấp bằng chứng nhanh chóng và dễ dàng cho phép chúng tôi đáp ứng sự tuân thủ một cách hiệu quả – vì vậy, từ góc độ rủi ro, điều đó giúp chúng tôi rất nhiều,” Smith nói.

Thông tin và biểu mẫu không thể thiếu cho hoạt động an toàn và hiệu quả của các nhà máy của Todd đã được cung cấp dễ dàng truy cập hơn trên mạng nội bộ và hiện được nhân viên xem trung bình 40 lần mỗi tuần.

Việc xác định và thông tin về mối nguy hiểm tốt hơn cũng như giảm việc bảo trì nhà máy phản ứng nhờ sử dụng Power Automate. Các biểu mẫu nguy hiểm được tự động điền và thông tin được trình bày theo bố cục tiêu chuẩn, nơi tất cả nhân viên đều được thông báo nhanh chóng và dễ dàng. Power Automate cho phép nhóm nhanh chóng ghi lại mọi công việc phản ứng xảy ra. Bằng cách tự động hóa quy trình yêu cầu và phê duyệt đối với công việc phản ứng, nhóm bảo trì có thể hiểu rõ hơn lý do tại sao vấn đề phát sinh và lên kế hoạch phù hợp. Steve Smith nói: “nhờ triển khai Power Automate, chúng tôi nhận thấy khối lượng công việc giảm đáng kể. Kết quả là chúng ta đang ở trong một môi trường có kế hoạch hơn nhiều – đó là một kết quả tốt.”

Có báo cáo tốt hơn về hoạt động sản xuất và bảo trì bằng cách sử dụng Office 365 để tổng hợp dữ liệu từ nhiều hệ thống, sau đó sử dụng Power BI để trình bày trực quan hóa dữ liệu có thể thực hiện được. Trong khoảng thời gian sáu tháng, Todd Energy đã tăng giấy phép Power BI từ một số ít lên hơn 130. Chỉ riêng hơn 150 báo cáo Power BI hiện đang được sử dụng cho dữ liệu sản xuất, theo dõi dự án và theo dõi các tài liệu được kiểm soát.

Việc cộng tác trong các dự án đã được cải thiện khi sử dụng Microsoft Teams để chạy các dự án bảo trì nhà máy và các sáng kiến khác liên quan đến độ tin cậy của nhà máy. Điều này, cùng với việc sử dụng Planner để quản lý nhiệm vụ, đã giúp giải quyết vấn đề và đạt được tiến bộ dễ dàng hơn.

Việc tuân thủ, phân loại tự động, thiết lập an toàn và dễ dàng các hồ sơ vụ việc bảo mật cũng như việc sử dụng và quản lý nhất quán Microsoft Teams đã được kích hoạt thông qua việc sử dụng các ứng dụng Lãnh đạo Thông tin được lưu trữ trên máy chủ Azure cải tiến.

Năng suất và sự hợp tác đã được cải thiện. Office 365 cho phép nhân viên tự tin chia sẻ và dựa vào thông tin. Tiết kiệm thời gian và cải thiện khả năng cộng tác nhờ chức năng đồng tác giả được sử dụng trong các tài liệu phức tạp.

Trợ lý Điều hành, Louise Hamerton, người chuẩn bị các tài liệu cho Hội đồng quản trị và Lãnh đạo cho biết “việc có một vị trí tập trung để mọi người cộng tác giúp việc cập nhật giấy tờ và tài liệu của hội đồng quản trị bởi nhiều người hiệu quả hơn nhiều. Việc có thể theo dõi những người đã có mặt trong tài liệu để thực hiện các sửa đổi giúp hợp lý hóa quy trình.”

Tài liệu cuộc họp hiện được gửi kỹ thuật số cho Nhóm lãnh đạo và được truy cập trên Surface Pros. Giảm lãng phí giấy, tăng tính bảo mật và tính di động tốt hơn.

The Sauce đã trở nên không thể thiếu trong việc tìm kiếm thông tin có trung bình hơn 200 lượt xem mỗi tuần. Tương tự, trang ứng dụng kinh doanh cung cấp một điểm dừng duy nhất để truy cập tất cả các dòng ứng dụng kinh doanh và được truy cập trung bình 75 lần mỗi tuần. Thông tin tham khảo và các biểu mẫu không thể thiếu cho hoạt động an toàn và hiệu quả của các nhà máy của Todd đã trở nên dễ tiếp cận hơn. Hiện tại, chúng được nhân viên xem trung bình 40 lần mỗi tuần.

Trước khi có mạng nội bộ, việc liên lạc với nhân viên được thực hiện theo thứ bậc. Các cập nhật và thông tin được đưa ra từ trên xuống và nhân viên sẽ phải đợi email từ Tổng Giám đốc hoặc Giám đốc điều hành. Tất cả các nhân viên đều có các cuộc gặp mặt trực tiếp khoảng 6 tuần một lần, nhưng sẽ có những khoảng trống về thông tin giữa các lần.

Heberley phản ánh về sự thay đổi: “Giờ đây, chúng tôi có bảng thông báo kỹ thuật số trong phòng ăn trưa – chúng tôi có thể giao tiếp nội dung một cách nhanh chóng, thường xuyên và trực quan hơn trong thời gian thực. Vì vậy, khi điều gì đó xảy ra, ba mươi phút sau, nó có thể xuất hiện trên một trong những màn hình đó…Tôi nghĩ kết quả là chúng ta kết nối nhiều hơn và chúng ta biết nhiều hơn về những gì đang diễn ra.”

Đọc nghiên cứu trường hợp đầy đủ