Công ty kỹ thuật xây dựng chuyển sang Silversands để xây dựng ứng dụng không phù hợp bằng M365

Bản tóm tắt

Tập đoàn Bourne là một công ty kỹ thuật xây dựng Châu Âu tập trung vào việc cung cấp kỹ thuật xuất sắc trên nhiều thị trường. Tổ chức này bao gồm bốn công ty thuộc tập đoàn bao gồm Bourne Steel, Bourne Special Projects, Bourne Đỗ xe và Bourne Nuclear.

Với Office 365 là thành phần chính trong việc thúc đẩy cộng tác và giao tiếp trong tổ chức, Tập đoàn Bourne đã tìm cách xây dựng một ứng dụng hiện đại để thay thế hệ thống dựa trên Excel để báo cáo những điểm không tuân thủ trong công ty. Bourne yêu cầu Silversands xem xét một ứng dụng dựa trên trình duyệt cho phép cả người dùng từ xa và người dùng tại văn phòng ghi nhật ký, truy cập và báo cáo về những điểm không tuân thủ. Với SharePoint, PowerApps, Flow và Excel, Silversands đã cung cấp một giải pháp phát triển và triển khai nhanh chóng, đồng thời thu được những lợi ích kinh doanh to lớn

Thử thách

Các công ty của Bourne đều ghi nhận những trường hợp không phù hợp, xảy ra khi công trình xây dựng không đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật. Bằng cách theo dõi những điểm không phù hợp cũng như cách thức và lý do chúng xảy ra, các tổ chức kỹ thuật xây dựng, như Tập đoàn Bourne, có thể tìm ra cách ngăn chặn chúng trong tương lai và từ đó giảm thiểu rủi ro khi làm lại và vượt mức.

Nhân viên trên khắp các công ty đã ghi lại những điểm không tuân thủ trong nhiều bảng tính Excel, yêu cầu tất cả nhân viên phải có quyền truy cập vào Excel và máy chủ tệp. Để làm phức tạp thêm quy trình, một số trường dữ liệu giống nhau giữa các công ty, trong khi những trường khác thì không. Vào cuối mỗi chu kỳ, Người quản lý sự phù hợp được yêu cầu đối chiếu các bảng tính để đưa ra cái nhìn tổng thể về quy mô, tính chất và hiệu quả của việc giải quyết. Giải pháp không phù hợp hiện có này không chỉ

phức tạp và rất thủ công nhưng cũng không an toàn và dễ xảy ra lỗi. Phải có một cách dễ dàng hơn.

Để ghi lại và giám sát chính xác những điểm không tuân thủ, Bourne muốn có một quy trình liền mạch hơn cho phép người dùng thêm một mục vào một biểu mẫu từ một địa điểm ở xa, sau đó thông báo cho đúng người để thu thập dữ liệu theo phản hồi. Họ đã liên hệ với Silversands để có giải pháp dựa trên Office 365 dành cho việc báo cáo sự không tuân thủ.

Chiến lược

Để cung cấp một phương pháp nhất quán về nhập dữ liệu, cảnh báo, quy trình làm việc và báo cáo, Silversands đã cung cấp giải pháp sử dụng các dịch vụ Office 365 mà Bourne đã có. Bằng cách sử dụng các công cụ Office 365, Silversands đã tạo một ứng dụng sử dụng PowerApps cho phép người dùng báo cáo sự không tuân thủ từ thiết bị di động hoặc máy tính để bàn của họ. Trong ứng dụng này, nhân viên nhập tất cả dữ liệu trong danh sách SharePoint. Biểu mẫu phản hồi khi người dùng nhập dữ liệu để đảm bảo rằng tất cả dữ liệu được thu thập chính xác, kích hoạt luồng công việc chính xác – được kiểm soát bởi Microsoft Flow. Trình quản lý sự phù hợp có thể lọc và sắp xếp danh sách SharePoint trong đó dữ liệu được lưu trữ để cung cấp thông tin cần thiết cho báo cáo. Nếu được yêu cầu, người quản lý có thể tải dữ liệu xuống dưới dạng tệp Excel.

Kết quả

Bằng cách sử dụng các dịch vụ hiện có trong Office 365, Silversands có thể nhanh chóng tạo, mở rộng quy mô và triển khai một giải pháp dễ sử dụng cho Bourne và các công ty thuộc tập đoàn mà không yêu cầu bất kỳ giấy phép bổ sung nào. Giờ đây, nhân viên làm việc tại hiện trường và văn phòng có thể truy cập ứng dụng, nhanh chóng báo cáo sự không phù hợp và hành động dựa trên dữ liệu đã ghi lại.