Nhà sản xuất gôn được công nhận trên toàn cầu, TaylorMade cách mạng hóa quy trình pháp lý của họ với Microsoft Syntex

Bản tóm tắt

Được thành lập vào năm 1979 với cam kết kết hợp sự đổi mới với tính xác thực, TaylorMade đã nổi tiếng hàng thập kỷ là thương hiệu chơi gôn có thành tích tốt nhất trên thế giới.

Kể từ khi thành lập Metalwood đầu tiên vào năm 1979, tổ chức này đã khẳng định mình không chỉ là một nhà sản xuất dụng cụ thể thao tiên tiến. Với phương châm cốt lõi là “không bao giờ hoàn thành”, TaylorMade có một nền văn hóa nơi sự đổi mới và cải tiến không chỉ được khuyến khích mà còn được nuôi dưỡng. Động lực hướng tới sự xuất sắc này trải rộng khắp các phòng ban của họ – từ quy trình đến sản phẩm và vận động viên, thúc đẩy nhân viên của họ chấp nhận rủi ro, khám phá những lĩnh vực mới và tìm ra những con đường mới để cải tiến.

Thử thách

Không ngừng phấn đấu để làm việc thông minh hơn và nâng cao hiệu quả trong toàn doanh nghiệp, đội ngũ CNTT của TaylorMade đã đầu tư rất nhiều vào việc khám phá và áp dụng các giải pháp công nghệ mới nhất. Để giữ vững truyền thống là thương hiệu chơi gôn hoạt động tốt nhất, những giải pháp mới này cần phải an toàn và tuân thủ, có thể truy cập toàn cầu và ở đẳng cấp tốt nhất. Nói một cách đơn giản – các giải pháp họ sử dụng phải thể hiện những phẩm chất mà thương hiệu yêu quý nhất.

Ali Chitsaz, Giám đốc cấp cao, Digital Workplace, TaylorMade Golf cho biết: “Chúng tôi đang tìm kiếm một giải pháp hoạt động tốt hơn bất kỳ giải pháp nào khác và có đội ngũ giỏi nhất đằng sau giải pháp đó”.

Một lĩnh vực mà nhóm nhận thấy cần cải thiện là quản lý nội dung – đặc biệt là về thông tin bằng sáng chế và nhãn hiệu.

Để có thể quản lý vô số tài liệu pháp lý và thông tin nhạy cảm, theo truyền thống, nhóm pháp lý của TaylorMade sẽ dành hàng giờ đồng hồ để quản lý nội dung theo cách thủ công khi nó đến hộp thư đến Outlook của họ. Khi họ nhận được thông tin nhãn hiệu hoặc bằng sáng chế trong hộp thư đến của mình, các thành viên của nhóm pháp lý sẽ chuyển tài liệu riêng lẻ sang hệ thống tệp phân cấp của họ trong các thư mục Outlook.

“Theo đúng nghĩa đen, chúng tôi đã khiến những luật sư này phải dành hàng giờ đồng hồ để nộp và chuyển tài liệu.” – Ali Chitsaz, Giám đốc cấp cao, Nơi làm việc kỹ thuật số, TaylorMade Golf

Quá trình tẻ nhạt này không hiệu quả và dễ xảy ra lỗi của con người, đẩy tổ chức ra khỏi sứ mệnh đổi mới của họ.

Chiến lược

Trong suốt nhiều năm, TaylorMade đã sớm áp dụng các Giải pháp của Microsoft – bao gồm Microsoft Teams và các công cụ cộng tác khác. Với niềm tin vững chắc vào các giải pháp của Microsoft, nhóm CNTT của TaylorMade đã tìm đến Microsoft để tìm ra cách tiếp cận mới cho việc quản lý nội dung.

Họ nhanh chóng chỉ ra Microsoft Syntex như một giải pháp.

Để bắt đầu với Syntex, TaylorMade đã kết nối với Đối tác của Microsoft, Lighthouse Global. Với chuyên môn về tuân thủ, bảo mật và quản trị thông tin, Lighthouse Global đóng vai trò là nhà tư vấn lý tưởng cho công việc này.

Quá trình xử lý nội dung Microsoft Syntex tận dụng AI để nhận dạng các trường lặp lại trong tài liệu để nhập và gắn thẻ thông tin chính xác – giúp các nhóm đảm bảo thông tin được lưu trữ, quản lý và tìm kiếm đúng cách cho các thành viên phù hợp trong nhóm.

“Điều này làm tăng khả năng học hỏi, giảm lượng lao động chân tay, giảm độ phức tạp và tăng thông lượng về khả năng xem tài liệu, quản lý chúng và giữ chúng trong mức độ chấp nhận rủi ro mà khách hàng của chúng tôi mong đợi”. Paul Moye, Giám đốc điều hành, Quan hệ đối tác chiến lược, Lighthouse Global

Sau khi TaylorMade cung cấp cho họ hơn 200 tài liệu về bằng sáng chế và nhãn hiệu, Lighthouse toàn cầu đã phân tích nội dung để hiểu lĩnh vực nào là quan trọng cần tiếp thu. Sau đó, họ huấn luyện các mô hình Syntex để nhận dạng các trường nhất định và áp dụng siêu dữ liệu thích hợp. Với siêu dữ liệu này được áp dụng, TaylorMade có thể phân loại thông tin một cách chính xác và giữ thông tin đó an toàn hơn.

Kết quả

Với Microsoft Syntex, TaylorMade có thể đảm bảo rằng luật sư của họ có nhiều thời gian hơn để giải quyết các vấn đề pháp lý, đồng thời đảm bảo rằng các tài liệu pháp lý vừa được bảo vệ vừa có thể tiếp cận được đối với các thành viên phù hợp trong nhóm.

Hành trình của TaylorMade với Lighthouse và Syntex không dừng lại ở đó. Khi các tính năng Syntex mới có sẵn, giấc mơ cải thiện quy trình của tổ chức sẽ tiếp tục phát triển. Từ dịch tài liệu bằng tiếng Quan Thoại và tiếng Nhật cho đến tạo ra những cách tìm kiếm và chú thích thông tin mới, các nhóm tại TaylorMade rất mong muốn mở rộng quy mô AI trong các quy trình của họ.

Ali Chitsaz giải thích: “việc có thể xem qua và chụp ảnh màn hình của một trang trình bày khi bạn đang xem một video và sau đó có thể tìm kiếm nội dung đó sáu tháng sau sẽ chứng tỏ là vô cùng có giá trị đối với cộng đồng vì có quá nhiều điều đã mất cái đó không thể tìm kiếm được.”

Lighthouse chia sẻ sự hào hứng: “Syntex là một công cụ thực sự tuyệt vời dành cho khách hàng của chúng tôi. Đặc biệt là với những khả năng mới sắp ra mắt sẽ giúp họ phân loại dữ liệu, tự động hóa quy trình và áp dụng các biện pháp kiểm soát bảo vệ thông tin” Chelsey Vance, Chuyên gia tư vấn cấp cao, Lighthouse Global cho biết.

Kết hợp quyết tâm khám phá các phương pháp tiếp cận mới, với kiến thức chuyên môn của Lighthouse và những tiến bộ liên tục về Nội dung AI với Microsoft Syntex - tương lai của TaylorMade rất tươi sáng.

“TaylorMade được hỗ trợ bởi sự đổi mới và chúng tôi yêu thích việc Microsoft đang đổi mới cùng chúng tôi tại đây”. Ali Chitsaz, Giám đốc cấp cao, Nơi làm việc kỹ thuật số, TaylorMade Golf

Đọc nghiên cứu trường hợp đầy đủ