Tiến tới một thập kỷ trong vòng chưa đầy một năm với Microsoft 365 và Lãnh đạo Thông tin

Bản tóm tắt

Hội đồng Quận Tasman (TDC) vừa bắt tay vào một dự án chuyển sang kỹ thuật số thì lệnh phong tỏa do dịch bệnh COVID-19 xảy ra. Chỉ với một phần nhỏ người dân được trang bị để làm việc tại nhà, TDC đã tăng tốc. Với sự trợ giúp của đối tác công nghệ Lãnh đạo Thông tin, họ không chỉ có thể duy trì các hoạt động thiết yếu của Hội đồng trong thời gian khóa máy, đồng thời giữ cho cư dân của Quận được an toàn và được hỗ trợ, mà họ còn tiến tới thỏa thuận trong vài thập kỷ. Hội đồng Quận Tasman mới được số hóa đang hoạt động hiệu quả hơn, quản lý tài nguyên hiệu quả hơn và cộng tác dễ dàng hơn bao giờ hết và đó cũng là một tin tuyệt vời cho người dân.

New Zealand có thể là một quốc gia nhỏ, nhưng có hơn 75 hội đồng quận được đặt tên trên toàn quốc, chưa bao gồm tất cả các hội đồng thành phố và khu vực khác nhau giám sát cuộc sống hàng ngày của chúng ta. Mỗi cơ quan đều đóng vai trò quan trọng như nhau trong việc giám sát con người, tài nguyên và cơ sở hạ tầng của khu vực (chủ yếu là nông thôn) của mình. Hội đồng quận rất lớn và phức tạp với nhiều nhân viên, khối lượng công việc lớn, yêu cầu quản lý nghiêm ngặt và trách nhiệm rất lớn. Cho dù đó là Hội đồng quận Far North triển khai dự án nước thải hay Hội đồng quận Queenstown Lakes đang cân nhắc về việc phát triển nhà ở mới, thì các hội đồng quận đều đóng vai trò quan trọng trong việc giúp cả nước phát triển.

Vậy, điều gì sẽ xảy ra khi một hội đồng quận đang nỗ lực mang lại kết quả tốt nhất cho người dân vì công nghệ của họ đã trở nên lỗi thời và lạc hậu?

Hội đồng Quận Tasman (TDC) thực hiện các chức năng của cả hội đồng khu vực và hội đồng thành phố, có nghĩa là hội đồng này hoạt động trên phạm vi rộng các hoạt động từ cấp phép cho chó đến hệ thống thoát nước. Mỗi lĩnh vực công việc này đều sử dụng các tập dữ liệu lớn và chịu sự điều chỉnh của nhiều quy định khác nhau.

Nhưng gần đây nhất là vào năm 2019, một số quy trình chính của TDC, bao gồm cả sự đồng ý về tài nguyên, vẫn dựa trên giấy tờ, điều này gây khó khăn cho việc theo dõi hoạt động và dữ liệu. Ngay cả những quy trình công việc kỹ thuật số đó cũng chạy trên hệ thống mạng nội bộ cũ kỹ. Điều này diễn ra chậm và không hiệu quả đối với Hội đồng và nhân viên của Hội đồng, đồng thời có nghĩa là Hội đồng không thể trình bày dữ liệu của mình cho các bên liên quan theo cách hữu ích để cho phép họ đưa ra quyết định nhanh chóng nhưng sáng suốt.

Steve Manners, CIO của TDC cho biết: “Ở một số khía cạnh, chúng tôi có thể tự mô tả mình là đi sau các tổ chức hiện đại 15 hoặc 20 năm”.

Thử thách

TDC đã liên hệ với Lãnh đạo Thông tin để được trợ giúp thay thế cơ sở hạ tầng cũ kỹ và chuyển đổi hoạt động của mình. Là một tổ chức có kinh nghiệm quý báu trong việc tạo ra các giải pháp kỹ thuật số cho Chính phủ và các tổ chức thuộc khu vực công, Lãnh đạo Thông tin là sự lựa chọn đương nhiên.

Tuy nhiên, dự án chỉ mới bắt đầu khi đất nước này bị phong tỏa cấp độ 4. Điều này có thể đã gây ra một trở ngại lớn. Chỉ một trong năm nhân viên của TDC được trang bị để làm việc tại nhà, vì vậy ngay cả hoạt động kinh doanh như thường lệ cũng khó khăn chứ chưa nói đến việc chuyển đổi hệ thống lớn. Thay vì tạm dừng dự án, TDC nhận ra rằng họ cần phải hành động nhanh hơn nữa để hỗ trợ người dân trong thời gian phong tỏa.

Janine Dowding, Giám đốc điều hành của TDC cho biết: “Có rất nhiều ý kiến muốn nói rằng 'chưa đúng thời điểm' và điều đó sẽ khiến chúng tôi mất đi động lực rất lớn. “Chúng tôi quyết định rằng chúng tôi thực sự cần phải lao vào và nhảy vào ủng và tất cả mọi thứ, vì vậy chúng tôi thực sự đã tăng khoản đầu tư của mình.”

Chiến lược

Lãnh đạo Thông tin đã phát triển bốn giải pháp chính để hợp lý hóa quy trình, được xây dựng trên các khía cạnh khác nhau của ngăn xếp Microsoft 365. Đầu tiên là hợp nhất thông tin theo cách đảm bảo tuân thủ đồng thời tăng năng suất và cung cấp cho người lao động nhiều cách cộng tác hơn. Mạng nội bộ hiện tại của TDC đã được chuyển sang môi trường hiện đại mới trong M365, được gọi trìu mến là DORIS (Hệ thống thông tin và hồ sơ văn phòng kỹ thuật số). Đây thực sự là một nhiệm vụ to lớn đòi hỏi phải di chuyển hơn 750.000 tài liệu.

Sau khi tài liệu được chuyển đến ngôi nhà mới ở DORIS, nhân viên có thể tìm thấy tất cả tài liệu họ cần một cách nhanh chóng và ở cùng một nơi. Ví dụ: tìm kiếm tài sản kỹ thuật số trong hệ thống mới có thể xác định tất cả nội dung liên quan đến một tài sản, từ sự đồng ý của tòa nhà đến các vấn đề kiểm soát động vật, trong một chế độ xem và vì hệ thống cũ đã ngừng hoạt động nên nhân viên đang truy cập trung bình 4.500 tài liệu mỗi ngày, thay vì xem qua hồ sơ giấy.

Peter Darlington, Giám đốc IS, cho biết: “Nhân viên thường ngạc nhiên về mức độ hữu ích của kết quả”. “Như thể có phép thuật, tài liệu họ muốn nằm ở đầu hàng đợi.”

Giải pháp cốt lõi thứ hai là triển khai nhanh chóng Microsoft Teams, được triển khai khi bắt đầu khóa máy. Lãnh đạo thông tin đã tạo ra một khuôn khổ rõ ràng để sắp xếp tất cả thông tin trong Nhóm để nhân viên có thể dễ dàng tìm thấy tất cả thông tin cũng như những người họ cần giải quyết. Nhóm hiện là một phần quan trọng trong cách nhân viên TDC giao tiếp; họ thậm chí còn tiến hành các cuộc họp tại Tòa thị chính với hơn 300 người qua Teams, nơi tất cả nhân viên đều nhận được thông tin cập nhật trực tiếp từ nhóm lãnh đạo và có thể phản hồi trong thời gian thực. Việc tập hợp mọi người lại ở một nơi chưa bao giờ có thể xảy ra trước khi Teams được giới thiệu.

Giúp mọi người tăng tốc, nhanh chóng

Phần thứ ba của giải pháp là quản lý thay đổi, đảm bảo rằng dự án không chỉ là thay đổi hệ thống máy tính mà còn là thay đổi cách nhân viên TDC sẽ làm việc và ứng xử trong tương lai. Lãnh đạo thông tin hỗ trợ đào tạo để đảm bảo rằng nhân viên bắt kịp tốc độ và mọi mối lo ngại đều được giải quyết nhanh chóng. Hơn 300 nhân viên đã tham dự sự kiện Expo, điều này đã tạo ra sự tham gia rộng rãi. Người cố vấn được sử dụng như một phần trong quá trình theo dõi nhanh quá trình triển khai Teams trong thời gian cách ly và các buổi đào tạo qua video được cung cấp qua Microsoft Stream cho nhân viên 360. Ngày nay, công nghệ này vẫn đang được sử dụng để đào tạo nhân viên, chẳng hạn như hướng dẫn phát âm te reo trong Tuần lễ Ngôn ngữ Māori. Việc cung cấp chương trình đào tạo trực tuyến không chỉ giúp Hội đồng tiết kiệm tiền vì nội dung vẫn có sẵn trong Teams để sử dụng bất kỳ lúc nào mà còn là tài nguyên hữu ích để nhân viên tham khảo lại.

Trao quyền cho người dân và người lao động

Khía cạnh cuối cùng trong giải pháp của Lãnh đạo Thông tin đã sử dụng Power Platform của Microsoft để trao quyền cho các nhà phân tích kinh doanh của TDC giải quyết vấn đề và cho phép họ chia sẻ thông tin quan trọng với cư dân ở định dạng trực quan dễ hiểu. Một lĩnh vực quan trọng mà điều này rất hữu ích là quản lý nước. Vùng Tasman phụ thuộc nhiều vào thủy lợi, vì vậy việc quản lý tốt nguồn nước là một phần quan trọng trong vai trò của TDC. Một hệ thống sử dụng Power BI đã được phát triển, hiển thị mực nước theo thời gian thực và thông tin hạn chế sử dụng nước trên trang web của TDC. Steve nói: “Việc có thể dễ dàng cung cấp thông tin đó theo cách đồ họa, có tổ chức để người trả giá của chúng tôi có thể xem và hiểu được thực sự có giá trị”.

Power Automate đã được sử dụng để hợp lý hóa và quản lý quy trình đăng ký nhà thầu bên ngoài. “Trước đây, nhóm Dịch vụ Thông tin (IS) chạy khắp nơi để cằn nhằn mọi người, hỏi xem họ đã ký vào tờ giấy này tờ giấy kia chưa,” Steve nói. Hệ thống mới có nghĩa là các nhà thầu có thể truy cập một trang web và tự động tạo một biểu mẫu gửi đến đúng người để ký đơn đăng ký của họ.

Kết quả

Dự án này đã cho phép đạt được những lợi ích to lớn về năng suất và hiệu quả, cũng như giảm đáng kể rủi ro cho tổ chức.

Đây cũng là một ví dụ tuyệt vời về khả năng di chuyển nhanh chóng của Lãnh đạo Thông tin, giúp họ giành được vị trí thứ hai cho Giải thưởng Dự án FastTrack tại Giải thưởng ALGIM (Hiệp hội Quản lý Thông tin Chính quyền Địa phương) năm 2020.

Steve cho biết, quá trình chuyển đổi sẽ đảm bảo rằng các hệ thống của TDC luôn cập nhật trong tương lai, bất kể điều gì xảy ra. “Bằng cách loại bỏ các hệ thống tại chỗ cũ có giá trị trong vài thập kỷ, chúng tôi đã tiến tới một thập kỷ và sẽ tiếp tục theo kịp thời đại nhờ cách thiết kế môi trường Microsoft 365. Thật tuyệt vơi."

Đọc nghiên cứu trường hợp đầy đủ