Bản tóm tắt
Một nhà sản xuất và cung cấp công nghệ và dịch vụ dưới biển đẳng cấp thế giới kết nối ngành năng lượng ngoài khơi toàn cầu (“Nhà sản xuất”) cung cấp các công nghệ tiên tiến cho phép kiểm soát và cung cấp năng lượng quan trọng cho cả lĩnh vực dầu khí và năng lượng tái tạo. Các bộ phận bán hàng, thiết kế kỹ thuật, lập kế hoạch, sản xuất và QA của công ty làm việc cùng nhau trong nhiều dự án. Tuy nhiên, các nhóm phân tán trên toàn cầu cần quyền truy cập vào tài liệu dự án và thông tin kinh doanh quan trọng được cung cấp qua một nguồn duy nhất. Để cho phép truy cập và làm rõ ràng trên toàn doanh nghiệp, Nhà sản xuất đã triển khai công cụ siêu dữ liệu và phân loại tự động nhằm hợp lý hóa các quy trình thu thập. Điều này cho phép họ tận dụng tốt hơn khoản đầu tư của mình vào SharePoint làm kho lưu trữ chính, cũng như thúc đẩy việc áp dụng.
Thử thách
Một trong những thách thức chính mà Nhà sản xuất phải đối mặt là khối lượng hóa đơn khổng lồ phải xử lý thủ công. Bộ phận tài chính đã không đối phó tốt với khối lượng ngày càng tăng – 15.000 hóa đơn mỗi năm – dẫn đến việc thanh toán chậm. Ngoài ra, một số hóa đơn bị thất lạc, thất lạc hoặc trùng lặp trong quá trình phê duyệt thủ công. Mặc dù họ đang chạy mạng nội bộ SharePoint nhưng các phòng ban từ xa không cộng tác trên kho lưu trữ chung. Nền tảng quản lý tài liệu ban đầu của công ty được thiết kế như một giải pháp nguyên khối đã trở nên quá dễ hỏng và phức tạp để đáp ứng những kỳ vọng kinh doanh hiện tại. Hơn nữa, mức sử dụng SharePoint của họ thấp đến mức đáng báo động, vì không có điểm truy cập duy nhất cho tất cả các ứng dụng kinh doanh.
Chiến lược
Nhà sản xuất đã làm việc với nhà cung cấp giải pháp IONIT của Ephesoft UK để triển khai Ephesoft Transact Smart Capture nhằm giúp hợp lý hóa việc tổ chức và phân loại tài liệu trong môi trường SharePoint của họ. Bằng cách sử dụng giải pháp này, Nhà sản xuất có thể nhanh chóng đưa tài liệu vào thông qua phân loại, trích xuất và gửi tài liệu tự động (ở định dạng giấy và điện tử) cũng như dữ liệu liên quan trực tiếp vào quy trình phê duyệt và quy trình làm việc SharePoint.
Sản phẩm Ephesoft đã giúp họ ngay lập tức, đặc biệt là xử lý hóa đơn. Ví dụ: hầu hết các hóa đơn do máy tính của Nhà sản xuất tạo ra đều được tự động thu thập và trích xuất bằng OCR – bao gồm hầu hết tất cả các thành phần bắt buộc, 23 trường dữ liệu. Là một phần của giải pháp, các truy vấn tra cứu cơ sở dữ liệu tự động hỗ trợ trích xuất siêu dữ liệu từ hóa đơn và tài liệu liên quan. Trong một số trường hợp hiếm gặp về tài liệu không đọc được, phần mềm sẽ tìm vị trí của các trường chính và hiển thị chúng cho người vận hành để nhập dữ liệu được hỗ trợ thủ công nhanh chóng và hiệu quả.
Nó rất trực quan và dễ cấu hình, đồng thời vì yêu cầu đào tạo ít hơn nên khách hàng của chúng tôi rất thích nó. Khi cần Ephesoft cung cấp một nhóm hỗ trợ rất chủ động và hữu ích.
Anshuman Nayak (Tư vấn hệ thống chính, IONIT)
Kết quả
Giải pháp xử lý hóa đơn của Nhà sản xuất đã giúp khách hàng thanh toán kịp thời và đảm bảo tính kinh tế hấp dẫn. Kể từ khi triển khai Ephesoft, họ có thể quản lý mức tăng hóa đơn 40% – từ 15.000 lên 21.000 hóa đơn – mà không gặp vấn đề gì. Họ có thể hợp lý hóa việc kiểm soát tài liệu dự án và cộng tác dựa trên dự án bằng cách tích hợp quy trình làm việc của các bộ phận bán hàng, thiết kế, lập kế hoạch, sản xuất và QA. Với quy trình phê duyệt tài liệu mạnh mẽ, Nhà sản xuất tin tưởng rằng các tài liệu của tổ chức được xử lý thông qua chuỗi phê duyệt minh bạch trước khi được xuất bản/cập nhật/xóa. Điều này đảm bảo có sẵn các phiên bản tài liệu chính xác trong toàn bộ vòng đời dự án với sự hỗ trợ của quy trình kiểm tra cho tất cả các tài liệu chính.
Khoảng 250 nhân viên hiện đang sử dụng giải pháp này. Nhà sản xuất đã có thể nhận thấy ngay lợi ích của việc chụp ảnh từ xa. Họ đã nhận ra rằng việc phân phối rẻ hơn, truy cập tài liệu nhanh hơn, giảm chi phí vận chuyển và thời gian xử lý ngắn hơn với ít hồ sơ bị thất lạc, trùng lặp hoặc thất lạc hơn.
Đọc nghiên cứu trường hợp đầy đủ