ECM Wise giúp Stonebridge tiết kiệm đáng kể bằng cách chuyển sang Microsoft 365

Bản tóm tắt

Stonebridge Companies là một trong những công ty sở hữu, quản lý và phát triển khách sạn hàng đầu quốc gia; nó bao gồm 63 khách sạn với hơn 10.000 phòng trên khắp Hoa Kỳ. Để tiết kiệm tiền và cải thiện trải nghiệm người dùng của nhân viên, công ty cần kết hợp nền tảng ECM của họ vào một hệ thống và chuyển nội dung của họ lên đám mây.

Để đạt được mục tiêu, họ đã chọn ECM Wise làm cố vấn đáng tin cậy để di chuyển nội dung của họ từ Máy chủ nội dung OpenText sang SharePoint. Bằng cách sử dụng các công cụ có sẵn trong Bộ công cụ di chuyển thông minh ECM, cùng với các chuyên gia giàu kinh nghiệm tại ECM Wise, Stonebridge đã di chuyển thành công tài liệu của họ, bao gồm tất cả các phiên bản, siêu dữ liệu, cấu trúc thư mục, liên kết kế thừa và quyền, sang SharePoint.

Kết quả là Stonebridge đã có thể giảm chi phí bằng cách ngừng hoạt động hệ thống OpenText cũ của họ đồng thời cải thiện trải nghiệm người dùng cho nhân viên của họ.

Thử thách

Có trụ sở chính tại Denver Colorado, ban quản lý khách sạn Stonebridge trải dài từ bờ biển này sang bờ biển khác. Với 63 địa điểm khác nhau, công ty phụ thuộc rất nhiều vào khả năng cộng tác trên một khu vực địa lý rộng khắp Hoa Kỳ.

Ban đầu, các dịch vụ của Microsoft như Office và Skype được sử dụng để truy cập tài liệu và liên lạc trên nhiều tài sản khác nhau mà Stonebridge nắm giữ. Tuy nhiên, kho lưu trữ trung tâm cho tất cả các tệp của công ty được đặt tại trụ sở chính ở Denver bằng Máy chủ Nội dung Văn bản Mở. Theo thời gian, chi phí ngày càng tăng và độ phức tạp của việc duy trì Máy chủ nội dung OpenText đã trở thành một thách thức và người ta mong muốn chuyển sang đám mây để giảm chi phí.

Sau cuộc điều tra ban đầu, rõ ràng là công ty sẽ tiết kiệm được đáng kể bằng cách ngừng hoạt động Máy chủ Nội dung và chuyển nội dung của họ sang SharePoint. Quá trình chuyển đổi sẽ dễ dàng vì nhiều nhân viên đã có kinh nghiệm với Microsoft Office và Skype. Kiến thức này có thể dễ dàng được chuyển sang Office 365 và Microsoft Teams.

Phần khó khăn sẽ là trích xuất thông tin trong hơn 10 năm bao gồm cả dữ liệu quan trọng từ Máy chủ Nội dung. Hệ thống chứa các tài liệu quan trọng bao gồm siêu dữ liệu và các quyền cần được bảo tồn. Ngoài ra, các liên kết cũ có trong các tài liệu đó sẽ cần được duy trì và hoạt động sau khi chuyển sang SharePoint. Điều quan trọng là bất kỳ ai hoàn thành quá trình di chuyển đều phải có kiến thức chuyên môn về cả Máy chủ nội dung và SharePoint để đảm bảo quá trình truyền dữ liệu suôn sẻ và hiệu quả cũng như mọi thứ đều được thực hiện đúng.

Stonebridge biết rằng Microsoft 365 là câu trả lời, nhưng làm cách nào họ có thể di chuyển đến đó và bảo toàn tất cả thông tin cũng như siêu dữ liệu quan trọng được lưu trữ trong Máy chủ Nội dung OpenText?

Chiến lược

Stonebridge cần một cố vấn đáng tin cậy có nhiều kinh nghiệm trong việc di chuyển thông tin từ Máy chủ nội dung OpenText sang SharePoint.

ECM Wise có kinh nghiệm, kiến thức và chuyên môn về di chuyển Máy chủ nội dung sang SharePoint. Cùng với các quy trình di chuyển đã được chứng minh của họ và Bộ công cụ di chuyển ECM Wise dễ sử dụng, rõ ràng ECM Wise sẽ là lựa chọn tốt nhất của Stonebridge để giúp quá trình di chuyển của họ sang SharePoint diễn ra suôn sẻ nhất có thể.

Sau khi đạt được thỏa thuận, Nhóm Dịch vụ Di chuyển Thông minh ECM đã nhanh chóng tiến hành phân tích khoảng cách phù hợp giữa Máy chủ Nội dung và SharePoint. Rõ ràng là SharePoint sẽ đáp ứng các yêu cầu của họ về lưu trữ, chia sẻ và truy cập tệp. Ngoài ra, nhóm nhận ra rằng Microsoft Teams sẽ rất phù hợp để cộng tác trên tất cả các sản phẩm của Stonebridge.

Rào cản lớn nhất là trích xuất nội dung và siêu dữ liệu từ Máy chủ Nội dung sang SharePoint với độ chính xác hoàn toàn. Trong quá trình phân tích khoảng cách phù hợp, ECM Wise đã xác định cách cấu trúc tất cả nội dung của Stonebridge trong Máy chủ Nội dung. Sau đó, Nhóm Di chuyển đã giải thích cách có thể dễ dàng di chuyển tất cả thông tin của công ty sang SharePoint bằng cách sử dụng Thư viện Tài liệu và Tuyển tập Trang. Tất cả siêu dữ liệu được lưu trữ trong Máy chủ nội dung có thể dễ dàng được biểu diễn trong SharePoint bằng cách sử dụng các loại và cột nội dung. Các quyền được áp dụng trong Máy chủ nội dung cũng có thể được giữ nguyên và di chuyển sang SharePoint.

Sau khi Stonebridge tiếp tục, Nhóm di chuyển sẽ bắt tay vào sử dụng Bộ công cụ di chuyển ECM để bắt đầu lập kế hoạch và triển khai dự án di chuyển.

Họ đã sử dụng Công cụ phân tích và khám phá máy chủ nội dung thông minh ECM để kiểm tra môi trường OpenText của Stonebridge. Các báo cáo được tạo ra bởi các công cụ ECM Wise về những phát hiện bao gồm số lượng tài liệu, kích thước và loại mục được lưu trữ trong hệ thống. Nhóm Di chuyển đã xác định bất kỳ trục trặc tiềm ẩn nào như đường đi dài; điều này cho phép họ lập kế hoạch và thực hiện các công việc xung quanh. Với các báo cáo, họ đã xây dựng một lịch trình về những khu vực nào sẽ được di chuyển và khi nào.

Nhóm Di chuyển cũng hỗ trợ đặt cấu hình môi trường SharePoint của Stonebridge, thiết lập tuyển tập trang cũng như tạo các loại nội dung và cột theo các phương pháp hay nhất.

Việc di chuyển nội dung sang SharePoint được thực hiện dễ dàng bằng Công cụ API di chuyển thông minh ECM (MAPIT). MAPIT có thể lấy nội dung và ánh xạ tất cả siêu dữ liệu cần thiết từ Máy chủ Nội dung tới các cột và loại nội dung được liên kết trong SharePoint. Tính năng Tái cấu trúc của MAPIT đã giúp giải quyết mọi đường dẫn dài. Sau khi nhóm giải quyết tất cả các vấn đề tiềm ẩn, nội dung sẽ được di chuyển qua Azure sang SharePoint nhanh nhất có thể. Phân loại đã được bù nước trong SharePoint và mọi thứ đều được cấu trúc như trong Máy chủ Nội dung.

Các công cụ ECM Wise đã tạo nhật ký di chuyển và xác thực, trong đó tất cả đều được tải lên SharePoint của Stonebridge trong bộ sưu tập trang web của riêng họ. Nhật ký đóng vai trò là bằng chứng cho thấy tài liệu đã được di chuyển sang SharePoint.

Bằng cách sử dụng Công cụ di chuyển thông minh ECM, nhóm đã di chuyển thành công tất cả nội dung, phiên bản, ngày tháng, thông tin người dùng, siêu dữ liệu và cấu trúc thư mục sang SharePoint. Khi được yêu cầu, các quyền hiện có của Máy chủ nội dung sẽ được áp dụng lại cho SharePoint sau khi quá trình di chuyển hoàn tất. Tất cả các liên kết Máy chủ Nội dung cũ vẫn hoạt động bằng cách sử dụng Chuyển hướng Liên kết của ECM Wise.

Kết quả

Dự án đã thành công.

Với sự hỗ trợ của ECM Wise, Stonebridge đã có thể di chuyển tất cả nội dung từ Máy chủ Nội dung sang SharePoint đúng thời gian và phù hợp với ngân sách.

Người dùng Stonebridge nhận thấy rằng các thư viện tài liệu và tuyển tập trang mới được tạo rất dễ sử dụng. Cấu trúc thư mục từ Máy chủ Nội dung đã được sao chép và thông tin của chúng rất dễ tìm thấy.

Việc duyệt và chia sẻ tài liệu trở nên dễ dàng hơn đối với nhân viên Stonebridge. Họ có thể truy cập nội dung của mình từ mọi nơi, kể cả trên thiết bị di động. Việc tích hợp với các sản phẩm Office 365 khác đã cải thiện năng suất và khách hàng rất vui khi sử dụng Teams cho các yêu cầu cộng tác và cuộc họp của họ.

Stonebridge và ECM Wise nhận được phản hồi tích cực từ người dùng cuối. Họ đánh giá cao sự dễ dàng khi chỉ có một tài khoản đăng nhập cho tất cả các hệ thống được sử dụng, bao gồm cả tùy chọn Xác thực đa yếu tố (MFA). Giao tiếp và hợp tác tổng thể của nhóm đã được cải thiện đáng kể.

Cuối cùng, Stonebridge đã tiết kiệm được chi phí bằng cách giảm chi phí cấp phép và hỗ trợ bằng cách ngừng hoạt động Máy chủ nội dung OpenText, đồng thời cải thiện trải nghiệm làm việc cho nhân viên của họ.