Bang Hawaii tăng cường hiệu quả của chính phủ thông qua các dịch vụ không cần giấy tờ nâng cao từ Adobe và Microsoft

Bản tóm tắt

Bằng cách giảm số lượng giấy tờ mà chính phủ phát hành bằng cách áp dụng các quy trình kỹ thuật số như hỗ trợ tài liệu và chữ ký điện tử bằng Adobe Sign cùng với Quy trình làm việc SharePoint, Bang Hawaii đã cắt giảm chi phí và cung cấp các dịch vụ công dân một cách hiệu quả nhất có thể.

Thử thách

Nổi tiếng với những ngọn núi lửa đang hoạt động, bãi biển, lướt sóng và đi bộ đường dài, Hawaii là thiên đường của những người yêu thích hoạt động ngoài trời. Thật phù hợp, Bang Hawaii đang thực hiện một sáng kiến không cần giấy tờ nhằm giảm tác động tiêu cực đến môi trường. Với dân số trải rộng trên nhiều hòn đảo, Hawaii cũng đặt ra những thách thức rõ rệt cho chính quyền tiểu bang khi nỗ lực tiếp cận tất cả 1,4 triệu công dân một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Nhưng điều quan trọng không kém là việc áp dụng các quy trình kỹ thuật số, bao gồm hỗ trợ các tài liệu điện tử, giúp chính phủ giao tiếp hiệu quả và cung cấp dịch vụ cho người dân hiệu quả hơn.

Chiến lược

Bang Aloha đã áp dụng Adobe Sign, một giải pháp Adobe Document Cloud, cho nhu cầu chữ ký điện tử của mình và đã giảm bớt thao tác qua lại thường đi kèm với quy trình xem xét và phê duyệt tài liệu. Ví dụ, thời gian hoàn thành thủ tục giấy tờ liên quan đến nhân viên mới đã giảm 80%. Quy trình làm việc đã được đơn giản hóa để giám sát và hiệu quả cao hơn.

Ví dụ: Bộ Y tế Hawaii sẽ sử dụng Adobe Sign để quản lý các mẫu đơn tiêm chủng có chữ ký cho 180.000 học sinh tại các trường K-12. Phụ huynh và người giám hộ có thể ký vào các biểu mẫu điện tử, giúp việc tuân thủ quy trình hàng năm này nhanh hơn và dễ dàng hơn. Ngoài ra, các nhân viên nhà nước đang sử dụng các ứng dụng Adobe Creative Cloud như Adobe Acrobat Pro DC, Adobe Photoshop CC, InDesign CC và Dreamweaver CC để tạo và cung cấp thông tin liên lạc chất lượng cao cho người dân một cách hiệu quả về mặt chi phí.

Kết quả

Hơn 64.000 văn bản đã được ký điện tử trong năm đầu tiên và kỳ vọng tăng trưởng rất cao. Có tới 25.000 nhân viên sẽ tương tác với tài liệu bằng Adobe Sign, với tư cách là người bắt đầu tài liệu để lấy chữ ký hoặc với tư cách là người ký và con số đó cũng dự kiến sẽ tăng lên—có thể lên tới hàng chục nghìn.

Các kết quả khác bao gồm:

• 80% tốn ít thời gian hơn để xử lý nhân viên mới
• Phê duyệt đã ký sẽ được trả lại sau vài giờ chứ không phải vài tuần
• Trao quyền cho nhân viên ký ở mọi nơi trên thiết bị di động

Nacapuy cho biết thêm “Các giải pháp của Adobe cung cấp nền tảng vững chắc cho phép chúng tôi làm việc thông minh hơn và giải quyết vấn đề theo những cách mới. Thông qua mối quan hệ hợp tác chặt chẽ với Adobe, chúng tôi đang thay đổi cách thức hoạt động của chính phủ để cung cấp cho người dân các dịch vụ nhanh hơn, hiệu quả hơn.”

Đọc nghiên cứu trường hợp đầy đủ