Shoosmiths tạo ra quy trình làm việc gắn kết với SharePoint và K2

Bản tóm tắt

Được vinh danh là công ty luật của năm 2015 tại Vương quốc Anh, Shoosmiths là cơ quan hành nghề luật với 11 văn phòng công ty, 153 đối tác và 736 cố vấn pháp lý. Trong hơn 15 năm, quy trình tự động hóa quy trình làm việc của họ đã được chia thành không dưới 13 công nghệ và giải pháp riêng biệt. Công ty cần một nền tảng quy trình công việc duy nhất mà họ có thể chuyển tất cả quy trình công việc hiện có của mình sang và sử dụng để phát triển quy trình làm việc trong tương lai.

Thử thách

Shoosmiths từ lâu đã nhận ra tầm quan trọng của quy trình làm việc trong bối cảnh quản lý vụ việc pháp lý và đã sử dụng tính năng tự động hóa quy trình làm việc trong hơn 15 năm. Trong giai đoạn này, nó đã triển khai không dưới 13 công nghệ và giải pháp quy trình làm việc riêng biệt. Như Shane Scott, Giám đốc IS tại Shoosmiths, cho biết, môi trường phân mảnh này “rất kém hiệu quả, dịch vụ khách hàng bị ức chế và khó duy trì và quản lý”.

Công ty đã triển khai Microsoft SharePoint để tập trung quản lý tài liệu trên 11 văn phòng của mình, triển khai SAP làm giải pháp hệ thống tài chính và quản lý thực hành, đồng thời hiện đang mở rộng dấu ấn của SAP bằng cách triển khai SAP HR.

Scott cho biết: “Lợi ích của việc có một nền tảng quy trình công việc duy nhất được tích hợp với SAP và SharePoint là một lập luận thuyết phục”. “Do đó, chúng tôi bắt đầu tìm kiếm một nền tảng quy trình làm việc và mô hình kinh doanh mới mà chúng tôi có thể chuyển tất cả các quy trình công việc hiện có của mình sang và sử dụng làm cơ sở cho việc phát triển quy trình làm việc trong tương lai trong doanh nghiệp.”

Chiến lược

Shoosmiths đã chọn K2 sau khi thực hiện phân tích kỹ thuật kỹ lưỡng về khả năng của ngọc trai đen K2. Là một phần của chương trình, công ty đã tận dụng cơ hội để lập bản đồ và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh trước khi phát triển quy trình công việc mới trong K2. Tất cả các quy trình K2 mới được tích hợp chặt chẽ với các ứng dụng nhân sự, tài chính Microsoft SharePoint, SAP và cổng thông tin tự phục vụ của nhân viên, đồng thời bao gồm tự động hóa email và SMS.

Shoosmiths hiện có quy trình làm việc dựa trên K2 trong bốn lĩnh vực kinh doanh chính của mình, với kế hoạch mở rộng quy trình này sang các chức năng nhân sự khác, chuyển tải tiếng Anh, quản lý trường hợp sơ suất lâm sàng và chuyển nhượng lô đất.

Kết quả

Việc sử dụng K2 đã góp phần tiết kiệm thời gian đáng kể trên tất cả các lĩnh vực kinh doanh của Shoosmiths. Điều này đạt được thông qua sự kết hợp giữa tối ưu hóa quy trình, tự động hóa tài liệu và quy trình (sử dụng K2) và tích hợp. Chỉ riêng với các chức năng vận chuyển mới, công ty ước tính rằng họ có thể tiết kiệm tới 60 phút cho mỗi người xử lý hồ sơ mỗi ngày. Điều này tương đương với khoảng 800 giờ mỗi tuần được lưu trong toàn bộ chức năng.

Hơn nữa, sự tích hợp chặt chẽ giữa các phần mềm cho phép các quy trình thủ công trước đây như hợp đồng, báo cáo hoàn thành và đăng tải tài chính được tự động hóa. Điều này một lần nữa giúp giảm thời gian hoàn thành nhiệm vụ và cho phép Shoosmiths cung cấp dịch vụ tốt hơn và đáp ứng nhanh hơn cho khách hàng của mình.

Bằng cách thay thế các công nghệ quy trình làm việc cũ bằng một nền tảng duy nhất dựa trên K2 blackpearl, công ty sẽ có thể giảm đáng kể chi phí hoạt động hàng năm. Theo Scott, “Shoosmiths hy vọng sẽ giảm chi phí cấp phép và bảo trì phần mềm khoảng 160.000 bảng Anh mỗi năm”.

Với sự thành công của quy trình công việc mới, Shoosmiths hiện đang thúc đẩy các kế hoạch triển khai nhiều quy trình tự động hơn nữa.

Đọc nghiên cứu trường hợp đầy đủ