Hệ thống quản lý tài liệu mới tại Save the Children cho phép cung cấp các dịch vụ quan trọng

Bản tóm tắt

Save the Children là một tổ chức phi lợi nhuận quốc tế, cung cấp các dịch vụ giúp thay đổi cuộc sống của trẻ em - từ nguồn cung cấp cứu sinh đến hỗ trợ tinh thần. Tổ chức này được tài trợ bởi các đối tác tài trợ lớn và nhỏ, các nhà hảo tâm cá nhân và chính phủ. Kết quả là Save the Children có nhiều thỏa thuận và hợp đồng – chẳng hạn như dịch vụ CNTT và hợp đồng cho thuê.

Save the Children cần một hệ thống để bảo đảm, quản lý và tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý các thỏa thuận, bao gồm nhưng không giới hạn ở các hợp đồng. Nhân viên cần quản lý các thỏa thuận trong toàn bộ vòng đời của chúng – từ tạo đến lưu trữ hoặc hủy bỏ – và quy trình thủ công hiện tại rất tốn thời gian, không rõ ràng và khó theo dõi.

Kết hợp Microsoft 365 và Trung tâm Thỏa thuận Circle T, Circle T đã cung cấp cho Save the Children một giải pháp mang lại cho họ các ranh giới bảo mật, quản trị dữ liệu và báo cáo cần thiết cho tất cả các thỏa thuận của họ. Giờ đây, nhân viên thông tin có thể dễ dàng tìm thấy nội dung liên quan bằng cách tìm kiếm trong Trung tâm Thỏa thuận hoặc trong trang SharePoint.

Ngoài ra, giờ đây, người lao động có thể tạo, đồng tác giả, ký, khám phá và quản lý hợp đồng nhanh chóng và hiệu quả hơn. Họ cũng có thể đảm bảo rằng dữ liệu của mình được bảo mật, báo cáo, quy trình làm việc và các biện pháp kiểm soát được áp dụng, đồng thời tự tin giảm thiểu rủi ro tài chính.

Thử thách

Save the Children đang sử dụng Microsoft 365 trên phạm vi quốc tế, với mạng nội bộ và hệ thống quản lý tri thức ở nhiều quốc gia. Họ đang quản lý các thỏa thuận, bao gồm cả hợp đồng, sử dụng nhiều hệ thống, công cụ và quy trình thủ công. Điều này dẫn đến khó khăn trong việc tìm kiếm, lưu trữ hồ sơ, giảm hiệu quả, tăng rủi ro tài chính tiềm ẩn.

Save the Children cần một giải pháp có thể giám sát toàn bộ vòng đời – từ việc tạo thỏa thuận đến đồng tác giả một cách an toàn với người dùng nội bộ và bên ngoài, cũng như cho phép truy cập, tìm kiếm và báo cáo mạnh mẽ và an toàn.

Chiến lược

Save the Children đã tìm đến Circle T để được trợ giúp vì trước đây họ đã từng làm việc với họ để triển khai các giải pháp như mạng nội bộ, quản lý chính sách và quản lý thủ tục.

Vì tất cả nội dung liên quan đến thỏa thuận cần phải thống nhất với nhau nên Save the Children và Circle T kết luận rằng Microsoft 365 là giải pháp hợp lý, cho phép nhóm không chỉ mang lại trải nghiệm người dùng nhất quán mà còn cả trải nghiệm quản lý và tuân thủ nhất quán. Giờ đây, tất cả các tài liệu cuối cùng và sự cộng tác cần thiết để soạn thảo nội dung có thể được kiểm soát tập trung bởi một bộ quy tắc trong trung tâm tuân thủ và bảo mật, đây là yếu tố hỗ trợ chính cho việc quản trị dữ liệu và khám phá pháp lý.

Có một số yêu cầu chính đối với giải pháp, mỗi yêu cầu đều củng cố Microsoft 365 như một giải pháp ưu việt.

Để bắt đầu, điều quan trọng là người dùng có thể tìm thấy nội dung thỏa thuận một cách hiệu quả và nhanh chóng với dấu hiệu rõ ràng về trạng thái hoặc trạng thái. Microsoft Search và Trung tâm Thỏa thuận của Circle T được chọn để đáp ứng những nhu cầu này. Microsoft Search cung cấp và Trung tâm Thỏa thuận T của Circle cung cấp giao diện tìm kiếm thông minh, chuyên dụng cũng như khả năng đọc và hiểu các thỏa thuận trong bối cảnh trạng thái, quyền sở hữu và phân loại của chúng. Ngoài ra, giờ đây người dùng có thể khám phá và truy cập các thỏa thuận từ thanh Tìm kiếm thông minh trong mạng nội bộ của Circle T.

Save the Children cũng cần có các thỏa thuận ở mọi nơi, mọi lúc, từ mọi thiết bị, kể cả những thiết bị làm việc trên phạm vi quốc tế và tại hiện trường. SharePoint được chọn để cung cấp giải pháp di động và linh hoạt phù hợp với mọi môi trường làm việc. SharePoint lưu trữ và xuất bản tất cả các thỏa thuận trên thiết bị di động, web và ứng dụng Microsoft 365, đảm bảo người dùng hiện có quyền truy cập vào các thỏa thuận khi nào và ở đâu họ cần.

Cuối cùng, giải pháp cần thiết để hỗ trợ đồng tác giả nội dung một cách an toàn với người dùng bên ngoài, bao gồm cả quy trình sửa đổi hợp lý. Microsoft 365 được chọn để bảo mật nội dung đồng thời cải thiện quy trình cộng tác. Microsoft 365 cung cấp chức năng lý tưởng để bảo vệ nội dung nội bộ và cung cấp quyền truy cập an toàn cho khách cho người dùng bên ngoài.

Circle T được xây dựng trên nền tảng này để bổ sung thêm chữ ký điện tử hợp đồng. Họ đã tích hợp công cụ ký kỹ thuật số của bên thứ ba, được bắt đầu từ quy trình làm việc của quản trị viên hợp đồng. Sự kết hợp công nghệ này đã cho phép Save the Children thực hiện việc ký kết hợp đồng trực tuyến một cách tuân thủ với tất cả sự phức tạp của quy trình ký kết được quản lý bằng các công cụ 'tốt nhất'.

Với các giải pháp kết hợp do Circle T và Microsoft cung cấp, nhân viên tại Save the Children giờ đây có thể đảm bảo tất cả các thỏa thuận được đánh dấu nhất quán và rõ ràng với trạng thái, quyền sở hữu và ngày có hiệu lực. Tích hợp để Power Automate Và Power BI đã giúp Save the Children giảm thiểu rủi ro về các thỏa thuận không tuân thủ hoặc hết hạn.

Kết quả

Trung tâm Thỏa thuận Circle T và Microsoft 365 đã định hình lại cách tổ chức Save the Children quản lý các thỏa thuận. Việc tạo, đồng tác giả, hoàn thiện, ký kết, khám phá, duy trì và gia hạn các thỏa thuận giờ đây là các quy trình nhanh chóng và dễ dàng.

Người dùng nội bộ và bên ngoài có thể đồng tác giả nội dung trong thời gian thực, giảm lưu lượng email và độ phức tạp thường liên quan đến việc làm việc trên nhiều bản sao của một tệp cũng như rủi ro khi hợp nhất chúng.

Quy trình ký hợp lý đã loại bỏ các quy trình làm việc thủ công phức tạp được yêu cầu trước đây trong quy trình ký, giúp giảm đáng kể thời gian ký.

Khả năng tìm thấy bất kỳ thỏa thuận nào bây giờ là ngay lập tức và đầy đủ. Từ một vị trí, giờ đây người dùng có thể tìm thấy các thỏa thuận ở tất cả các giai đoạn soạn thảo và thực hiện, đồng thời người dùng sẽ nhận được kết quả tìm kiếm ngay lập tức. Các thỏa thuận đã ký được lưu trữ cùng với phiên bản làm việc và các tài liệu liên quan để đảm bảo tất cả tài sản thế chấp có liên quan được quản lý và trình bày dưới dạng một 'tệp' duy nhất.

Nhân viên của Save the Children có thể quản lý nội dung bằng tính năng kiểm soát phiên bản, lưu giữ và khả năng khám phá pháp lý đầy đủ được bổ sung thêm tính năng Bảo mật và Tuân thủ Microsoft 365.

Cuối cùng, quản lý vòng đời hợp đồng, dựa trên siêu dữ liệu, được nâng cao bằng cách tích hợp các giải pháp Power Platform để báo cáo và quy trình làm việc – giảm nguy cơ thỏa thuận không tuân thủ hoặc hết hạn.