Công ty xây dựng thuộc sở hữu gia đình sử dụng Microsoft 365 để khai thác tiềm năng kỹ thuật số của mình

Bản tóm tắt

Rhomberg Bau GmbH, một công ty xây dựng quốc tế do gia đình sở hữu thế hệ thứ tư, chuyên về xây dựng, tài nguyên và công nghệ đường sắt, đã bắt đầu hành trình số hóa. MondayCoffee, Đối tác Vàng đáng tin cậy của Microsoft, đang hỗ trợ Rhomberg Bau trong dự án quan trọng này, giúp họ đẩy nhanh tiến độ bất cứ khi nào có thể để giúp các bên liên quan của Rhomberg nhanh chóng trải nghiệm những lợi ích của việc số hóa.

Đối với Rhomberg, MondayCoffee đã kết hợp Office 365, Dynamics CRM và Azure. Bằng cách sử dụng Microsoft PowerApps, Power BI, Flow, danh sách SharePoint, Dynamics CRM và Outlook, ba quy trình chính của Rhomberg đã được tự động hóa, đơn giản hóa việc cộng tác, giảm chi phí thời gian và tăng tính minh bạch.

Thử thách

Rhomberg Bau GmbH, được tổ chức trong một số lĩnh vực kinh doanh, thống nhất theo một chiến lược chung nhằm cải thiện sự hợp tác giữa các lĩnh vực đó. Do đó, công ty đã chuyển sang đám mây, cài đặt bộ thuê bao Microsoft Office 365 và thay thế một số hệ thống CNTT cũ bằng các công cụ tiêu chuẩn của Microsoft.

Để hợp tác diễn ra, mọi người cần thay đổi thói quen của mình. Cùng với Rhomberg Bau, MondayCoffee đã nỗ lực thực hiện sự thay đổi văn hóa đó theo một bộ quy tắc:

• Các tập tin chỉ được lưu trữ một lần.
• Các dự án chỉ được tạo một lần trong hệ thống, ngay cả khi một số lĩnh vực kinh doanh đang hoạt động trên đó. (Trước đây, mỗi khu vực đều có khu vực dự án riêng.)
• Phải tăng cường tính minh bạch liên quan đến tiến độ của các dự án.
• Các quy trình và cấu trúc phải được chuẩn hóa và trực quan hóa một cách rõ ràng và đơn giản trong hệ thống. Ứng dụng của họ trở nên ít phụ thuộc hơn vào cá nhân người phụ trách.

Trong lần hợp tác này với Rhomberg Bau, MondayCoffee đã khai thác tiềm năng hợp nhất các hệ thống CNTT cũ vốn được quản lý khác nhau trong từng lĩnh vực kinh doanh và làm cho chúng hiệu quả hơn thông qua tự động hóa.

Chiến lược

Thông qua các buổi hội thảo, MondayCoffee đã thể hiện tiềm năng kết hợp ba thành phần chính của Office 365, Dynamics CRM và Azure. Cùng với các bên liên quan khác nhau từ Rhomberg Bau, MondayCoffee đã lên ý tưởng về kiến trúc và cách tiếp cận phù hợp để ra mắt một loạt Ứng dụng dành riêng cho doanh nghiệp trên nền tảng Microsoft mới với lộ trình phát triển từng bước. MondayCoffee đã ra mắt các Ứng dụng kinh doanh sau trong quá trình thử nghiệm thí điểm cho Rhomberg:

Ứng dụng khiếm khuyết xây dựng: Được xây dựng để đơn giản hóa việc ghi lại (bao gồm tải lên hình ảnh trên điện thoại thông minh), phân loại và theo dõi các lỗi xây dựng.

Trong các dự án xây dựng, việc phân loại và theo dõi các khiếm khuyết trong xây dựng là nguyên nhân lớn nhất dẫn đến vượt quá thời hạn và chi phí, đó là lý do tại sao quy trình theo dõi và ghi chép đơn giản hóa lại quan trọng đối với công ty. Hơn nữa, ứng dụng này cho phép công ty đánh giá các nhà cung cấp của họ về chất lượng xây dựng.

Ứng dụng lưu trữ động: Được xây dựng để tự động tạo cấu trúc trang web SharePoint nhằm lưu các tài liệu liên quan đến dự án ở một nơi duy nhất – dựa trên các đối tác kinh doanh có liên quan (theo các mục nhập dự án CRM). Đối với các dự án xây dựng lớn, điều quan trọng là tất cả các bên liên quan phải lưu trữ và tìm thấy các tài liệu quan trọng một cách trực quan mà không bị lạc trong hệ thống phân cấp hồ sơ phức tạp.

Tài liệu xây dựng Ứng dụng: Được xây dựng để cải thiện giao tiếp với các bên liên quan của khách hàng về tiến độ của dự án. Ứng dụng này cho phép tất cả các bên dễ dàng tải lên và gửi hình ảnh cũng như kế hoạch của địa điểm xây dựng cũng như đăng tin tức về tiến độ.

Để phát triển ứng dụng, MondayCoffee đã sử dụng các công cụ sau của Microsoft: PowerApps, Power BI, Flow, danh sách SharePoint, Dynamics CRM và Outlook Online.

Tất cả các ứng dụng hiện đang được sử dụng trong giai đoạn thử nghiệm bởi những người dùng chính, những người đã được đào tạo phù hợp. Kế hoạch triển khai toàn diện được lên kế hoạch vào đầu năm dương lịch 2019, trong khi các ứng dụng và cải tiến khác dự kiến sẽ được triển khai liên tục.

Kết quả

Với tất cả các ứng dụng được phát triển và ra mắt cùng Rhomberg – trên nền tảng mới – việc tự động hóa các tác vụ nhỏ đã cải thiện và đơn giản hóa hoạt động cộng tác giữa các nhóm. Ngoài việc tiết kiệm thời gian, tổ chức còn đạt được sự minh bạch hơn và chất lượng cao hơn trong các quy trình làm việc liên quan đến kinh doanh.

Giúp tổ chức trải nghiệm môi trường làm việc mới và hưởng lợi trực tiếp từ nó đồng nghĩa với việc thực hiện những bước tiến khổng lồ trong quá trình chuyển đổi văn hóa và kỹ thuật số của nhóm. Hiện tại, những người dùng chính đang tích cực yêu cầu triển khai ứng dụng ở các khu vực khác và phát triển ứng dụng mới.