PRO Club sử dụng KnowledgeLake để tối đa hóa giá trị của việc di chuyển sang Office 365

Bản tóm tắt

Câu lạc bộ PRO ở Bellevue, Washington, là một thẩm mỹ viện và câu lạc bộ chăm sóc sức khỏe và thể chất từng đoạt giải thưởng. Được thành lập bởi bác sĩ phẫu thuật tim mạch nổi tiếng, Tiến sĩ Mark Dedemenico, điểm đến theo phong cách nghỉ dưỡng luôn đi đầu trong những đột phá về sức khỏe và tuổi thọ. Cơ sở rộng 272.000 foot vuông này là nơi có nhiều sân dành riêng cho thể thao, hồ bơi và phòng tập thể dục hiện đại, nhà hàng và spa y tế.

Là một trong những câu lạc bộ sức khỏe hàng đầu ở Hoa Kỳ, PRO Club cần một cách tiếp cận khác để quản lý tài liệu để cho phép họ bắt kịp những đổi mới trong công nghệ kinh doanh, đặc biệt là với Microsoft SharePoint. PRO Club đã sử dụng KnowledgeLake để di chuyển từ SharePoint tại chỗ sang Office 365 trên đám mây.

Thử thách

PRO Club gần đây đã di chuyển từ SharePoint tại chỗ sang Office 365 và SharePoint Online để tận dụng một số lợi ích dựa trên đám mây, chẳng hạn như tiết kiệm chi phí, khả năng mở rộng và dịch vụ. Do đó, họ cần các công cụ quản lý tài liệu để quét và thu thập dữ liệu để hỗ trợ cho việc di chuyển và mang lại hiệu quả cho quy trình cũng như đổi mới trong toàn công ty.

Aaron Withington, Kỹ thuật viên cấp cao ITS tại PRO Club cho biết: “Hệ thống phải dễ sử dụng nhưng trên hết phải hoạt động với kho tài liệu trực tuyến SharePoint của chúng tôi.

Điều này khiến việc tìm kiếm một công cụ bổ sung cho phép người dùng tìm kiếm và tương tác với SharePoint một cách dễ dàng là điều bắt buộc. May mắn thay, theo Withington, PRO Club không cần phải tìm đâu xa. Ông giải thích: “Lần đầu tiên chúng tôi biết đến KnowledgeLake là vào năm 2007 khi chúng tôi đang tìm kiếm giải pháp thay thế cho hệ thống quản lý tài liệu Docuware đã lỗi thời của mình. “Chúng tôi đã nghiên cứu một số hệ thống quản lý tài liệu và chúng tôi thích những gì KnowledgeLake cung cấp về các loại tài liệu có thể tùy chỉnh và quy trình lập chỉ mục.”

Mặc dù có nhiều lựa chọn khác, Withington giải thích rằng việc đưa ra lựa chọn cho một giải pháp toàn công ty là một điều dễ dàng. “Chúng tôi hài lòng với những khách hàng của KnowledgeLake và giá của các hệ thống tương đương ít nhất cũng bằng hoặc cao hơn giải pháp KnowledgeLake, vì vậy chúng tôi quyết định mở rộng việc sử dụng KnowledgeLake thay vì áp dụng một giải pháp khác.”

Chiến lược

PRO Club đã sử dụng KnowledgeLake để di chuyển từ SharePoint tại chỗ sang Office 365 trên đám mây. Nỗ lực này bao gồm khoảng 250.000 tài liệu và mất khoảng 60 ngày từ đầu đến cuối. Nhưng ngoài việc di chuyển, PRO Club đang sử dụng nền tảng KnowledgeLake làm tài nguyên tập trung và được tổ chức hợp lý cho toàn bộ tổ chức. Các bộ phận bao gồm Tài khoản phải trả, Sự kiện thành viên, Bảo mật và Bảng lương đều có các tệp được lập chỉ mục, phân loại và lưu trữ điện tử trong SharePoint Online thông qua KnowledgeLake. Hoạt động được sắp xếp hợp lý một cách đáng kể này và giúp mở rộng việc sử dụng SharePoint, biến nó thành một nền tảng có giá trị mang lại hiệu quả trong tương lai và đổi mới quy trình.

Withington cho biết: “Giải pháp KnowledgeLake hoạt động liền mạch với SharePoint Online. “Nó có ứng dụng tìm kiếm SharePoint hoàn toàn có thể tùy chỉnh và dễ sử dụng. Và chúng tôi đang mong đợi phiên bản tiếp theo sẽ cho phép tìm kiếm và truy xuất từ cùng một giao diện người dùng hiện đang được sử dụng để quét và lập chỉ mục.”

Kết quả

Nền tảng KnowledgeLake đang hỗ trợ PRO Club bằng cách giúp nhân viên nhập và lập chỉ mục các tài liệu có siêu dữ liệu dễ dàng hơn và nhanh hơn nhiều. Việc doanh nghiệp sử dụng trên nhiều phòng ban sẽ tăng khả năng thu thập và chia sẻ thông tin bằng cách sử dụng SharePoint và cải thiện hiệu quả trên toàn công ty. Giao diện quen thuộc, dễ học hoạt động trơn tru với SharePoint, mang lại giá trị và ROI mới.

Dễ dàng đào tạo để quét, lập chỉ mục và truy xuất tài liệu. Sau khi được thiết lập, hệ thống rất dễ sử dụng để nhập tài liệu, e-mail và các bản ghi khác vào SharePoint. Giao diện đơn giản và trực quan. Điều này giảm thiểu việc đào tạo cho một nhiệm vụ thường được thực hiện bởi những người lao động tạm thời.

Tích hợp liền mạch với Office 365. Sau khi chuyển sang Office 365 và SharePoint, PRO Club nhận thấy ứng dụng tìm kiếm KnowledgeLake dành cho Office 365 giúp người dùng tùy chỉnh chức năng tìm kiếm thư viện tài liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng. Người dùng có thể lập chỉ mục và tìm kiếm trên bất kỳ trường dữ liệu nào họ chọn và lưu tìm kiếm để dễ dàng truy cập.

Bảo mật trên đám mây. Sử dụng cả bảo mật đi kèm với KnowledgeLake và cài đặt bảo mật Azure AD/SharePoint, PRO Club có thể tạo quy trình làm việc và thư viện tài liệu mà chỉ những người dùng được phê duyệt mới có thể truy cập.