Pan Pac quản lý các yêu cầu pháp lý và giảm thiểu rủi ro với Office 365 và Lãnh đạo Thông tin

Bản tóm tắt

Pan Pac là một công ty lâm sản/sản phẩm gỗ tích hợp đầy đủ ở New Zealand với các hoạt động khai thác gỗ, bột giấy, gỗ xẻ và xưởng cưa. Đây là chủ sở hữu rừng và người mua gỗ lớn nhất ở Vịnh Hawkes và tuyển dụng hơn 800 người làm việc trong các khu vực hoạt động của công ty.

Dưới sự lãnh đạo CNTT mới, Pan Pac đã quyết định chuyển từ SharePoint tại chỗ hiện có và các tính năng chia sẻ tệp khác sang các giải pháp Office 365 hiện đại. Đề án kinh doanh xoay quanh ba cải tiến kinh doanh chính:

1. Kết nối tổ chức đa dạng lại với nhau thông qua mạng nội bộ
2. Cung cấp các quy trình và tài liệu tuân thủ về sức khỏe và an toàn để tuân thủ các quy định của chính phủ đối với 'Các cơ sở nguy hiểm lớn'
3. Quản lý và xuất bản các tài liệu được kiểm soát trong mọi hoạt động kinh doanh

Lãnh đạo Thông tin đã cung cấp không gian làm việc SharePoint “thực tế, thiết thực và hữu dụng” bằng cách sử dụng phương pháp của nó và các Ứng dụng dựa trên Azure. Với nền tảng thiết kế linh hoạt được tạo ra, Pan Pac hiện đã ở vị trí thuận lợi để tiếp tục chuyển đổi kỹ thuật số hơn nữa với Office 365.

Thử thách

Do sự phức tạp trong hoạt động của Pan Pac nên Pan Pac có các yêu cầu kiểm soát tài liệu rất nghiêm ngặt để duy trì tính toàn vẹn của nội dung thông qua các bản sửa đổi. Trước đây việc này đòi hỏi các quy trình thủ công phải trải qua nhiều công đoạn và con người. Tại bất kỳ thời điểm nào, nhân viên sẽ không chắc chắn về vị trí, trạng thái và quyền sở hữu của tài liệu. Điều này dẫn đến sự trùng lặp các tài liệu và khó khăn trong việc tìm ra tài liệu hoặc hướng dẫn chính xác.

Luật Quy định mới về 'Các cơ sở nguy hiểm lớn' yêu cầu Pan Pac tạo ra cơ sở kiến thức trung tâm để xác định, kiểm soát, quy trình khẩn cấp và chính sách về mối nguy hiểm. Điều này đòi hỏi phải cập nhật liên tục để giám sát các quy trình, việc sử dụng chất độc hại và rủi ro trên toàn doanh nghiệp.

Chiến lược

Nền tảng Office 365 SharePoint đã thay thế các giải pháp lưu trữ khác nhau được Pan Pac sử dụng trước đây. Điều này bao gồm việc triển khai SharePoint 2013 và thông tin được lưu giữ trên các tệp chia sẻ.

Việc kết hợp tất cả thông tin lại với nhau trong mạng nội bộ Office 365 sẽ cung cấp cho tất cả nhân viên quyền truy cập vào một nguồn thông tin đã được xác minh duy nhất và khả năng tìm kiếm tuyệt vời, được tinh chỉnh bằng siêu dữ liệu. Với nhiều loại thông tin và hoạt động đa dạng, Lãnh đạo Thông tin đã tận dụng nền tảng quản lý thông tin của họ để xây dựng một hệ thống phân loại. Điều này bao gồm siêu dữ liệu để mô tả, lưu trữ và tìm nội dung cũng như triển khai các quy trình kinh doanh.

Các thiết kế cũng bao gồm việc sử dụng Ứng dụng iWorkplace dựa trên Azure cho phép tự động phân loại siêu dữ liệu. Sự đổi mới này có nghĩa là trong nhiều trường hợp nhân viên không cần nhập siêu dữ liệu. Một ứng dụng iWorkplace khác (Tệp hồ sơ thông minh) đơn giản hóa việc quản lý nội dung và bảo mật cho việc soạn thảo, phê duyệt, xuất bản và lưu trữ tài liệu.

Kết quả

Pan Pac đã nhận được rất nhiều phản hồi tích cực từ nhân viên của họ. Các giải pháp bao gồm mạng nội bộ hiện đại, không gian làm việc tài liệu được kiểm soát và cổng xuất bản cũng như quản lý các nhu cầu pháp lý về 'Cơ sở Nguy hiểm Chính'.

Nhân viên báo cáo rằng giờ đây họ có thể lưu trữ, tìm và sử dụng các tài liệu họ cần. Cùng với sự minh bạch mới được phát hiện, nguy cơ xảy ra sự cố công nghệ và thông tin sẽ giảm đi. Mọi người đều có thể tải lên, chia sẻ, tìm và chỉnh sửa một cách tự tin và có khả năng kiểm soát.

Pan Pac giờ đây có thể xác định và ứng phó tốt hơn với những hoạt động kém hiệu quả. Ví dụ, họ phát hiện ra rằng những người chủ chốt trong tổ chức được yêu cầu ký vào một khối lượng lớn tài liệu. Những nút thắt này có thể được giải quyết – và mang lại kết quả nhanh hơn và tốt hơn.

Pan Pac hiện đã sẵn sàng tận dụng cơ sở thiết kế để tiếp tục chuyển đổi kỹ thuật số với Office 365.