Bản tóm tắt
Ovivo là công ty hàng đầu thế giới về công nghệ xử lý nước với hơn 35 năm kinh nghiệm trong quản lý nước đô thị, xử lý nước thải công nghiệp, lọc và làm mát nước cho thiết bị điện tử. Hoạt động kinh doanh xử lý nước của Ovivo dựa trên việc thực hiện các dự án toàn cầu quy mô lớn, một số dự án kéo dài hơn 5 năm và có sự tham gia của các nhóm phân bổ trên khắp Bắc Mỹ, Châu Âu và quốc tế làm việc với các đối tác và nhà thầu với tư cách là các nhóm phân phối.
Trong vòng đời của mỗi dự án, hàng nghìn tài liệu và nhiều email khác được tạo ra chứa thông tin quan trọng cho các quyết định của dự án, thanh toán và bảo vệ hợp đồng. Trong lịch sử, kiến thức được gửi qua email này chỉ được lưu vào ổ đĩa cá nhân của từng cá nhân, với nhiều nhân viên và nhà thầu đến và đi trong suốt vòng đời của dự án. Với rất nhiều bộ phận chuyển động và rất nhiều mối đe dọa, Ovivo nhận thấy nhu cầu làm cho thông tin quan trọng của dự án trong email trở nên dễ dàng lưu, tìm kiếm và chia sẻ giữa các nhóm dự án đang phát triển. Vào năm 2017, Phó Chủ tịch phụ trách các Dự án lớn sắp nhậm chức của Ovivo đã đề xuất Colligo là giải pháp tốt nhất để áp dụng SharePoint.
Thử thách
Bộ phận duy nhất sử dụng SharePoint để quản lý email trước khi triển khai Colligo là nhóm pháp lý của Ovivo. Đối với phần còn lại của công ty, việc sử dụng SharePoint để lưu email liên quan đến dự án được coi là quá tốn thời gian. Các nhóm đã sử dụng hỗn hợp các thư mục chung trong Outlook và các thư mục trong ổ C của công ty để lưu trữ các email đã lưu trữ.
Ovivo nhận thấy tầm quan trọng của việc đưa ra giải pháp đơn giản cho nhân viên và cần phải phát triển từ việc lưu email ngẫu nhiên trong các thư mục cục bộ vì nhiều lý do.
Các dự án của Ovivo thường kéo dài 5 năm hoặc lâu hơn. Trong khoảng thời gian đó, các nhóm dự án thường xuyên mở rộng và thay đổi. Với mỗi thành viên rời đi, Ovivo phải khai thác các email dự án được lưu trữ trên ổ đĩa cục bộ của từng cá nhân, dành hàng giờ để khai thác những kiến thức quan trọng của dự án, dù biết rằng có nguy cơ các hạng mục có giá trị sẽ bị bỏ qua.
Với nhiều nhóm và dự án sử dụng các thư mục truyền thống, email và tệp đính kèm ngày càng khó tìm. Thời gian trôi qua và hàng nghìn email tích lũy, việc tìm kiếm các thư mục dùng chung ngày càng trở nên khó khăn.
Bằng cách duy trì email trong các tệp PST mà không có bất kỳ phương pháp phân loại có ý nghĩa nào trong nhóm, việc tìm kiếm chi tiết dự án tốn nhiều thời gian và thường không tìm thấy dữ liệu quan trọng, điều này cản trở việc lập kế hoạch, ước tính và thanh toán. Không có siêu dữ liệu bổ sung nào được thu thập để tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm trong tương lai.
Trong trường hợp xảy ra kiện tụng hoặc phân xử, Ovivo sẽ cần sao chép các tệp PST đã lưu trữ từ một nhân viên cũ vào ổ đĩa ngoài, kết nối ổ đĩa với tài khoản Outlook của người dùng hiện tại, để các tệp lập chỉ mục trong vài ngày rồi truy vấn từ một máy tính để lưu email trong các thư mục được liên kết với từng chủ đề xác nhận quyền sở hữu. Quá trình này có thể tốn hàng trăm ngàn đô la phí nhà thầu và giờ làm của nhân viên.
Chiến lược
Ovivo dựa vào SharePoint để quản lý kiến thức và hồ sơ, nhưng nó cần hợp lý hóa quyền truy cập để đơn giản hóa việc nắm bắt thông tin dự án hoàn chỉnh. Nhân viên đã quen làm việc từ Outlook và họ cần một cách để tiếp tục làm việc hiệu quả từ hộp thư đến của mình. Vào năm 2017, Phó chủ tịch phụ trách các dự án lớn sắp nhậm chức của Ovivo đã đề xuất Trình quản lý email Colligo là giải pháp tốt nhất cho việc áp dụng SharePoint. Anh ấy đã từng sử dụng nó trong một vai trò trước đây.
Mỗi bộ phận tạo các thư viện trực tuyến và ngoại tuyến đơn giản trong SharePoint có cấu trúc để lưu trữ thông tin quan trọng một cách hợp lý và nhất quán, đồng thời Colligo giúp việc này trở nên dễ dàng thực hiện từ Outlook. Sau đó, những người ủng hộ nhân viên sẽ chia sẻ cách thức hoạt động của nó với những người khác, điều này khiến các nhóm dự án sử dụng SharePoint nhiều hơn.
Bằng cách tích hợp quyền truy cập thư mục SharePoint trực tiếp vào Outlook bằng Trình quản lý email Colligo, nhân viên Ovivo có thể lưu email và tệp đính kèm trực tiếp vào SharePoint từ hộp thư đến Outlook của họ. Chỉ trong vài cú nhấp chuột, nhân viên lưu email và tệp đính kèm liên quan đến dự án vào thư viện liên quan trong SharePoint. Colligo tự động lưu trữ các trường chính như chủ đề, người gửi và ngày dưới dạng siêu dữ liệu.
Bất kỳ ai trong nhóm dự án đều có thể nhanh chóng tìm kiếm, tìm và chia sẻ các liên kết an toàn tới các email và tệp đính kèm có giá trị khi chúng được ghi lại và gắn thẻ bằng siêu dữ liệu hữu ích. Việc tiết kiệm thời gian và truy cập thông tin đầy đủ giúp quản lý dự án có lợi nhuận và đảm bảo mọi người đều làm việc dựa trên thông tin đầy đủ và cập nhật.
Ngay cả nhân viên của Ovivo làm việc ở những địa điểm có băng thông thấp cũng sử dụng Colligo Email Manager để lưu và phân loại email vào thư viện SharePoint ngoại tuyến. Nền tảng hoàn chỉnh của Colligo có nghĩa là nhân viên Ovivo có thể truy cập SharePoint từ Outlook tại chỗ, trên thiết bị di động và trong Office 365.
Kết quả
Colligo Email Manager hiện đã được sử dụng hơn một năm trên hầu hết các dự án lớn hơn của Ovivo để lưu email, tệp đính kèm và tài liệu vào SharePoint. Việc đạt được sự chuyển đổi hoàn toàn sang SharePoint trên toàn bộ công ty vẫn còn phải mất vài năm nữa, nhưng Ovivo đã thấy được tác động có giá trị bao gồm việc thu lại hàng trăm nghìn chi phí cho một dự án bị trì hoãn, tiết kiệm hàng nghìn đô la khi khám phá pháp lý và chuyển hành vi của nhóm theo hướng thường xuyên nắm bắt và bảo vệ kiến thức dự án
Thu hồi toàn bộ chi phí dự án. Ovivo đang gặp phải sự chậm trễ đáng kể với dự án $200.000.000 ở Nam Phi. Doanh nghiệp hoạt động trên cơ sở chi phí cộng thêm, chứng minh tất cả các chi phí liên quan đến dự án. Với việc Colligo giúp việc tiết kiệm tới SharePoint nhanh hơn và đơn giản hơn, các nhóm đã ghi lại và bảo vệ chính xác chi phí dự án và kết quả là Ovivo đã có thể nhận được gần $1.000.0000 được hoàn trả cho chi phí bảo trì. Họ đang sử dụng cùng một email và tài liệu được lưu vào SharePoint thông qua Colligo để chứng minh cho yêu cầu bồi thường $1.500.000 bổ sung.
Phát hiện pháp lý kịp thời, tiết kiệm. Trong một vụ kiện trọng tài pháp lý ở Ontario, trước kỷ nguyên SharePoint, Ovivo đã chi $300.000 cho các chuyên gia tư vấn ngoài số tháng nhân viên lấy tài liệu theo cách thủ công. Để so sánh, Ovivo đã sử dụng Colligo trong hai vụ trọng tài xây dựng lớn để di chuyển toàn bộ hộp thư của những người quản lý cũ sang các thư viện riêng biệt. Thư viện email trong SharePoint đã được kết nối với danh sách chủ đề xác nhận quyền sở hữu bằng cách tra cứu ngược lại. Việc tìm kiếm có thể được thực hiện rất dễ dàng trong SharePoint bằng cách sử dụng trình xem tích hợp để xác định các tài liệu liên quan và liên kết chúng với đúng chủ đề. Khả năng chú thích, nhận xét và gắn thẻ các tệp cho phép tạo danh sách tài liệu có thể tìm kiếm dễ dàng. Nhiều người có thể làm việc trên các dự án này cùng một lúc và họ có thể cấp quyền truy cập SharePoint cho các chuyên gia tư vấn bên ngoài.
Hoàn thành việc nắm bắt kiến thức dự án. Phó Chủ tịch CNTT của Ovivo tin rằng Colligo là chìa khóa giúp nhân viên áp dụng SharePoint. Colligo đã giúp nhân viên bỏ thói quen cũ và biến việc lưu email vào SharePoint từ hộp thư đến của họ trở thành bản chất thứ hai, từ đó tạo ra kiến thức dự án trị giá hàng triệu đô la đầy đủ và lâu dài cho Ovivo.
