Nhà đăng ký Orion hợp lý hóa quy trình kinh doanh và truy cập tài liệu với SharePoint và K2

Bản tóm tắt

Orion Registrar Inc. cung cấp dịch vụ kiểm toán và chứng nhận cho các công ty thuộc nhiều ngành khác nhau. Họ là chuyên gia về một số tiêu chuẩn ngành, bao gồm hàng không vũ trụ, y tế, viễn thông, sức khỏe và an toàn, quản lý môi trường, tái chế, tính bền vững, quản lý năng lượng và quản lý dịch vụ CNTT.

Sử dụng lớp trừu tượng hóa dữ liệu SmartObject của K2, giải pháp mới của Nhà đăng ký Orion tích hợp dữ liệu khách hàng dòng doanh nghiệp phức tạp được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu SQL quan hệ được xây dựng tùy chỉnh. Giải pháp sử dụng máy chủ K2 blackpearl để truy cập dữ liệu có thể xem được trong SharePoint Trực tuyến thông qua các biểu mẫu thông minh K2 được nhúng. Kết quả là Orion có giải pháp tất cả trong một cho quy trình kinh doanh và quản lý tài liệu.

Thử thách

ISO 9001…TL 9000…OHSAS 18001…Đây là một số trong vô số tiêu chuẩn hệ thống mà các công ty phải nhận được chứng nhận để đưa giải pháp của mình ra thị trường. Với tư cách là tổ chức chứng nhận, Nhà đăng ký Orion là nhà cung cấp dịch vụ kiểm toán hàng đầu được quốc tế công nhận và chính là công ty đáp ứng những nhu cầu này. Paul Burck, Chủ tịch của Nhà đăng ký Orion giải thích, “Các công ty yêu cầu được công nhận rằng họ có sẵn một hệ thống quản lý đã được xác thực đầy đủ và Orion cung cấp các kiểm toán viên kỹ thuật cũng như quản lý dự án cho việc này. Chúng tôi phải tạo điều kiện thuận lợi cho tất cả các hoạt động kiểm tra và cân bằng để khi chúng tôi nói rằng một công ty đáp ứng một tiêu chuẩn nhất định thì họ thực sự đáp ứng được tiêu chuẩn đó.”

Ban đầu, công ty quản lý quy trình chứng nhận từ đầu đến cuối bằng cơ sở dữ liệu Microsoft Access cũng như hệ thống CRM tùy chỉnh để quản lý tài liệu. Mặc dù vậy, điều khá rõ ràng là nếu công ty muốn duy trì quỹ đạo tăng trưởng của mình, thì họ sẽ đạt đến giới hạn về cách có thể tiếp tục cung cấp dịch vụ chất lượng cao. Sau khi thực hiện một chút nghiên cứu, họ kết luận rằng họ cần tìm một giải pháp quản lý quy trình kinh doanh ít mã hóa, linh hoạt, có thể mở rộng, dễ cập nhật và có thể được hỗ trợ trong nhiều năm tới. Chìa khóa của hệ thống mới sẽ là khả năng hiển thị cho khách hàng của họ về quy trình đánh giá và chứng nhận, tạo điều kiện giao tiếp tốt hơn bằng cách cho phép người dùng làm việc với tất cả tài liệu và dữ liệu của họ ở một nơi.

Để đạt được tầm nhìn của họ về giải pháp hỗ trợ quy trình làm việc có thể mở rộng, Orion đã tìm đến công ty tư vấn công nghệ và kinh doanh hàng đầu Catalyte để cung cấp các đề xuất công nghệ cũng như phát triển và bảo trì hệ thống. Clark Pope, Giám đốc Catalyte cho biết: “Mục tiêu của chúng tôi là phát triển một giải pháp tất cả trong một”. “Hệ thống sẽ cần tiếp nhận khách hàng mới, soạn thảo hợp đồng, hỗ trợ chữ ký thông qua DocuSign và lưu trữ chúng trong thư viện trực tuyến SharePoint. ”

Ngoài việc đề xuất K2 là trái tim của hệ thống, Catalyte còn đề xuất phần lớn cơ sở hạ tầng nên dựa trên đám mây bằng cách sử dụng Microsoft SharePoint và Exchange Online. Burck tiếp tục nói: “Đề xuất tận dụng các dịch vụ dựa trên đám mây như một phần của giải pháp BPM tổng thể của chúng tôi rất có ý nghĩa đối với chúng tôi, vì chúng tôi muốn giảm thiểu dấu chân tại chỗ để giảm bớt chi phí quản trị”. Vào cuối năm 2019, Orion có kế hoạch đưa 100% lên đám mây.

Chiến lược

Kết quả cuối cùng của dự án Nhà đăng ký/Catalyte Orion là một ứng dụng quy trình chứng nhận toàn diện mà công ty gọi là Hunter, ứng dụng này không chỉ cung cấp các quy trình nội bộ để quản lý hoạt động kiểm tra mà còn cung cấp một cổng thông tin hướng ra bên ngoài, nơi khách hàng và kiểm toán viên có thể đạt được kết quả thực sự. -thời gian xem tình trạng và các vấn đề với chứng nhận đang chờ xử lý của họ. Pope cho biết: “Đó là một hệ thống hết sức toàn diện bao gồm cơ sở hạ tầng đám mây, hệ thống quản lý nội dung, môi trường làm việc cộng tác, quản lý tài liệu mở rộng và tích hợp ứng dụng kinh doanh”.

Sử dụng lớp trừu tượng hóa dữ liệu SmartObject của K2, giải pháp tích hợp dữ liệu khách hàng LOB (ngành kinh doanh) phức tạp của Nhà đăng ký Orion được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu SQL quan hệ được xây dựng tùy chỉnh. Giải pháp sử dụng máy chủ K2 để truy cập dữ liệu có thể xem được trong SharePoint thông qua K2 SmartForms được nhúng.

Quy trình làm việc từ đầu đến cuối của Hunter như sau:

• Quá trình bắt đầu bắt đầu khi khách hàng yêu cầu đánh giá hoặc nếu chứng nhận của họ sắp được gia hạn theo xác định của bàn làm việc lập lịch trình theo dõi nhu cầu chứng nhận lại hàng năm.
• Người lập kế hoạch trao đổi với khách hàng về tính khả dụng của họ và đáp ứng nhu cầu của họ với các đánh giá viên tiềm năng dựa trên loại chứng nhận. Một phần của Hunter là lịch mà kiểm toán viên phải cập nhật để người lập lịch có thể phù hợp với tình trạng sẵn sàng của khách hàng và kiểm toán viên.
• Sau khi một kiểm toán viên phù hợp được lựa chọn dựa trên chuyên môn và tính khả dụng, DocuSign được sử dụng để quản lý quy trình giấy tờ ký kết vào ngày bắt đầu và ngày kết thúc đã thỏa thuận của dự án để có thể đưa ra một hợp đồng hợp lệ.
• Sau đó, quá trình chuẩn bị của kiểm toán viên được bắt đầu thông qua quy trình làm việc mở tài liệu thích hợp được lưu trữ trong SharePoint cho dự án của khách hàng, cung cấp tất cả các chi tiết cần thiết.
• Khi quá trình kiểm toán hoàn tất, một báo cáo sẽ được tải lên để tất cả các bên xem xét.
• Nếu trong quá trình kiểm tra phát hiện ra sự không tuân thủ, sẽ có một quy trình làm việc riêng biệt để theo dõi và báo cáo lại các vấn đề cụ thể cho khách hàng. Khi các vấn đề được giải quyết, kiểm toán viên có thể đánh dấu các vấn đề tuân thủ khi chúng được giải quyết.

Sau khi quá trình kiểm tra bắt đầu, việc thanh toán sẽ được thông báo để tính phí cho khách hàng. Sau khi hoàn tất thủ tục giấy tờ, người đánh giá của Orion sẽ kiểm tra thủ tục giấy tờ, các vấn đề không tuân thủ và quyết định xem công ty có nên được chứng nhận hay không. Nếu họ quyết định công ty phải được chứng nhận (và sau khi khách hàng đã thanh toán hóa đơn), thì họ sẽ chuyển sang một chương trình con để xuất chứng chỉ và cung cấp cho khách hàng để lưu hồ sơ.

Kết quả

Nhà đăng ký Orion đã tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí khi triển khai hệ thống tuân thủ chứng nhận dựa trên K2 của họ. Mục tiêu chính là giảm thời gian dành cho một nhóm nhiệm vụ kiểm toán nhất định từ 3 giờ xuống còn 1,5 giờ. Trên thực tế, số tiền chi cho những công việc đó hiện chỉ là một giờ. Ngoài ra, K2 đã giúp Orion giảm bớt việc quản lý và chi phí liên quan đến các quy trình cũ, giúp tiết kiệm chi phí tài nguyên tới 25%. Giờ đây, họ cũng có thể giảm đáng kể chi phí gửi thư vì tất cả tài liệu đều ở dạng kỹ thuật số.

Cuối cùng, Paul Burck coi đây là sự khởi đầu của một sự thay đổi cơ bản trong cách họ hoạt động với tư cách là một doanh nghiệp. “Một trong những mục tiêu của chúng tôi là thay đổi Orion từ một công ty dựa trên cảm xúc thành một công ty dựa trên dữ liệu. Nếu chúng tôi không có quy trình làm việc và nếu không có SQL Server và K2, chúng tôi sẽ tiếp tục bị chi phối bởi cảm xúc.” Để hiện thực hóa điều này, Orion đang có kế hoạch triển khai Microsoft Power BI. Trong nhiều năm, công ty đã tích lũy được lượng dữ liệu khổng lồ về các chuyên gia tư vấn kiểm toán và khách hàng của họ, đồng thời bằng cách tận dụng phân tích sâu sẽ có thể thực hiện dự báo và giám sát công việc thông minh hơn để cải thiện hơn nữa sự hài lòng của khách hàng.

Ngày nay, với K2 là cốt lõi của ứng dụng Hunter, Orion có giải pháp quy trình làm việc có thể dự đoán, đáng tin cậy và có thể mở rộng, đồng thời với đối tác Catalyte, họ có đủ nguồn lực để phát triển hệ thống khi công ty chuyển sang một tầm cao mới.

Đọc nghiên cứu trường hợp đầy đủ