Quest giúp NHS Arden & GEM di chuyển liền mạch sang Office 365

Bản tóm tắt

Đơn vị hỗ trợ vận hành (CSU) Arden và GEM (AGEM) của NHS (Dịch vụ Y tế Quốc gia) cung cấp một loạt dịch vụ cho NHS England (NHSE) và là một trong những CSU lớn nhất trong nước. Họ đóng vai trò là đối tác có giá trị và đáng tin cậy cho các ủy viên, chính quyền địa phương và nhà cung cấp để giải quyết những thách thức mà họ gặp phải trong việc xây dựng các dịch vụ tích hợp, chất lượng cao và tiết kiệm chi phí nhằm mang lại kết quả sức khỏe tốt hơn cho tất cả mọi người.

Nhóm CNTT nhỏ của AGEM có nguồn lực hạn chế để di chuyển từ SharePoint 2010 sang Office 365 nhằm giúp đáp ứng mục tiêu ưu tiên đám mây cho chính họ và khách hàng của họ, bao gồm 60 nhóm vận hành lâm sàng (CCG), NHSE, quỹ tín thác của nhà cung cấp và chính quyền địa phương.

Họ đã nhờ đến Quest và Metalogix để giúp họ di chuyển từ vị trí kế thừa khác biệt sang một giải pháp thông minh, tích hợp dựa trên Office 365.

Thử thách

Với nhóm CNTT gồm ba người, AGEM chịu trách nhiệm quản lý 1.500 người dùng trên phạm vi địa lý rộng lớn. Là một phần trong phạm vi của họ, họ tìm kiếm tính kinh tế theo quy mô trên diện rộng.

Vào năm 2013, AGEM đã vạch ra kế hoạch cho chính mình và khách hàng trước chính sách ưu tiên đám mây của Chính phủ Vương quốc Anh. Họ bắt đầu cuộc hành trình của mình đối mặt với một thách thức, dẫn đến sự trùng lặp và lãng phí nỗ lực. Họ biết rằng họ không có thời gian để lãng phí nếu muốn giảm số lượng silo hệ thống và cải thiện khả năng hỗ trợ người dùng cuối của nhóm.

Nhóm CNTT muốn di chuyển SharePoint 2007 và SharePoint 2010 để tận dụng tính linh hoạt và khả năng mở rộng của nó. Họ chọn Office 365 làm nền tảng vì bộ công cụ này mang đến cho họ một “con dao quân đội Thụy Sĩ”. Nó cung cấp một giải pháp có thể mở rộng, linh hoạt và mạnh mẽ với các tính năng và chức năng được phát triển liên tục. Ngoài ra, AGEM thích rằng người dùng có trải nghiệm quen thuộc xuyên suốt các công cụ – hỗ trợ quá trình áp dụng của người dùng cuối.

Với nguồn lực hạn chế của nhóm, họ đã bắt đầu quá trình chuyển từ vị trí cũ sang một giải pháp thông minh, tích hợp theo cách thủ công. Tuy nhiên, quá trình này có nguy cơ xảy ra lỗi do con người đáng kể khi các thành viên trong nhóm di chuyển nội dung giữa các hệ thống theo cách thủ công. Nó cũng tiêu tốn phần lớn khối lượng công việc hàng ngày của nhóm và khiến nhóm không thể tập trung vào các nhiệm vụ cốt lõi khác của mình.

Một trong những nhiệm vụ đầu tiên của AGEM là tìm ra giải pháp có thể loại bỏ các quy trình thủ công và cũng chứng minh rằng họ có thể di chuyển chính xác và liền mạch trang trại SharePoint kế thừa tại địa phương của mình, bao gồm cả các tài khoản quản lý tài chính. Điều quan trọng là họ có thể chứng minh, thông qua bất kỳ cuộc kiểm tra nào trong tương lai, rằng thông tin không bị thay đổi dưới bất kỳ hình thức nào và được bảo mật.

Chris Reynolds, Trưởng bộ phận Đổi mới và Phát triển Sản phẩm cho biết: “Trước khi tham gia với Metalogix [một phần của Quest], chúng tôi đã mắc kẹt trong các quy trình thủ công và giải quyết những thiếu sót của tùy chọn có sẵn để thực hiện công việc”. . “Điều này có nghĩa là chúng tôi không thể khôi phục một cách chi tiết một tài liệu hoặc thư viện một cách dễ dàng và tự tin rằng nó sẽ được thực hiện chính xác.”

Chiến lược

Reynolds cho biết: “Khi chúng tôi bắt đầu xem xét Metalogix, chúng tôi đã rất ngạc nhiên về việc chúng tôi có thể khiến quá trình di chuyển diễn ra liền mạch như thế nào”. Metalogix tích cực tương tác với AGEM và dành thời gian lắng nghe những gì họ đang cố gắng đạt được cũng như cách họ muốn đạt được điều đó. Metalogix đã tiếp thu kiến thức đó rồi trình bày giải pháp của họ, Essentials for Office 365, đồng thời chỉ cho AGEM lộ trình dẫn đến thành công.

Reynolds thừa nhận: “Metalogix đã chỉ cho chúng tôi cách họ có thể giúp chúng tôi đạt được mục tiêu thay vì chỉ cố gắng bán giấy phép cho chúng tôi và không đưa ra kế hoạch cho chúng tôi như một số đối thủ cạnh tranh của họ”. “Và sau đó, nó đã thay đổi toàn bộ cách tiếp cận của chúng tôi.”

AGEM ban đầu bắt đầu di chuyển một lượng nhỏ dữ liệu để đảm bảo rằng họ tuân thủ tất cả NHS khi chuyển nội dung tài chính nhạy cảm từ dữ liệu tại chỗ sang đám mây. Họ rất vui mừng vì có thể duy trì quyền kiểm soát phiên bản và có thể xem nội dung tại cơ sở cũng như trên đám mây. Điều đó khiến họ cảm thấy thoải mái khi biết rằng họ luôn sẵn sàng cho bất kỳ loại hình kiểm toán nào.

Ngoài ra, AGEM có thể tận dụng khả năng tự động hóa của công cụ, mang lại cho họ khả năng chiến thuật để tập trung vào các bộ phận khác của doanh nghiệp. Với Metalogix, họ có thể đạt được nhiều thành tựu hơn và giảm mức độ căng thẳng vì họ không còn phải đối mặt với các quy trình thủ công hoặc phải lo lắng về lỗi của con người.

Metalogix cũng cung cấp cho AGEM chương trình đào tạo và hỗ trợ thông qua Học viện Metalogix để giúp họ bắt đầu và hoạt động nhanh hơn. Ví dụ: họ có các ký tự đặc biệt mà họ đã sử dụng, bao gồm biểu tượng ổ khóa không hiển thị chính xác trong giao diện Metalogix. Nhóm hỗ trợ đã sửa lỗi này trong bản cập nhật hàng tuần tiếp theo.

Reynolds cho biết: “Chúng tôi có thể nhận thấy lợi tức đầu tư của mình ngay lập tức bằng cách cắt giảm đáng kể số giờ lao động cần thiết cho quá trình di chuyển và chúng tôi không còn lo lắng về những rủi ro liên quan đến sai sót của người dùng”.

Hiện AGEM đang sử dụng Office 365 nên họ đang chủ động sử dụng SharePoint và đang xây dựng các dịch vụ mà họ sử dụng. Việc áp dụng Microsoft Teams đang tích hợp trải nghiệm người dùng trên bộ công cụ và đã tạo ra một bước thay đổi trong phương pháp làm việc của họ. Nó cho phép họ làm việc hiệu quả như các nhóm đa ngành với khách hàng và chuỗi cung ứng của họ, giảm thiểu sự chậm trễ và cải thiện dịch vụ được cung cấp.

Họ cũng sử dụng các nút Power BI chuyên dụng để cung cấp thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu tích hợp nhiều nguồn dữ liệu cần thiết. Công việc này bao gồm lộ trình điều trị cho bệnh nhân, lực lượng lao động, tài chính và quản lý sự cố. Nó đã giúp AGEM làm cho những điều chưa biết được biết đến và đưa ra những thông tin quan trọng quan trọng.

Hơn nữa, với Microsoft Forms và Power Automate, họ đang sử dụng cây quyết định và cảnh báo để trao quyền cho người dùng cuối thông tin họ cần vào đúng thời điểm.

“Chúng tôi muốn mọi người nhìn vào chúng tôi để tìm ra những phương pháp thực hành tốt nhất. Với sự hỗ trợ và giúp đỡ liên tục của Metalogix, chúng tôi biết rằng chúng tôi sẽ có thể kết hợp tất cả những điều này thành một dịch vụ để giúp đỡ khách hàng và các đơn vị kinh doanh khác của NHS,” Reynolds cho biết.

Kết quả

“Nếu không có Metalogix, tôi sẽ không thể làm được những gì mình đã có thể làm. Dữ liệu tài chính mà chúng tôi đã di chuyển sẽ vẫn nằm trên một máy chủ hầu như không hoạt động. Nếu tôi phải di chuyển lượng dữ liệu đó cùng với số lượng thư mục và cấu trúc con thì hai chúng tôi sẽ phải làm việc trong một tháng.”

“Công cụ phù hợp sẽ tự mang lại lợi ích sau vài tuần. Bạn không cần người ta ngồi xoay tay cầm để đảm bảo nó hoạt động. Metalogix có tính linh hoạt đáng kinh ngạc để phát triển theo không gian luôn thay đổi và chúng tôi biết rằng Metalogix có thể cung cấp nhiều lần và chúng tôi luôn có thể xem quá trình kiểm tra. Chúng tôi có sự tin tưởng và niềm tin,” Reynolds nói.

Khi họ tiếp tục hành trình lên đám mây, AGEM đang hướng tới tương lai và đang đầu tư vào nhóm Office 365 hướng tới khách hàng để triển khai các giải pháp cho khách hàng để họ có thể bắt đầu và làm việc nhanh chóng.

Họ muốn tận dụng trải nghiệm của mình với Metalogix và biến nó thành một dịch vụ dành cho khách hàng của họ. Giờ đây, họ có thể hợp lý hóa dữ liệu, tìm ra những thứ rác rưởi và chỉ di chuyển những gì cần thiết. Nhóm AGEM Office 365 đã trở nên linh hoạt hơn và có thể phản hồi mọi việc theo cách hiệu quả và năng suất hơn, cho phép họ tập trung vào vai trò cốt lõi của mình.

“Chúng tôi hiện đang xem xét nhiều cách khác để có thể sử dụng các giải pháp Metalogix. Chúng tôi đang truyền bá và muốn những người khác nhận được lợi tức đầu tư tương tự như chúng tôi có,” Reynolds nói. “Tôi thực sự tin tưởng vào Essentials cho Office 365. Nó hoạt động tốt và vẫn đang hoạt động tốt.”

Bằng cách sử dụng bộ công cụ Microsoft 365, AGEM có thể cộng tác và cung cấp dịch vụ một cách hiệu quả trên nhiều khu vực địa lý phân tán.

Các chuyên gia kỹ thuật của Teams có thể được tận dụng khi cần thiết để mang lại lợi nhuận tốt nhất.

Đọc nghiên cứu trường hợp đầy đủ