NPCA cải thiện báo cáo hoạt động và nghỉ phép nội bộ cốt lõi thông qua PowerApps, Microsoft Flow

Bản tóm tắt

Được thành lập vào năm 1919, Hiệp hội Bảo tồn Công viên Quốc gia (NPCA) là tiếng nói độc lập, phi đảng phái hoạt động nhằm củng cố và bảo vệ các địa điểm yêu thích của nước Mỹ trong hơn 100 năm. Với 1,3 triệu thành viên và người ủng hộ, NPCA đóng vai trò là tiếng nói của các công viên quốc gia Hoa Kỳ, bảo vệ và bảo tồn những địa điểm mang tính biểu tượng và truyền cảm hứng nhất của Hoa Kỳ cho các thế hệ hiện tại và tương lai.

NPCA đã bắt tay vào hành trình chuyển đổi kỹ thuật số bằng việc áp dụng chiến lược ưu tiên đám mây với việc triển khai Office 365, Microsoft Teams và Power Platform. Khi họ bắt đầu tìm kiếm các giải pháp hiện đại có thể tự động hóa và hợp lý hóa nhiều quy trình của mình, NPCA đã tìm đến Technovert để được trợ giúp.

Thử thách

Trong hoạt động bảo vệ và bảo tồn các công viên tự nhiên, với một nhóm bao gồm các thành viên và người hỗ trợ, năng suất và hiệu quả là yếu tố then chốt. Nếu không có sự hiểu biết rõ ràng về việc sử dụng cũng như trách nhiệm giải trình của nhân viên và thành viên thì sẽ khó có thể thúc đẩy sự hợp tác và duy trì năng suất. Đó là trường hợp của NPCA. Nhằm triển khai các quy trình hiệu quả hơn về báo cáo nghỉ phép và hoạt động cũng như tiếp nhận lực lượng lao động mới, NPCA đã hợp tác với nhóm chuyên gia SharePoint của Technovert để áp dụng và triển khai các giải pháp quản lý công việc kỹ thuật số.

Chiến lược

NPCA, với quan hệ đối tác sâu sắc với Technovert, hiểu rõ những trở ngại và mất thời gian làm việc hiệu quả do quy trình nộp hồ sơ nghỉ phép và thông tin hoạt động cũng như tiếp nhận nhân viên mới không hiệu quả.

Việc theo dõi, phê duyệt và báo cáo là rất quan trọng để nhóm Kế toán NPCA xử lý tiền lương và truy cập vào ngân sách sử dụng và nhân lực của họ. Các nhóm đã tìm thấy giải pháp lý tưởng của mình là sử dụng Microsoft PowerApps và Office 365.

Bằng cách sử dụng Microsoft PowerApps, nhóm đã tạo một ứng dụng để theo dõi và báo cáo ngày nghỉ phép cũng như các hoạt động khác. Điều này giúp bạn có thể gửi báo cáo nghỉ phép cũng như báo cáo công việc đồng thời hỗ trợ nhân viên lập hồ sơ, theo dõi và cập nhật những nỗ lực có giá trị của họ từ bất kỳ thiết bị hoặc kiểu dáng nào.

Ứng dụng được xây dựng bằng Common Data Service (CDS) làm nguồn dữ liệu chính với các kết nối bổ sung với SharePoint Online và Microsoft Flow. Thông qua các kết nối này, người quản lý báo cáo và nhóm tài chính có thể xem xét các bằng chứng đã gửi từ SharePoint, thực hiện hành động và kích hoạt quy trình làm việc với Microsoft Flow để cập nhật ứng dụng, giúp quy trình trở nên hiệu quả, không có lỗi và an toàn.

Ứng dụng kinh doanh sử dụng nhiều thực thể trong Common Data Store và cách tiếp cận dựa trên canvas để tự động hóa quy trình. Thông tin được lấy từ nhiều cơ sở dữ liệu nội bộ và tệp excel khác nhau và hiển thị trên một màn hình. Sau khi người dùng xem hoặc cập nhật bản ghi, thông tin cũng được đồng bộ hóa với Danh sách SharePoint để dự phòng. Người dùng tạo báo cáo công việc và báo cáo, gửi tài liệu và nhập dữ liệu của họ vào một vị trí duy nhất, nơi người phê duyệt và người quản lý báo cáo có thể truy cập và xử lý dữ liệu đó đúng hạn.

Khi gửi báo cáo công việc mới, thông tin người dùng và cấu trúc báo cáo có thể được truy vấn từ Microsoft Graph, cho phép xem và lưu trữ thông tin chính của người dùng mà không cần nhập thủ công. Những loại tính năng hữu dụng này cải thiện trải nghiệm của người dùng và khách hàng, tiết kiệm thời gian và công sức quý báu, đồng thời tăng độ chính xác và khả năng ghi nhớ. Bảng thông tin bổ sung dành cho người quản lý yêu cầu bồi thường và nhóm tài chính cung cấp chức năng và khả năng họ cần để quản lý hiệu quả các yêu cầu chi phí.

Kết quả

Bằng cách sử dụng ứng dụng mới, nhân viên của NPCA giờ đây có thể dễ dàng nộp đơn nghỉ phép, báo cáo hoạt động và các yêu cầu nội bộ khác mà người quản lý báo cáo có thể xem xét và phê duyệt. Nhóm tài chính có thể có quyền truy cập vào tất cả các bằng chứng đã gửi trong một cửa hàng chung được bảo đảm bằng các đặc quyền cần thiết. Bằng cách quản lý tập trung tất cả thông tin này trong Office 365 và có các quy trình chung để theo dõi khiếu nại, quy trình này sẽ dễ dàng hơn, hiệu quả hơn và đảm bảo mức độ chính xác sâu hơn trong toàn tổ chức.