National Grid mang lại tính nhất quán và hiệu quả cao hơn trong việc quản lý vấn đề pháp lý với Office 365 và Repstor

Xuất bản vào ngày 30 tháng 4 năm 2020

Bản tóm tắt

National Grid plc là một công ty điện và khí đốt đa quốc gia của Anh có trụ sở tại London. Đây là một trong những công ty tiện ích lớn nhất thế giới thuộc sở hữu của nhà đầu tư và đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối hàng triệu người với năng lượng họ sử dụng – an toàn, đáng tin cậy và hiệu quả.

National Grid có một bộ phận pháp lý nội bộ lớn ở Anh. Việc tổ chức lại doanh nghiệp đã thúc đẩy bộ phận pháp lý mang lại sự cải thiện và phối hợp trong cách quản lý các vấn đề pháp lý.

Sau khi xem xét kỹ lưỡng thị trường, National Grid đã chọn ES/Unity, Powered by Repstor, một giải pháp quản lý vòng đời vấn đề dựa trên Office 365 nhằm mang lại sự nhất quán trong cách nhân viên lưu trữ và truy cập các tài liệu cũng như email liên quan đến vấn đề.

Thử thách

National Grid có một bộ phận pháp lý nội bộ lớn ở Anh. Nhóm này bao gồm sáu nhóm cung cấp dịch vụ cho hơn 17 đơn vị kinh doanh và 24 lĩnh vực kinh doanh. Việc tổ chức lại hoạt động kinh doanh và nỗ lực cung cấp nhiều hơn với nguồn lực ít hơn trên toàn bộ Lưới điện Quốc gia đã thúc đẩy bộ phận pháp lý mang lại sự cải thiện và phối hợp trong cách quản lý các vấn đề pháp lý.

Các nhóm lãnh đạo Lưới điện Quốc gia bị phân tán về mặt địa lý và nhiều cá nhân làm việc tại nhà ít nhất một ngày một tuần. Nhưng chừng nào các tài liệu pháp lý và dấu vết email còn trải rộng trên Microsoft SharePoint, ổ đĩa chung và các thư mục cá nhân riêng lẻ trong kho lưu trữ email thì việc cộng tác hiệu quả là không thể thực hiện được.

Thay vì đầu tư vào hệ thống quản lý văn bản pháp luật chuyên dụng, National Grid muốn tận dụng tối đa phần mềm tiêu chuẩn mà người dùng đã có. Sau khi tiến hành phân tích chi tiết, họ quyết định không sử dụng hệ thống chuyên dụng và chọn tiêu chuẩn hóa việc quản lý tài liệu trong SharePoint.

Chiến lược

Sau khi xem xét kỹ lưỡng thị trường, National Grid đã chọn ES/Unity, Powered by Repstor, một giải pháp quản lý vòng đời vấn đề dựa trên Office 365 khai thác các môi trường Microsoft Office/Outlook và SharePoint hiện có của công ty. Nó mang lại sự nhất quán trong cách các cá nhân lưu trữ và truy cập các tài liệu và email liên quan đến vấn đề mà không yêu cầu người dùng thay đổi cách họ làm việc một cách tự nhiên.

Được thiết kế để bổ sung cho Office 365, phần mềm cho phép nhân viên dễ dàng thiết kế và tạo không gian làm việc quan trọng trong SharePoint, đồng thời hiển thị chúng thông qua tích hợp gốc với Microsoft Outlook. Điều này cho phép luật sư giải quyết các vấn đề của họ bằng cách sử dụng trải nghiệm người dùng Outlook quen thuộc để gửi email, quản lý và cộng tác tài liệu cũng như quản lý vòng đời vấn đề.

Trước đây, có rất nhiều cách thực hiện truyền thống khác nhau cũng như một số hệ thống và phương pháp quản lý tài liệu khác nhau đang được sử dụng và chúng tôi muốn chuyển sang một phương pháp tiêu chuẩn hóa – để cải thiện năng suất, sự đơn giản và hiệu quả.

Mo Ajaz (Trưởng phòng Điều hành Pháp lý Xuất sắc, National Grid plc)

Kết quả

Một cuộc khảo sát người dùng tiếp theo, sau khi đi vào hoạt động, 87% thành viên nhóm pháp lý cho biết trải nghiệm của họ về Repstor và cách làm việc mới là 'tuyệt vời'. 13% còn lại cũng hài lòng và mô tả cơ cấu mới là "tốt".

Đọc nghiên cứu trường hợp đầy đủ