Giải pháp chụp ảnh thông minh mở rộng chức năng SharePoint, mang lại giá trị kinh doanh cho công ty hậu cần

Bản tóm tắt

Là một công ty hậu cần nỗ lực cải thiện nhu cầu vận chuyển và quản lý chuỗi cung ứng của khách hàng, MIQ gặp phải tình huống xử lý tài liệu phức tạp mà họ cần quản lý tốt hơn. Hoạt động trong và giữa 80 quốc gia, hàng trăm hóa đơn vận chuyển hàng hóa đã được nhận hàng ngày. Họ đang tìm cách tự động hóa việc nhập dữ liệu hóa đơn cước vận chuyển và triển khai lưu trữ tài liệu để hợp lý hóa quy trình thanh toán của họ. Ngoài ra, MIQ đang tìm kiếm một giải pháp mà hầu hết họ có thể tự thực hiện và quản lý nội bộ.

Thử thách

Có rất ít điểm tương đồng về nội dung trong các hóa đơn nhận được từ nhiều nhà cung cấp dịch vụ khác nhau—với khoảng 90% trong số đó khác nhau. Điều này dẫn đến việc phải tốn rất nhiều công sức thủ công để khớp hóa đơn với lô hàng và nhập dữ liệu hóa đơn. Những tác vụ thủ công này không hiệu quả và dễ bị lỗi. Quá trình này bao gồm in các hóa đơn được gửi qua email, viết thông tin chính trên mỗi hóa đơn, định tuyến chúng qua các bộ phận khác nhau, sau đó phân loại và đặt chúng vào tủ hồ sơ. Việc này không chỉ tốn thời gian của nhân viên mà sau này còn khiến việc tìm kiếm giấy tờ gốc trở nên rất khó khăn. Ngoài ra, những nhiệm vụ này còn làm tăng thời gian xử lý các khoản phải thu, tạo ra tác động tiêu cực đến dòng tiền.

Quá trình tham gia tư vấn ban đầu kéo dài một tuần đã xác định không chỉ cách thức hoạt động của các quy trình hiện tại tại MIQ mà còn xác định mức độ hiệu quả mà họ mong đợi. Zia, một đối tác của Ephesoft, xác định rằng MIQ cần một hệ thống rất đơn giản để người dùng cuối vận hành. MIQ cần khả năng quét hóa đơn, áp dụng thẻ siêu dữ liệu sẽ được chuyển sang SharePoint và thông báo cho các bộ phận thích hợp rằng tài liệu đã sẵn sàng để xem xét.

Chiến lược

Ephesoft Smart Capture được hãng dược phẩm xác định là giải pháp lý tưởng nhờ khả năng tự động phân loại, phân tách, sắp xếp và trích xuất dữ liệu từ các tài liệu giấy, fax, điện tử. Các nhân viên của MIQ đã tới Boulder, Colorado để tham gia khóa đào tạo kéo dài một tuần về các giải pháp nhằm đảm bảo triển khai thành công và hướng dẫn lãnh đạo cách sử dụng. MIQ, Ephesoft và Zia đã hợp tác để tạo ra phương pháp lý tưởng nhằm đáp ứng nhu cầu ECM của họ với khả năng mở rộng SharePoint của Ephesoft.

Ephesoft đã làm việc với đối tác Zia để phát triển phương pháp quản lý tài liệu giúp loại bỏ việc xử lý tệp thủ công. Việc triển khai gồm hai phần đã được quyết định cho hai phân khúc khác nhau của doanh nghiệp. Trong khoảng thời gian ba tháng, giai đoạn đầu tiên của dự án liên quan đến việc tạo ra một hệ thống có các tính năng mạnh mẽ mà vẫn dễ sử dụng, bao gồm cả khả năng chụp của Ephesoft. Giai đoạn thứ hai được thực hiện trong khoảng thời gian ba tháng nữa. MIQ hiện đã có loại giải pháp xử lý tài liệu mà họ đang tìm kiếm, sử dụng các giải pháp chụp ảnh của Ephesoft để hợp lý hóa quy trình kinh doanh.

Kết quả

Sau khi triển khai Ephesoft Smart Capture vào hệ thống quản lý tài liệu của họ, MIQ đã đạt được kết quả rõ rệt. Giấy tờ được quét, email được tải trực tiếp lên Ephesoft và các ghi chú được ghi lại ở đó để dễ dàng truy cập vào các bộ phận liên quan. Kể từ khi triển khai tự động hóa, lỗi nhập dữ liệu đã giảm và những gì đã được xử lý và nhận giờ đây đều minh bạch. Siêu dữ liệu được gắn thẻ trong Ephesoft và gửi đến SharePoint thông qua khả năng tích hợp mạnh mẽ, giúp việc tìm kiếm trở nên đơn giản và giảm thời gian truy xuất tài liệu. Bởi vì hệ thống hiện di chuyển nhanh hơn nên các nhà cung cấp dịch vụ được thanh toán sớm hơn dẫn đến dòng tiền được cải thiện.

Amy Franklin cho biết: “Chúng tôi có thể giảm nguy cơ mất tài liệu, lượng thời gian dành cho việc truy xuất và lưu trữ tài liệu, số lỗi nhập dữ liệu và khoảng thời gian chúng tôi phải thanh toán cho nhà cung cấp dịch vụ của mình”. Chuyên viên phân tích kinh doanh cấp cao tại MIQ Logistics. Giải pháp này đã mang lại hiệu quả rất tốt cho MIQ, họ hiện đang lên kế hoạch cho giai đoạn thứ ba để cải thiện hơn nữa các quy trình của mình.

Đọc nghiên cứu trường hợp đầy đủ